Prestations d’AMOA, intégration GED-SAE, numérisation et gestion externalisée d’archives

Le lot accompagne les bénéficiaires dans la définition, la conception, la mise en œuvre et l’évolution de leurs dispositifs documentaires, de la production et de la capture jusqu’à l’archivage définitif, au versement aux Archives ou à l’élimination réglementaire. Les missions peuvent porter sur la création, la refonte, la migration, l’urbanisation, la mutualisation ou l’interconnexion de GED, SAE, parapheurs électroniques, workflows et plateformes de dématérialisation.

Études, gouvernance et conception

Les études amont couvrent les audits documentaires, organisationnels et techniques, l’analyse des fonds, volumes, typologies, formats et supports, la qualité des métadonnées, les flux, applications et référentiels, les risques et les besoins métiers. Elles peuvent aboutir à des études d’opportunité, de faisabilité et d’impact, des feuilles de route ou des schémas directeurs.

Les forfaits BPU sont prévus pour un sujet, deux sujets simultanés ou trois sujets simultanés parmi GED, SAE et archivage, dans les catégories audit/état des lieux, préconisations/définition détaillée des besoins et accompagnement. Le mémoire du candidat doit détailler les prestations associées, jours-homme, nombre maximal de réunions et livrables.

L’accompagnement de la gouvernance porte notamment sur les politiques documentaires et d’archivage, rôles et instances, métadonnées, référentiels, plans de classement, règles de nommage, thésaurus, durées d’utilité administrative, tableaux de gestion, règles d’élimination et de versement, profils d’archivage et cycle de vie.

Assistance projet et mise en service

Le titulaire peut assister à la définition des architectures fonctionnelles, applicatives et techniques, des interfaces, connecteurs, API, workflows, métadonnées, droits d’accès et dispositifs de signature, cachet et horodatage. Il apporte une assistance au choix de solution : cahier des charges, exigences fonctionnelles et techniques, spécifications détaillées et analyse des offres. Il peut aussi accompagner les projets de numérisation et de tiers archivage. Le titulaire du lot 1 ne peut pas être titulaire des autres lots, afin de garantir l’indépendance de la mission.

La mission peut inclure le pilotage et l’animation des instances, ateliers et groupes de travail, la coordination des acteurs, le suivi des risques, coûts, plannings et indicateurs, ainsi que le contrôle des livrables. Pour la recette et la mise en production : stratégie et plan de recette, cahiers et scénarios de tests fonctionnels, techniques, de charge, de sécurité et d’accessibilité, suivi des anomalies, décision de mise en production et accompagnement de la bascule.

L’accompagnement au changement comprend l’analyse des impacts, les plans d’accompagnement, la communication projet, la sensibilisation et la formation des utilisateurs et administrateurs, les guides et modes opératoires et l’évaluation de l’appropriation. Des revues de maturité, audits post-déploiement, indicateurs et actions d’amélioration continue peuvent aussi être réalisés.

Conformité et garanties attendues

L’expertise couvre les exigences documentaires et archivistiques, la sécurité, la confidentialité, l’interopérabilité et la conservation numérique, notamment Code du patrimoine, RGPD, RGI, RGS, eIDAS, normes NF Z42-013 et NF Z42-026 et référentiels ISO cités au CCTP. Les solutions et usages d’IA documentaire évoqués (classification, extraction de métadonnées, recherche sémantique, assistants) doivent respecter les exigences de sécurité, confidentialité, transparence et conformité.