Externalisation et gestion des archives

Le lot couvre la prise en charge, la conservation et la gestion des archives courantes et intermédiaires des services de Corse-du-Sud. Les opérations comprennent l’enlèvement et le transport vers un lieu de stockage délocalisé, le conditionnement, l’inventaire, la communication à la demande, l’intégration de nouveaux documents et, lorsque leur élimination est autorisée, leur destruction certifiée.

Le titulaire établit un tableau de gestion fonctionnel recensant les catégories de documents et leurs durées d’utilité administrative (DUA), calculées à partir de la clôture des dossiers, ainsi que leur sort final. Il crée et saisit informatiquement l’inventaire, fournit des contenants adaptés et des codes-barres, et conditionne les archives en unités codifiées et numérotées. Les prises en charge sont validées par bordereau de versement; un récapitulatif des transferts par catégorie est établi tous les trois mois. Les inventaires sont modifiés lors des nouvelles intégrations, avec transmission des mises à jour à l’EPCI.

Conservation et accès. Le stockage doit respecter les normes applicables à la conservation des archives et les protéger notamment contre le feu, le vol, l’eau, les parasites, les rongeurs et la poussière. Le prestataire prévoit des plans de lutte contre l’incendie et de continuité en cas de crise, assure l’anonymat des boîtes et la confidentialité des données, et permet le contrôle des conditions de stockage. Le personnel doit être qualifié en description archivistique, tenu au secret professionnel; le titulaire doit disposer pendant la conservation d’un agrément valide pour les archives publiques sur support papier.

Les recherches et communications sont tracées, de même que les entrées et sorties. Pour les documents papier, les délais prévus sont de 48 heures en normal, 24 heures en rapide et dans la journée en urgent. Pour les versions scannées, le CCTP prévoit 24 heures en normal, dans la journée en rapide et une demi-journée en urgent; le BPU indique, pour le scanné, « dans la journée » en normal et « 24 heures » en rapide. Ces deux délais sont donc présentés dans un ordre différent selon les pièces.

Destruction et sortie. Le suivi des échéances de conservation et les propositions d’élimination s’appuient sur le tableau de gestion. Toute destruction requiert le visa préalable du directeur des Archives départementales compétent et doit être certifiée; le CCTP prévoit l’incinération ou la dilacération et exclut le compactage et le recyclage. En cas de fin du marché, la sortie définitive de l’ensemble des archives est possible moyennant les frais prévus au marché, selon les mètres linéaires.

Quantités indicatives du détail estimatif : enlèvement de 50 mètres linéaires, intégration de 50 boîtes, conservation de 911 mètres linéaires, destruction certifiée de 15 mètres linéaires, fournitures de 100 boîtes, une création de tableau de gestion et une création d’inventaire; 20 documents pour une recherche papier normale. Les bons de commande ont une durée maximale d’exécution de 4 mois.