Expertise comptable et gestion des paiements

Le titulaire assure la tenue comptable et la consolidation des comptes des trois entités, à partir des pièces ordonnancées transmises et des saisies effectuées par leurs équipes dans Go7. Il tient également une comptabilité distincte pour chaque opération d’aménagement (concession, mandat ou opération propre) et pour chaque équipement public géré sous contrat, afin d’en produire un bilan annuel. La gestion comptable, financière, fiscale et juridique des opérations de co-promotion de la SAEML est exclue.

Les écritures ne sont pas saisies directement dans le logiciel comptable sans accord des membres. Le prestataire doit disposer d’un outil compatible permettant de valider numériquement les saisies de dépenses et recettes, et justifier de cette capacité dans son offre.

Les travaux incluent notamment les clôtures mensuelles, rapprochements bancaires et de trésorerie, contrôle des facturations et refacturations, comptabilisation des produits et charges financiers, suivi des immobilisations, vérification des rémunérations calculées sur les opérations et analyse des comptes de tiers. Les rapprochements bancaires mensuels sont remis au plus tard le 5 du mois suivant ; les états trimestriels recensent les impayés et fournisseurs non soldés. Le titulaire tient le journal général et le livre d’inventaire, établit les dossiers de reddition des opérations clôturées et archive les pièces comptables pendant trois ans après la clôture de l’exercice.

Déclarations et comptes annuels

Le périmètre fiscal et social comprend notamment les déclarations de résultat, IFA/IS et report en arrière des déficits, les proratas de TVA et déclarations CAS sectorisées ou globalisées, les demandes de remboursement de crédits de taxes, CET/CVAE, TVTS, DAS 2, ainsi que les attestations FCTVA et de TVA sur marge. Le prestataire assure les relations avec les services fiscaux, l’assistance en cas de contrôle ou demande de renseignements, et les déclarations relatives aux immeubles destinés à la location ou à l’exploitation.

Il établit les bilans, comptes de résultat et annexes, liasses fiscales, états par activité et rapport de gestion, réalise les travaux d’inventaire et de révision, répond aux demandes du commissaire aux comptes et facilite ses travaux. Il relit les rapports du conseil d’administration, prépare une présentation claire des éléments comptables pour les conseils et assemblées approuvant les comptes, et propose un calendrier annuel des tâches et transmissions au plus tard le 31 décembre. À défaut d’un calendrier convenu, les comptes annuels sont établis et présentés au plus tard le 31 mars suivant la clôture ; le calcul et la répartition des frais et produits financiers imputables aux opérations interviennent au plus tard le 15 février.

Sécurisation des paiements

Au démarrage, le titulaire audite les modalités de paiement et de gestion financière de chaque entité, puis formalise ses préconisations dans une note de synthèse sur le contrôle interne et le cloisonnement des trésoreries par opération. Il prépare et contrôle les campagnes de paiement, à partir du fichier d’approvisionnement et des relevés bancaires transmis selon un calendrier mensuel : sélection des dépenses, vérification des justificatifs comptables et fiscaux, contrôles préalables, vérification des tiers à payer — notamment des cessions de créance — et des titres soumis à signature. Il suit les délais de paiement et signale les retards ; les entités se sont fixé un maximum de 30 jours. La passation des marchés et la gestion administrative des engagements restent assurées par le groupement.

La prestation est prévue à raison de 12 interventions par an, soit 6 jours dans les locaux. À défaut d’accord sur le calendrier documentaire, les clôtures mensuelles et documents correspondants sont remis au plus tard le dernier jour du mois ; les titres de paiement mensuels au plus tard le 25. En situation d’urgence, les titres sont établis et présentés à la signature sous 5 jours maximum après mise à disposition de la pièce comptable ; le rapprochement des états de reddition avec la comptabilité intervient sous 10 jours maximum après transmission du projet.

Assistance et exigences professionnelles

Le titulaire assure une veille comptable et fiscale permanente, répond oralement ou par écrit aux questions, alerte les directions sur les évolutions réglementaires, analyse les opérations significatives ou atypiques et contribue à la vérification des comptes rendus aux collectivités mandantes ou concédantes. Il forme son personnel à ses frais et assure une veille documentaire ainsi que la rédaction de chroniques à l’attention du groupement. Il est tenu au secret professionnel et à la confidentialité.