Externalisation et conservation des archives

Gestion des flux et des consultations

• Réception, conditionnement, étiquetage et stockage des unités d'archivage (conteneurs UE/US).
• Traitement des demandes de communication : préparation, sortie, livraison et réintégration des dossiers/conteneurs selon demandes régulières (consultations/sorties hebdomadaires prévues).
• Processus de commandes et traçabilité : prise en charge des demandes via portail/bon de commande, émission de bordereaux de sortie/retour, suivi informatisé et génération d'exports (Excel).

Opérations de fin de vie et transferts

• Destruction sécurisée des dossiers/conteneurs selon niveau de sécurité choisi, avec émission d'un certificat de destruction ; délai maximal de destruction : 1 mois après demande.
• Restitution définitive des dossiers/conteneurs et organisation des transferts vers un autre prestataire ou restitution en fin de contrat.
• Prise en charge initiale des archives externalisées existantes lors d'un changement d'opérateur, intégration sans inventaire si nécessaire (chargement de palettes/conteneurs et transferts inter-sites).

Conditions de stockage, sécurité et matériel

• Stockage dans des sites agréés et conformes aux exigences de conservation (conformité NFZ40-350 ou équivalent) ; remplacement des conteneurs dégradés et notification des incidents.
• Fourniture de conteneurs identifiés et numérotés (classe/archive, numéro de conteneur) ; préférence pour solutions écoresponsables / labels écologiques.

Système d'information et formation

• Mise à disposition et maintenance d'un outil informatique de gestion des archives (inventaire, localisation, codification, traçabilité).
• Formation initiale d'une demi-journée pour le personnel de l'entité utilisatrice et assistance continue en cas de difficulté.

Contraintes opérationnelles et qualité de service

• Horaires d'exécution en jours ouvrés (créneaux à préciser contractuellement) ; interventions avec information des responsables de suivi avant arrivée et au départ.
• Continuité des interventions : interruptions minimisées (aucune interruption supérieure à un jour ouvré annoncée).
• Tarification par unités (forfaits d'entrée/versement, redevance annuelle par unité m3/conteneur) et intégration des coûts de transport, emballage et main-d'œuvre dans les prix unitaires.