Archivage externe de dossiers papier

La prestation couvre la prise en charge, le conditionnement, le transport, la conservation et la restitution d’archives publiques papier. Elle concerne notamment des dossiers de carrière, de concours, de contentieux, de marchés et des dossiers administratifs. Les archives restent consultables pour les besoins administratifs et sont soumises au contrôle de l’administration des archives, selon la réglementation applicable, dont la norme NF Z40-350.

Versements, conditionnement et stockage

Le mode de conservation est choisi selon la fréquence des communications : archivage courant en conteneurs de 30 litres, ou intermédiaire en conteneurs de 50 litres. Le titulaire fournit des conteneurs en carton recyclé et recyclable en tenant compte de l’accroissement ultérieur des dossiers. Ils sont remplis à 80–90 % de leur capacité; les éléments d’un même dossier ne sont pas séparés. Les contenants ne portent pas le nom de l’établissement, du service ou le type de dossiers; seul le code client peut y figurer. L’identification codée des conteneurs et dossiers indique au minimum la date et le numéro du versement, l’établissement et le service versant, ainsi que la liste des dossiers par conteneur.

Les données de versement sont transmises par fichier Excel™, avec un numéro unique et des informations associées telles que la typologie, le nom, le prénom ou le service. L’outil documentaire permet aussi au service versant de saisir les champs prédéfinis et d’éditer les codes-barres, à raison d’un code par dossier. Le système reprend au plus 10 items déterminés par dossier. Lors de l’enlèvement, les codes sont scannés et associés aux conteneurs; le versement doit apparaître en temps réel dans l’outil. Pour les enlèvements commandés, le titulaire contacte l’archiviste sous 15 jours calendaires afin de convenir d’une date.

• Pour un stock, le titulaire conditionne les dossiers sur place; pour un flux courant, le conditionnement est effectué par le titulaire ou le service versant, au choix du CNG.
• Le pointage des dossiers présents, manquants et excédentaires est effectué sur le site de conservation; le fichier de pointage est transmis sous 8 jours ouvrés. Les dossiers excédentaires sont saisis et intégrés à la base; les dossiers manquants y sont signalés.
• Le bordereau de prise en charge indique les quantités en conteneurs de 30 et 50 litres. La signature du bordereau de chantier transfère la responsabilité au titulaire.

Le titulaire assure la manutention, le chargement, le déchargement et le transport avec les moyens adaptés aux lieux et aux volumes. Il dispose de sa propre flotte de véhicules, diversifiée pour adapter les moyens et réduire la consommation de carburant et les rejets de CO₂. Les enlèvements et livraisons ont lieu les jours ouvrés, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h. Les palettes ne dépassent pas 1 m de large, 1,20 m de long, 1,90 m de haut ni 1 100 kg. À réception, le titulaire vérifie l’intégrité et le nombre des conteneurs et signale sans délai les anomalies. Les détériorations dues au transport ou à la conservation sont réparées ou remplacées à ses frais. Les archives ne peuvent être déplacées vers un autre site sans l’accord explicite du CNG et du Service interministériel des Archives de France. Lorsque le remplissage d’un contenant atteint 95 %, l’archiviste est alerté sans délai; un desserrage peut être demandé. Les dossiers peuvent être demandés à partir du 8e jour ouvré suivant l’enlèvement.

Restitutions, insertions et éliminations

Les demandes de communication administrative transitent par l’outil. Elles comprennent l’identification du demandeur et l’adresse de livraison, les références des dossiers, le caractère normal ou urgent et les dates de demande et de livraison souhaitée. Chaque livraison donne lieu à un bon signé; chaque retour, à un bon de reprise en charge en double exemplaire. L’outil permet de repérer les dossiers communiqués qui n’ont pas encore été repris.

• Demande normale avant midi : livraison au plus tard le jour ouvré suivant avant 17 h; demande après midi : au plus tard le deuxième jour ouvré suivant avant midi.
• Demande urgente : livraison sous 4 heures; les demandes urgentes sont effectuées au minimum entre 8 h et 17 h.
• Transfert au service d’archives des ministères sociaux : livraison sous 2 semaines calendaires au maximum; pour les dossiers versés aux Archives nationales, la sortie est définitive mais la trace et la date du versement restent dans l’outil.
• Le transfert à fin de numérisation est une option : il s’effectue par lots en allers-retours, selon les modalités définies au bon de commande, avec bons de livraison et de reprise signés en trois exemplaires par le titulaire de la numérisation.

En cas de fin ou de résiliation, la restitution définitive comprend le pilotage et le reporting, la mise à disposition à quai, les conteneurs, palettes et films ainsi qu’une liste de colisage indiquant les numéros de conteneurs par palette. Les opérations sont engagées dans les délais fixés par courrier, qui ne peuvent excéder deux mois à compter de sa réception. En cas de transférabilité, les données sont transmises au nouveau titulaire dans un format lisible et compatible; en cas de réversibilité, le fichier d’inventaire et la liste des unités sorties et non réintégrées sont transmis au CNG au format Excel™ compatible. À la demande du CNG, toutes les copies sont détruites au plus tard trois mois après la fin du transfert de l’ensemble des dossiers.

Les insertions dans des dossiers préexistants suivent des modalités analogues aux versements, avec une fiche munie d’un code-barres. Le pointage est transmis sous 8 jours ouvrés; les documents sont insérés dans les dossiers correspondants au plus tard lors de leur restitution ou de leur destruction. Toute destruction sécurisée requiert une demande de l’archiviste accompagnée du procès-verbal d’autorisation d’élimination d’archives publiques; le titulaire fournit ensuite un certificat attestant l’opération et la liste détaillée des dossiers détruits.

Outil, continuité et contrôles

L’outil de gestion est une interface web accessible 24 h/24, avec comptes individuels, droits associés et connexions sécurisées (HTTPS ou équivalent). Il permet la recherche sur les critères prédéfinis, l’édition de codes-barres, le suivi des mouvements et demandes de restitution, l’édition et l’extraction de listes, le suivi des retours, des fichiers de pointage et des éliminations, ainsi que des indicateurs et reportings, dont un état récapitulatif mensuel. Le titulaire assure les maintenances coercitive, corrective et évolutive, alerte sans délai en cas d’indisponibilité, forme les agents concernés et remet la documentation de formation; une démonstration en temps réel est prévue. Il fournit un plan d’assurance qualité et un plan de continuité en cas de crise, et tient un registre des traitements de données personnelles qu’il communique sur demande.

Le titulaire met en place son propre contrôle qualité et en rend compte au CNG et à la Mission des archives de France. Il produit notamment des tableaux de bord de suivi, tels que des statistiques mensuelles et le métrage linéaire occupé, et rédige les comptes rendus de réunion dans les 5 jours ouvrés. Des contrôles sur pièces et sur place peuvent porter sur les étapes de collecte, gestion, sélection, élimination, traitement, classement, conservation et communication des archives.