Externalisation des états des lieux du patrimoine

États des lieux sortants

• Constat complet avec photos et identification des dégradations imputables.
• Comparaison automatique entrant/sortant via l'outil dédié.
• PDF disponible sur portail sécurisé sous 24 heures.

Outils, hébergement et sécurité des données

• Utilisation d'un outil informatique dédié aux états des lieux, non modifiable a posteriori, avec terminaux mobiles et système de prise de photos intégré.
• Hébergement des données dans l'Union européenne.
• Traçabilité et journalisation des actions, chiffrement des données en transit et au repos, réversibilité des données.
• Attestation de conformité RGPD requise.

Accès, gestion des clés et sécurité

• Accès fourni via remise de clés contre reçu.
• Responsabilité du titulaire pour la sécurité et la gestion des clés pendant l'exécution.

Organisation, qualité et SLA

• Réunions de coordination trimestrielles avec les interlocuteurs du gestionnaire du patrimoine; comptes‑rendus d'activité et indicateurs (taux de conformité, rendez‑vous, incidents, plan d'action).
• Objectifs de performance (SLA) : taux de rendez‑vous honorés, conformité des états des lieux à la première production, disponibilité des PDFs sous 24 h, délais de corrections (ex. 48 h), gestion des clés sans incident.
• Procédure de contrôle, ajournement/rejet et plan d'action en cas de non‑conformité; pénalités prévues.

Livrables et documents exigés

• Mémoire technique détaillé, grille(s) de propreté, états des lieux originaux et comparatifs, attestations RGPD, certificats d'assurance et autres justificatifs sociaux/fiscaux.
• Tous les livrables et correspondances en langue française.