Étude de faisabilité et programmation pour la restructuration des services DVE

La mission consiste à tester la faisabilité de 2 à 3 scénarios d’aménagement et de fonctionnement, puis à établir un programme architectural et technique détaillé sur le scénario retenu. Elle doit intégrer les contraintes réglementaires, fonctionnelles, organisationnelles, techniques, financières et environnementales, ainsi qu’un planning d’exécution.

Données fonctionnelles à prendre en compte

Le programme porte notamment sur :

• Une plateforme téléphonique passant de 43 à 55 postes de travail, soit 12 postes supplémentaires, avec 2 bureaux individuels existants
• Un point d’entrée unique pour les étudiants regroupant l’accueil des services des bourses, de l’accueil étudiants et du service social
• Le regroupement des services sociaux, avec 6 bureaux individuels et 3 bureaux supplémentaires en cas de regroupement avec l’université
• 2 bureaux supplémentaires pour l’espace d’accueil étudiants
• L’optimisation, la modularité et la mutualisation des espaces, ainsi que l’amélioration de leur lisibilité et de leur accessibilité
• Une salle de formation équipée pour les réunions et la visioconférence, et une salle de réunion

L’état des lieux doit tenir compte des espaces existants : 6 postes informatiques pour les étudiants, 2 bureaux individuels CROUS et 1 bureau de prestataire extérieur à l’accueil étudiants ; 7 postes répartis dans 3 espaces ouverts et 4 bureaux individuels pour le service des bourses ; une salle de pause commune de 20 à 25 personnes et 6 blocs sanitaires au rez-de-chaussée.

Phase 1 — Faisabilité des scénarios

Chaque scénario doit préciser les dimensions des équipements, les contraintes réglementaires, les modalités d’accueil, l’organisation, les budgets d’investissement et de fonctionnement, les schémas généraux de fonctionnement et les plans. Les avantages, inconvénients et contraintes logistiques, financières, techniques et réglementaires doivent être explicités.

Les livrables comprennent :

• Un rapport détaillé de synthèse des scénarios
• Une restitution en présentiel des études de faisabilité
• Les comptes rendus de toutes les réunions
• Un rapport de synthèse de fin de phase reprenant les arbitrages du comité de pilotage

La phase prévoit jusqu’à 3 réunions avec le groupe de travail et une réunion de présentation à la direction.

Phase 2 — Programme architectural et technique

La programmation comprend la décomposition du programme, le schéma relationnel avec l’extérieur, les contraintes fonctionnelles et techniques, la réglementation de base, les objectifs spécifiques et l’étude budgétaire détaillée du scénario retenu. Elle doit distinguer le coût des travaux, des travaux induits, des installations et des aménagements, et estimer les honoraires de maîtrise d’œuvre, de contrôle, de coordination SPS et des études diverses.

Les fiches de programme doivent présenter les surfaces et leurs fonctions, ainsi que les exigences techniques, fonctionnelles et réglementaires. Le calendrier proposé doit couvrir les études, les travaux, les procédures particulières éventuelles et la passation éventuelle d’un concours à compter de la validation du programme.

Les livrables comprennent :

• Le rapport détaillé de synthèse du scénario retenu
• La restitution en présentiel auprès du comité de pilotage
• Les comptes rendus de toutes les réunions
• Le rapport de synthèse de fin de phase reprenant les arbitrages du comité de pilotage
• Le programme fonctionnel, architectural, urbanistique, technique et environnemental définitif
• Les fiches récapitulatives des attendus techniques et performanciels

Le type de rendu proposé par l’assistant à maîtrise d’ouvrage peut notamment prendre la forme de documents 3D ou de dessins. L’équipe doit être pluridisciplinaire ; l’offre présente les CV, les rôles, la répartition des tâches et l’organisation des intervenants. Un compte rendu est produit à l’issue de chaque réunion et les éléments écrits liés à l’étude doivent pouvoir être fournis au maître d’ouvrage à tout moment.