Externalisation de la gestion de la paie

Le titulaire prend en charge le traitement mensuel de la paie, les déclarations sociales et fiscales et l’assistance réglementaire associée. Le périmètre indicatif porte sur 109 agents permanents et 30 agents contractuels, pour une moyenne de 140 bulletins par mois. Les effectifs et volumes peuvent évoluer.

Traitements et livrables

• Collecte, contrôle et traitement des éléments variables ; calcul des rémunérations, indemnités, primes, cotisations et prélèvements obligatoires ; établissement des bulletins, journaux de paie et états récapitulatifs.
• Production, contrôle et transmission des DSN mensuelles et événementielles, suivi des anomalies, corrections et régularisations. Les écarts entre DSN générée et cotisations à régler doivent être corrigés au plus tard le 15 du mois suivant.
• Préparation des mandats de paie mensuels pour le comptable public. La paie doit être traitée, contrôlée et transmise à la Paierie au plus tard le 10 de chaque mois.
• Production des attestations et autres documents relatifs aux salariés en cours de contrat, ainsi que des certificats de travail, attestations, soldes de tout compte et documents réglementaires de fin de contrat.

Prise en charge, outils et équipe

La phase initiale comprend l’analyse de l’organisation et des procédures, la prise de connaissance du calendrier de paie, la vérification des paramétrages et des données individuelles ainsi que l’analyse des dernières DSN. Un rapport de prise en charge est remis dans le délai prévu au contrat, sans suspendre la production de la paie.

L’utilisation de Berger-Levrault est obligatoire et exclusive pour les opérations de paie. Toute modification structurelle ou fonctionnelle du logiciel nécessite l’accord préalable de l’IMFPA. Le titulaire doit être opérationnel dès le démarrage ; s’il ne maîtrise pas le logiciel, la formation est prise en charge par l’établissement et ne justifie aucun retard. La prestation peut être assurée dans les locaux du titulaire ou hors de ceux-ci.

Une équipe qualifiée en paie et réglementation sociale, expérimentée auprès d’établissements publics ou assimilés, est requise. Le titulaire désigne un référent principal et un suppléant, veille à la stabilité de l’équipe et organise la continuité des échanges. Le référent est joignable aux horaires de l’IMFPA : lundi, mardi et jeudi de 7 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30 ; mercredi et vendredi de 7 h 30 à 13 h 30. Une disponibilité renforcée est attendue pendant les traitements et jusqu’à la transmission à la Paierie.

Qualité, sécurité et continuité

Le titulaire est responsable de la conformité réglementaire, de la fiabilité des bulletins, du respect des échéances et de la traçabilité. Toute erreur qui lui est imputable est corrigée sans coût supplémentaire ; il supporte les conséquences financières des pénalités, majorations ou redressements dont il est responsable. Des contrôles internes doivent garantir la qualité et la fiabilité des traitements.

Les données doivent être confidentielles, accessibles aux seules personnes habilitées, protégées par des échanges sécurisés et hébergées dans l’Union européenne ou conformément à la réglementation applicable. Le titulaire assure la traçabilité des accès et opérations, les sauvegardes et la restauration, et dispose de plans de continuité et de reprise. Toute violation de données est signalée dans les 24 heures suivant sa détection. L’IMFPA peut demander les justificatifs, rapports de contrôle, journaux d’exécution et éléments de conformité ; des réunions de suivi peuvent être organisées.

Le titulaire assure une veille sociale, fiscale, statutaire, réglementaire, conventionnelle et jurisprudentielle, informe sans délai l’établissement des évolutions pertinentes et recommande les adaptations nécessaires. Cette mission est incluse, sans facturation complémentaire.

Données et fin de prestation

À l’issue du marché, la réversibilité comprend la restitution des données et historiques de paie, états, journaux, documents réglementaires et paramétrages, ainsi que l’assistance au transfert, sans facturation supplémentaire. Pour les données concernées par la clause de réutilisation, le titulaire fournit les outils d’extraction ou les données et bases produites dans des standards ouverts ; les données personnelles et celles couvertes par des droits de propriété intellectuelle de tiers sont exclues.