Externalisation du quittancement et des relances assurances

Le titulaire prend en charge la mise en page, la génération, l’impression, la mise sous pli, l’envoi postal et électronique, l’archivage, le suivi et le reporting des avis d’échéance, avis de régularisation de charges et relances assurances de Partenord Le Groupe et Partenium. Les avis d’échéance et relances assurances sont traités mensuellement ; les avis de régularisation sont envoyés annuellement, en plusieurs vagues.

Mise en place et traitement des fichiers

Les prestations préparatoires 1A et 1B comprennent le paramétrage de la solution, l’intégration automatisée des fichiers, les développements nécessaires, les tests à taille réelle et la mise en place des chaînes dédiées aux avis, régularisations et relances assurances. Les fichiers sont transmis par FTP au minimum, avec préférence pour le SFTP. Le titulaire accuse réception de chaque fichier en indiquant notamment le nombre d’enregistrements, d’avis à générer, d’envois papier et de mises à disposition électroniques.

Les fichiers sont convertis en PDF, un document par fichier d’avis ou de relance, en distinguant :

• avis d’échéance sans TIP : une page recto ;
• avis d’échéance avec TIP : une page recto-verso, sans microperforation du TIP ;
• avis de régularisation : une page recto-verso ;
• relances assurances : une page recto.

Le titulaire exploite les données de routage pour distinguer les envois papier et électroniques, les avis avec ou sans TIP et les documents à regrouper. Il réalise les contrôles de cohérence, dont le nombre d’enregistrements et le montant total quittancé, et fournit les accusés de réception, les PDF et les documents conformes aux interfaces.

BAT, validation et archivage

Le BAT est remis avant 10 h le lendemain de la réception des fichiers et comprend 50 avis d’échéance, dont 25 avec TIP et 25 sans TIP, 50 avis de régularisation lorsqu’ils sont concernés, 5 relances pour chaque fichier de relance et 5 corps de mails pour les locataires dématérialisés. Le BAT est soumis à validation de Partenord, avec régénération des documents en cas de remarques.

Chaque fichier donne lieu à un dossier d’archivage contenant au maximum 5 000 PDF. Le dépôt est réalisé sur une plateforme sécurisée du titulaire, accessible à Partenord en SFTP, avec un fichier PDF par document et un fichier d’index XML permettant la correspondance avec les noms de fichiers. La taille idéale d’un document est de 150 ko ; elle ne doit jamais dépasser 350 ko. Le titulaire vérifie que le nombre de PDF correspond exactement au nombre de documents transmis et corrige les anomalies avant dépôt. Les dossiers sont disponibles pendant 2 mois et doivent être déposés avant 17 h le lendemain de la validation du BAT.

Impression, fournitures et mise sous pli

Le titulaire approvisionne les fonds de page, papiers, enveloppes d’envoi, enveloppes TIP et, si nécessaire, les supports annexes. Il tient un registre des entrées et sorties de papier et d’enveloppes et remet un état mensuel des stocks. Les avis et relances sont imprimés au laser sur papier A4 de 80 g, avec un indice de blancheur minimal de 160 CIE, en noir et blanc ou en couleurs. Les annexes peuvent être imprimées en A3, A4 ou A5, également en 80 g.

Les documents respectent la charte graphique. Les enveloppes d’envoi à fenêtre sont proposées aux formats A6, C5 ou C4, avec dimensions et caractéristiques conformes aux modèles contractuels. Les enveloppes TIP mesurent 90 × 182 mm et comportent une fenêtre adaptée. Les avis sont pliés en trois parties pour les enveloppes A6 et en deux parties pour les enveloppes C5, sans pli dans la zone TIP. Le titulaire doit pouvoir insérer au minimum 6 documents dans un même pli.

Les avis de régularisation, avis d’échéance, notice d’information, annexes et enveloppe TIP retour sont regroupés par compte client lorsque demandé. Une annexe peut être jointe sans être imprimée par le titulaire ; exceptionnellement, une annexe seule peut être envoyée aux locataires dématérialisés. L’affranchissement est pris en charge par Partenord ; le titulaire remet les plis au prestataire courrier selon le contrat d’affranchissement et récupère le récépissé de dépôt.

Envois électroniques et reporting

Le titulaire envoie aux locataires dématérialisés un mail personnalisé comportant un objet défini par Partenord et un lien vers l’extranet client, sans pièce jointe. Les échecs d’envoi donnent lieu à une réédition papier et à un envoi postal. Les mails des avis d’échéance et relances sont envoyés avant minuit le lendemain de la validation du BAT.

Le reporting est remis le premier jour ouvré du mois suivant. Il comprend les volumes et dates d’envoi, les envois papier, les mails réussis ou en échec, les motifs d’échec, les cas d’adresses erronées, sans adresse ou étrangères, ainsi qu’un suivi détaillé par avis ou relance. Une plateforme de suivi en temps réel indique notamment les mails envoyés, reçus, lus et ouverts ; sa maintenance incombe au titulaire.

Système d’information, tests et continuité

Le titulaire fournit une plateforme Web Service de suivi et de validation des étapes du quittancement, développée et maintenue à ses frais avec la DSI de Partenord. Il met également en place un environnement de test distinct de la production, sans impression ni envoi aux locataires, avec génération de PDF et fichiers au format .dwcontrol ou format ultérieur demandé. Les délais de test sont ceux de la production.

Un site de secours est exigé pour assurer toutes les prestations sans défaillance. Les échanges avec Partenord s’effectuent sur serveur sécurisé avec connexion SFTP. Une hotline fonctionnelle est disponible du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h 30 et de 14 h à 17 h ; le jour du quittancement, un interlocuteur unique répond dans l’heure aux demandes écrites, contre 72 heures hors jour de quittancement.

Pilotage

Le titulaire assure la coordination organisationnelle, technique et administrative, le suivi du calendrier, le contrôle qualité, la validation des choix techniques et l’animation des équipes. Un comité de pilotage se réunit une fois par an dans les locaux de Partenord après la phase de test. Le titulaire fournit les plannings, alertes de risques, comptes rendus sous 72 heures et réponses aux questions écrites sous 72 heures.