Exploitation et maintenance CVC

Le titulaire assure la prise en charge globale, l’exploitation, la conduite, la surveillance, l’entretien et la maintenance des installations de chauffage, ventilation et climatisation de cinq sites. Le marché est soumis à une obligation générale de résultats, les prestations minimales devant être complétées si nécessaire pour respecter la réglementation, les règles de l’art et les objectifs de performance, disponibilité et continuité.

Prise en charge et pilotage

La phase de déploiement comprend l’état des lieux visuel et dynamique des installations, les essais de fonctionnement, l’identification des défauts, des accès, de la vétusté et des lacunes documentaires. Elle inclut la préparation des équipes, de la sous-traitance, des moyens de levage et de mesure, de l’astreinte, du plan de prévention, du stock, des méthodes d’autocontrôle et des rondes techniques.

Le titulaire fournit un rapport de prise en charge, un état actualisé des installations, les documents d’exploitation, le plan d’assurance qualité, le plan de continuité d’activité et un outil GMAO/GDI. La GMAO assure la planification, la traçabilité, la gestion des demandes d’intervention et la mise à jour des caractéristiques et gammes de maintenance. Un espace documentaire partagé de type SharePoint ou équivalent, un cahier d’astreinte dématérialisé et les registres réglementaires sont également mis en place.

Exploitation courante et interventions

Les prestations comprennent le pilotage des équipes et sous-traitants, la surveillance des installations, la gestion des demandes, le suivi des incidents, la coordination avec les autres intervenants, le conseil, la veille réglementaire, l’assistance budgétaire et le suivi des garanties des installateurs.

Les rondes techniques sont mensuelles et portent notamment sur l’état général, les fuites, vibrations et bruits, les armoires électriques, les températures et pressions, les équipements thermiques et frigorifiques, les circuits d’eau, les centrales de traitement d’air et les dispositifs de régulation. Les heures ouvrées sont fixées de 7h00 à 19h00 du lundi au vendredi hors jours fériés. Une astreinte 24h/24 et 7j/7 est incluse pour les appels, alarmes, mesures d’urgence, dépannages et remises en service provisoires.

La maintenance préventive et corrective relève de la norme NF X 60.000. Le forfait couvre les niveaux préventifs 1 à 3 et les niveaux correctifs 1 à 2 pour le chauffage, la ventilation et la climatisation. Les interventions comprennent le dépannage, les mesures conservatoires, les réparations, la remise en état, la gestion des pièces et la levée des anomalies relevant de la maintenance.

Les délais contractuels sont notamment de 30 minutes sur site ou 2 heures en astreinte pour une criticité C1, avec remise en service sous 4 heures et remise en état sous 2 jours ouvrés. Pour une criticité C2, le délai d’intervention est de 4 heures ouvrées sur site ou inférieur à 2 jours ouvrés en astreinte, avec remise en service sous 2 jours ouvrés et remise en état sous 10 jours ouvrés.

Installations et opérations spécialisées

Le périmètre couvre notamment les chaudières et chaufferies, groupes d’eau glacée, dry-coolers, réseaux hydrauliques et aérauliques, centrales de traitement d’air, ventilateurs, VMC, extracteurs, désenfumage, unités de climatisation, systèmes split et DRV, ventilo-convecteurs, équipements terminaux, armoires et coffrets électriques, régulation terrain, équipements de traitement d’eau, disconnecteurs et installations d’eau chaude sanitaire de capacité supérieure à 200 litres.

Les prestations incluent notamment :

• entretien réglementaire des chaudières, ramonage annuel, analyses de combustion au moins annuelles, livrets de chaufferie et vérifications ERP ;
• maintenance préventive semestrielle des groupes d’eau glacée, analyse annuelle d’huile DPH, recherches de fuite, contrôles des sécurités et remplacement des filtres et cartouches si nécessaire ;
• contrôle annuel des installations gaz, des split-systems, des équipements terminaux, des disconnecteurs, des ballons d’eau chaude sanitaire et des armoires électriques ;
• analyses physico-chimiques annuelles des réseaux d’eau, comprenant notamment pH, TH, TA, TAC, TCL, cuivre, fer, phosphates, silice et sulfates, ainsi que le contrôle de la protection antigel ;
• mesures annuelles des débits d’air des CTA, extracteurs et VMC, réglages et équilibrages des réseaux aérauliques ;
• remplacement des préfiltres de CTA tous les 6 mois, remplacement des filtres à poches tous les 6 ou 12 mois selon la présence d’un préfiltre, et remplacement des filtres jetables des équipements terminaux tous les 6 mois ;
• entretien annuel des ventilo-convecteurs, cassettes, climatiseurs, batteries, ventilateurs, régulation et évacuation des condensats ;
• recherches périodiques de Legionella sur les réseaux d’eau chaude sanitaire desservant des douches, avec analyses supplémentaires jusqu’au retour à la normale en cas de désordre ;
• pompage, nettoyage, désinfection et traitement des déchets des séparateurs hydrocarbures au minimum une fois par an ;
• prévention du gel, maintien des températures de sécurité, isolation et purge des installations d’eau en terrasse, avec fourniture d’appoint de glycol lorsque prévue au forfait.

Les fréquences des prestations minimales constituent des minima et doivent être adaptées en cas de panne ou de difficulté récurrente. Les prestations spécialisées peuvent être confiées à des constructeurs ou entreprises qualifiées, sans dégager le titulaire de sa responsabilité.

Reporting, contrôles et réversibilité

Le titulaire remet les plannings de présence et de maintenance, les comptes rendus d’incident, les rapports de visite des sous-traitants, les rapports trimestriels et annuels, les registres d’entretien et les mises à jour de l’inventaire. Les contrôles de l’acheteur et les autocontrôles du titulaire donnent lieu à des résultats tracés, analyses critiques et actions correctives.

Les pièces de rechange unitaires d’un montant inférieur ou égal à 50 € HT sont incluses au forfait ; les autres peuvent relever des prestations hors forfait. Le titulaire gère ses stocks, propose le stock acheteur avec justificatifs, assure le suivi des déchets et remet les DOE sous 30 jours après les travaux.

La réversibilité comprend le maintien de la continuité de service, le transfert des plans, documents, procédures, accès et savoir-faire, la formation du prestataire entrant, ainsi qu’un état des lieux de sortie contradictoire. Les dégradations anormales doivent être remises en état.