Expertise et prestations comptables

La mission couvre la tenue comptable, la fiscalité courante, la présentation des comptes annuels et la préparation administrative des paiements pour une société d’économie mixte. L’organisation et les outils proposés doivent assurer un suivi par opération de l’ensemble des comptes de bilan, de résultat et de trésorerie. Le périmètre de référence comprend 13 opérations ouvertes, environ 17 600 lignes d’écritures annuelles et environ 700 paiements.

Le prestataire intervient à partir des pièces transmises par la société, avec une transmission au minimum hebdomadaire. Il met en place les modalités d’échange et de consultation en ligne des documents comptables et fiscaux, assure l’archivage des pièces pendant 5 ans puis leur restitution, et permet l’accès aux documents dans le cadre des contrôles des concédants, mandants, de la Chambre régionale des comptes et des administrations fiscales. Les échanges doivent intégrer l’utilisation de Chorus Pro et les spécificités de la facturation électronique de la SEM.

Prestations comptables et fiscales

• Création et gestion des opérations comptables à partir des contrats ou marchés transmis par écrit
• Saisie, enregistrement et traitement des opérations, selon une organisation proposée par le prestataire ou partagée avec la société
• Production des documents comptables, avec deux éditions papier par exercice ou un accès informatique permettant leur consultation et leur édition, ainsi qu’une sauvegarde annuelle numérique et/ou papier
• Fourniture mensuelle d’un état détaillé des dépenses réglées par opération pour le calcul des rémunérations de la société
• Calcul des intérêts débiteurs et créditeurs au jour le jour, par opération et pour la société, dans le cadre de la convention financière avec la Caisse des dépôts et consignations
• Gestion des immobilisations : critères d’affectation, durées de vie, inventaire physique, renouvellement, grosses réparations et mises au rebut
• Établissement des déclarations d’IS et de report de déficit, déclaration de résultat, TVA CA3 sectorisée ou globalisée, remboursement de crédit de TVA, CET, taxes sur véhicules de société le cas échéant, DAS 2 et autres taxes ou impôts applicables
• Production, le cas échéant au plus tard le 15 janvier de chaque année, de la déclaration FCTVA destinée aux collectivités mandantes

Clôture des opérations et comptes annuels

Pour la clôture, le prestataire détermine le prix de revient définitif des opérations patrimoniales, contrôle les projets de décomptes définitifs des mandats par rapprochement avec la comptabilité, établit sur demande une situation comptable détaillant les comptes de tiers non soldés et peut viser les états de reddition des comptes. Il analyse le pré-bilan de liquidation fourni par la société, recoupe les données et remet un rapport sur les écarts dans un délai de 45 jours, puis intervient de même au stade du bilan de clôture final.

Le prestataire définit les modalités d’arrêt des comptes annuels et fournit des spécimens de documents conformes aux obligations légales. Il remet le bilan, le compte de résultat et leurs annexes dans un délai de 105 jours après l’arrêt des comptes. Il participe à une réunion de synthèse, à la présentation devant le conseil d’administration, à la rédaction de la note de présentation et à la présentation commentée des comptes au commissaire aux comptes.

Préparation administrative des paiements

La mission complémentaire comprend la préparation des séances d’approvisionnement et des titres de paiement, la fourniture mensuelle d’un dossier présentant la trésorerie par nature d’opération et les paiements à venir, ainsi que la mise en œuvre des décisions de la société.

• Commande, stockage, conservation et inventaire physique des moyens de paiement
• Contrôle des séquences de chèques émis et détruits
• Contrôle de la disponibilité effective des fonds
• Contrôle des tiers à payer, notamment des cessions de créances, avis à tiers détenteurs, nantissements et sous-traitants à paiement direct
• Établissement des titres de paiement, ordres de virement, TIP et autres moyens acceptés
• Opposition aux chèques égarés, recherche des comptes de dépôt ou d’endos en cas de contestation et information de la société sur les paiements effectués

Le virement constitue la norme et le chèque l’exception. Le prestataire garantit les destinataires des paiements et rembourse à la société les conséquences d’une défaillance ou d’une erreur qui lui est imputable.

Missions spécifiques et exigences professionnelles

Sur commandes spécifiques, le prestataire peut assurer l’assistance aux contrôles fiscaux et à la Chambre régionale des comptes, l’analyse de points particuliers ou d’opérations en clôture, l’aide à la préparation de comptes rendus aux collectivités concédantes ou mandantes et une assistance pédagogique sur les sujets comptables et fiscaux. Ces interventions sont réalisées conformément aux normes de l’Ordre des experts-comptables, dans le respect du secret professionnel et de l’obligation de discrétion. Les documents sont adressés à la société, sauf demande contraire de celle-ci.