Étude de programmation pour une nouvelle salle des fêtes

Mission d’assistance générale à caractère administratif, financier et technique pour définir les besoins, contraintes et objectifs de la reconstruction d’une salle des fêtes communale en rez-de-chaussée, avec salles annexes. La programmation porte sur le terrain du parking public jouxtant le jardin communal Gensollen, dans un contexte de démolition de la salle des fêtes et de la salle polyvalente existantes, de réaménagement du parking en infrastructure souterraine et de concession d’aménagement liée à un secteur de projet urbain partenarial.

Les scénarios 1 et 2 issus de l’étude de faisabilité de 2023 ne sont plus envisagés et doivent être oubliés. Les études à réaliser doivent néanmoins comprendre une nouvelle étude de faisabilité présentant au minimum deux scénarios.

Phase 1 — Réécriture des besoins

La phase comprend notamment :

• Analyse du site, de l’état des lieux, des choix retenus et des études préalables ou complémentaires à mener ;
• Recensement et analyse des besoins des élus, services, associations, administrés et autres usagers ;
• Étude des fonctions, contraintes, circuits et objectifs quantitatifs et qualitatifs ;
• Étude de faisabilité réglementaire, notamment au regard du PLU et de la réglementation des ERP, faisabilité technique et faisabilité financière globale ;
• Élaboration d’un pré-programme comprenant la liste des locaux, leurs fonctions, leurs surfaces utiles et les principes de répartition entre espaces ouverts au public et espaces privatifs ;
• Au minimum une réunion de démarrage, une réunion de restitution et deux réunions ou ateliers avec les services et les élus ;
• Note de synthèse au format PDF sur les contraintes techniques, fonctionnelles et financières d’une réalisation vertueuse, en s’appuyant sur la démarche BDM — Bâtiments durables méditerranéens — ou équivalent.

Les livrables de la phase 1 comprennent les comptes rendus des besoins et exigences spécifiques, les études préalables et l’étude de faisabilité, le pré-programme ainsi que la note environnementale de synthèse.

Tranche optionnelle 1 — Concertation citoyenne

La concertation prévoit l’organisation, l’animation et la restitution d’une démarche associant habitants, associations, usagers et acteurs locaux : réunion de lancement, préparation des animations et aide à la communication, plusieurs jours de concertation, analyse et synthèse des contributions, rapport communicable et programme des besoins des usagers, puis réunion de restitution auprès de la collectivité.

Le candidat doit prévoir au minimum 8 ateliers sur inscription d’1 h 30 chacun, avec 20 personnes par atelier. Chaque atelier donne lieu à une synthèse des échanges, besoins et propositions, faisant ressortir les orientations plébiscitées et les points de vigilance pour les scénarios d’aménagement. Des ateliers complémentaires d’1 h 30 et un appui à des réunions publiques peuvent également être sollicités. Les livrables sont remis au format PDF : comptes rendus, synthèse illustrée, rapport final communicable et programme des besoins exprimés.

Phase 2 — Rédaction du programme et des annexes

Le programme fonctionnel et technique est destiné à la consultation des équipes de concepteurs. Il comprend la présentation et l’historique de l’opération, les objectifs du maître d’ouvrage, l’insertion dans le site existant, l’étude des activités, la décomposition en unités fonctionnelles et les schémas relationnels entre unités et avec l’extérieur.

Le programme des locaux et équipements précise les surfaces, les fonctions, le dimensionnement et les caractéristiques techniques des principaux équipements ainsi que les ouvrages extérieurs. Les fiches de locaux indiquent les surfaces, fonctions et exigences techniques et réglementaires. Le programme intègre les objectifs d’investissement, d’exploitation et de maintenance afin de maintenir les performances dans les enveloppes financières pressenties.

Les fiches fonctionnelles traitent notamment :

• Capacité d’accueil, surface totale, taux de fréquentation, utilisateurs, publics et matériels ;
• Principes d’accès et de contrôle, fonctionnement spécifique, modularité, flexibilité, évolutivité, accessibilité et circulations ;
• Ambiances climatique et acoustique, climatisation, VMC, traitement et isolation acoustiques, éclairage, protection des espaces et impact environnemental.

Les espaces à étudier comprennent une salle principale flexible pour repas, concerts, conférences et autres événements, des salles polyvalentes ou annexes en remplacement des trois pièces actuelles de 90 m², 50 m² et un petit local, ainsi que, selon les besoins, scène, loges, sonorisation, éclairage scénique, stockage, logistique, sanitaires séparés et PMR, cuisine professionnelle ou espace traiteur, vestiaires, bureaux et espaces administratifs.

Programme technique et annexes

Le programme technique traite la sûreté, le thermique, l’acoustique, l’éclairage, l’électricité, l’exploitation-maintenance, le stockage et la manutention, ainsi que les caractéristiques liées aux pratiques : qualité des sols, niveaux d’éclairement et occultations.

Les prescriptions portent notamment sur :

• Surfaces utiles en m², surcharges d’exploitation en kg/m², hauteurs libres minimales en m et gabarits d’accès et de circulation L × H ;
• Niveaux de bruit résiduel, temps de réverbération, isolation phonique, températures, humidité, ventilation et qualité de l’air intérieur ;
• Éclairement naturel et artificiel, occultation, niveaux en lux, sécurité incendie, détection, contrôle d’accès, surveillance et sûreté ;
• Courants forts et faibles, téléphone, informatique, détection, vidéo, télévision, sonorisation, eau chaude et froide, évacuations EV, EP et EU ;
• Fréquentation, utilisateurs, dimensionnement des circulations et classement UPEC des revêtements de sols, murs et plafonds ;
• Informations nécessaires à l’autorisation de travaux d’un ERP de ce type et de cette catégorie.

Le cahier des prestations urbanistiques et architecturales, limité à 4 pages maximum, reprend les contraintes et attentes architecturales, l’insertion dans le site, les conditions d’accès ainsi que les décisions et résultats de la phase 1.

Le détail financier comprend l’estimation des coûts de construction, des aménagements intérieurs et extérieurs, des études, permis et prestations de conception, ainsi que l’analyse des financements publics et des partenariats privés. Il traite également des coûts d’exploitation — chauffage, éclairage, entretien et personnel — et établit un plan de maintenance des équipements techniques, notamment l’éclairage, la sonorisation et les cuisines.

Un calendrier prévisionnel détaillé des étapes de construction et de livraison doit intégrer la relation avec la salle des fêtes existante à démolir. Les livrables de la phase 2 sont remis au format PDF et comprennent le programme destiné à la consultation des concepteurs, le cahier des prestations architecturales, le détail financier et le calendrier de programmation.

Tranche optionnelle 2 — Complément environnemental

Si l’acheteur retient le principe d’une réalisation vertueuse à la lumière de la note de synthèse technique et financière, le titulaire intègre au programme les conseils et orientations nécessaires à la consultation des concepteurs dans cette direction, dans une partie identifiée du programme. Le livrable est remis au format PDF.