Exploitation des installations de chauffage et de refroidissement par pompes à chaleur individuelles

Le titulaire prend en charge, en l’état et pendant toute la durée du contrat, des pompes à chaleur Air/Air, Air/Eau, Air/Air double service et Air/Eau double service assurant éventuellement la production d’eau chaude sanitaire. Il garantit la continuité de service, la sécurité des occupants, le maintien des performances énergétiques et le respect des obligations réglementaires applicables aux équipements thermodynamiques.

Entretien préventif P2

L’entretien annuel est réalisé pendant les jours ouvrables. Le planning prévisionnel des visites est transmis au maître d’ouvrage pour validation dans les 3 semaines suivant la réception du bon de commande annuel. Les opérations comprennent notamment :

• Nettoyage et dépoussiérage des échangeurs, filtres, pales de ventilateurs et bacs à condensats ; contrôle des ventilateurs, grilles, dispositifs antivibratiles et de l’environnement des unités extérieures.
• Contrôle visuel des têtes thermostatiques, nourrices, réseaux d’eau, calorifugeages, filtres hydrauliques, circulateurs, ballons et groupes de sécurité.
• Vérification de la pression et de l’étanchéité du circuit frigorifique, des sondes, de la régulation, des télécommandes, des paramètres, des consignes et des défauts.
• Contrôle, resserrage et vérification des bornes, connexions, organes de coupure et organes de commande électriques.

La liste des contrôles n’est pas exhaustive. Une étiquette indiquant le logo du titulaire et la date de visite est apposée sur les appareils et complétée à chaque passage.

Dépannage et interventions correctives P2

Le dépannage couvre les appareils et installations entretenus dans le cadre du P2. Le service fonctionne du lundi au vendredi de 8 h à 18 h ; une astreinte avec permanence téléphonique et intervention sur site prend le relais en dehors de ces horaires.

Les interventions correctives courantes comprennent notamment les réglages et remises en service, le remplacement de filtres, pots à boue, courroies, joints et télécommandes, les recharges partielles de fluide frigorigène en cas de fuite mineure localisée, les purges, serrages, diagnostics, réinitialisations d’automates, ainsi que le remplacement de contacteurs, relais, fusibles, disjoncteurs, capteurs, sondes, cartes électroniques simples, pompes à condensats, ventilateurs, moteurs de volets, vannes motorisées et pressostats. Elles restent limitées aux pannes et dysfonctionnements mineurs et excluent les travaux de gros entretien ou de renouvellement.

Les délais maximum d’intervention sont de 6 heures en cas d’absence totale de chauffage ou de rafraîchissement dans le logement, de 24 heures en cas d’absence ou de manque dans une pièce, et d’une demi-journée d’ouverture des bureaux pour les autres réclamations. Si le dépannage ne peut être réalisé dans le délai, un moyen de chauffage ou de rafraîchissement est fourni aux occupants jusqu’à la remise en service.

Gros entretien et renouvellement P3

Le P3 couvre la réparation ou le remplacement de tout équipement déficient pris en charge, quelle que soit l’origine de la défaillance et même si le matériel n’est plus fabriqué. Sont exclus du périmètre P3 le compresseur, le condenseur, l’évaporateur et les radiateurs à eau. Le remplacement peut être réalisé avec un matériel différent de l’existant, à condition de répondre aux besoins de chauffage ou de rafraîchissement du logement.

Le P3 comprend les interventions urgentes ainsi que les opérations préventives ou curatives non urgentes nécessaires au maintien ou à l’amélioration du fonctionnement. Les réparations et remplacements incluent la main-d’œuvre, le démontage, le remontage, le transport et le matériel de remplacement. Tout matériel renouvelé devient la propriété de Tarn Habitat dès sa mise en service et relève ensuite du P3 et du P2 sans supplément.

Les interventions non urgentes font l’objet d’une concertation avec Tarn Habitat avant tout changement de matériel, hors urgence. Les travaux comprennent la remise en état et le nettoyage des locaux, installations et abords dégradés par l’intervention. Le titulaire produit un bilan chiffré des dépenses et un prévisionnel des travaux à venir ; les travaux de la dernière année sont terminés au 30 novembre. Un bilan récapitulatif est établi un an avant l’échéance et le compte P3 est apuré en fonction des recettes et des dépenses justifiées.

Rendez-vous, obligation de chauffage et remise en état

Pour chaque entretien, le titulaire prend rendez-vous avec le locataire au moins 15 jours à l’avance. En cas d’absence au premier passage, un second passage est organisé au plus tard 15 jours après ; après une nouvelle absence, une ultime démarche de rendez-vous intervient dans les 3 semaines suivantes et la liste exhaustive des logements concernés est transmise à Tarn Habitat.

Le titulaire fournit la chaleur 24 heures sur 24 dans la limite des puissances installées et doit assurer une température intérieure moyenne journalière minimale de +19 °C. Toute dégradation causée par son intervention est remise en état à ses frais. Les prestations respectent les normes et réglementations en vigueur à la date de signature du marché.

Rapports, bilan et données numériques

Après chaque intervention, un rapport est déposé sur la plateforme INTENT. Il comporte notamment l’identification du titulaire et de l’intervenant, la référence du marché et de la réclamation, le lieu, les dates et heures d’appel et d’intervention, le descriptif détaillé, ainsi que les devis ou interventions ultérieures nécessaires. Le dépôt du rapport clôt la demande et permet de contrôler les délais.

Chaque année, au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, un bilan d’activité au format tableur Excel est remis à Tarn Habitat. Il regroupe les entretiens P2, dépannages P2, opérations P3, coûts par logement et taux de pénétration, puis sert à définir les travaux prioritaires et un plan de renouvellement pluriannuel.

Le titulaire nomme un chef de projet et raccorde son système à INTENT dans le mois suivant la signature. Il assure à ses frais la connexion, l’intégration, le maintien en condition opérationnelle et la fiabilité des échanges. Le mode privilégié est l’API REST, avec reprise sur erreur et correction des données non intégrées. Les données d’intervention sont transmises au fil de l’eau, au plus tard 15 minutes après chaque événement ou étape lorsque l’information est disponible ; les demandes reçues via la plateforme doivent être accusées dans les 15 minutes. Les évolutions du patrimoine et des équipements sont mises à jour dans les 12 heures.

Qualité, identification et propreté

Les intervenants portent une carte professionnelle, un badge d’entreprise, une attestation ou un bon d’intervention de Tarn Habitat. Les plannings validés et les rendez-vous convenus sont respectés. Les emplacements sont dégagés, nettoyés et remis en état au fur et à mesure des travaux ; les déchets sont retirés et traités en déchetterie spécialisée.