Exploitation du centre de congrès Les Foréziales et espaces associés

La prestation consiste à exploiter, animer, promouvoir et commercialiser le Centre de Congrès Les Foréziales ainsi que le Parc thermal, aux risques et périls de l'exploitant, dans le respect de la continuité du service public, de l'égalité des usagers et du contrôle de la collectivité.

L'offre de services doit notamment couvrir :

• Location de l'auditorium, des salles de réunion et de travail, des bureaux de commission, des espaces de cuisine et de réception.
• Location de matériels techniques associés aux locaux et vente de prestations réceptives, logistiques, techniques, de communication et de restauration.
• Location des espaces annexes, notamment le Parc thermal, ainsi que location de bureaux à d'autres sociétés après approbation de la collectivité.
• Vente de billetterie pour les spectacles et manifestations, diffusion d'informations sur les activités et perception d'une redevance commerciale auprès de prestataires extérieurs tels que traiteurs, prestataires audiovisuels ou animateurs.

Saison culturelle et animations

L'exploitant conçoit et met en œuvre une programmation pluridisciplinaire et éclectique de septembre à juin, soumise à validation de la commune. L'Auditorium comprend 246 places assises et accueille en moyenne 8 à 10 dates par saison ; le nombre de spectacles différents ne peut être inférieur à 7 par saison, sauf accord de la Ville. Des spectacles hors les murs peuvent être organisés avec les accords nécessaires.

La mission comprend également un programme d'animations estivales, la promotion de la buvette et du mini-golf, ainsi que des événements liés à la programmation ou aux célébrations nationales pour fidéliser et conquérir les publics, notamment ceux qui sont éloignés de la culture. Un plan de communication adapté doit être déployé.

Équipements et accueil des manifestations

Les Foréziales comprennent notamment :

• Un hall de 270 m².
• Deux salles de réception de 290 m² et 275 m².
• Des cuisines de 90 m².
• Deux salles de réunion de 100 m² et 35 m².
• Un auditorium de 246 places avec une scène de 78 m².
• Un espace administratif, des rangements, sanitaires, locaux techniques, une terrasse et un parvis.

Le Parc thermal comprend une buvette de 50 m² avec son espace associé et un mini-golf de 18 trous. Des espaces extérieurs communaux peuvent également être mis à disposition selon les besoins et leur disponibilité.

Obligations de service public

L'exploitant doit assurer l'accueil des congrès, colloques, séminaires, mariages, spectacles, manifestations associatives et manifestations officielles. Il applique une tarification favorisant l'accès au plus grand nombre, comprenant au minimum des tarifs réduits pour les publics scolaires, étudiants et chômeurs, ainsi qu'une politique d'abonnement.

Il assure gratuitement, dans les limites contractuelles, le prêt de salles et d'équipements à la commune : jusqu'à 6 jours par an pour l'auditorium, 8 jours pour les espaces de réception et 6 jours pour les salles de réunion. Les frais de nettoyage, de personnel technique et de location de matériel sont facturés à la collectivité. Les associations montrondaises bénéficient également de conditions de prêt prévues au contrat, dont 3 gratuités annuelles pour la MJC.

Le prêt de matériel à la commune est également possible à titre gratuit, sous réserve de la disponibilité des équipements. Toute modification de l'offre de services ou subdélégation partielle requiert l'accord prévu au contrat ; la subdélégation totale est interdite et l'exploitant reste responsable de l'exécution du service.

Maintenance, sécurité et fonctionnement technique

L'exploitant entretient et maintient les bâtiments, équipements et matériels mis à disposition en bon état de fonctionnement. Il prend notamment en charge les moyens de secours, le système de sécurité incendie, le désenfumage, l'éclairage de sécurité, l'équipement scénographique, le nettoyage et la télésurveillance, ainsi que l'eau, l'électricité, la climatisation, la ventilation, le chauffage, les copieurs, les abonnements téléphoniques et la maintenance informatique.

Il souscrit les contrats nécessaires auprès de prestataires spécialisés, fait réaliser les contrôles réglementaires et veille au respect des règles applicables aux établissements recevant du public. Il doit maintenir la continuité du service et signaler les désordres ne relevant pas de ses obligations. Le centre est équipé d'un système incendie et d'une alarme anti-intrusion avec transmission téléphonique vers des personnes formées par l'exploitant.

La collectivité conserve notamment la charge du clos couvert, des grosses réparations immobilières, des espaces verts, des extérieurs et abords, du gros œuvre et des peintures. Les contrôles périodiques des installations de sécurité et les visites préventives des établissements sont réalisés par la collectivité.

Personnel, reprise et reporting

Le personnel susceptible d'être repris comprend un directeur d'exploitation, un commercial et une chargée de communication. L'exploitant transmet les informations relatives aux statuts, contrats, qualifications, temps de travail, rémunérations, ancienneté, formation et masse salariale, puis tient ces données à jour dans ses rapports sans mention nominative.

Un rapport d'information annuel est remis avant le 1er juin. Il comprend notamment les comptes d'exploitation certifiés, l'inventaire des biens, les charges et recettes par spectacle et représentation, les tarifs, la fréquentation par mois et par activité, les réclamations, les interruptions de service, les actions culturelles, les manifestations, les partenariats, l'organisation du personnel, les formations, l'inventaire matériel et les travaux d'entretien réalisés ou prévisionnels.

Les données et bases de données indispensables au service sont transmises sous format électronique ouvert et réutilisable. Les documents nécessaires au contrôle sont conservés pendant l'exécution du contrat et pendant 10 ans après son expiration. Un comité de pilotage se réunit au moins 3 fois par an pour examiner notamment la programmation, les animations estivales, les tarifs, les réservations et le bilan annuel.