Étude d’alternatives à Microsoft 365

L’étude recense les briques Microsoft 365 utilisées et leurs adhérences avec le reste du système d’information, puis examine des alternatives et des scénarios réalistes permettant de réduire la dépendance à ces briques tout en conservant un niveau fonctionnel satisfaisant. Les solutions françaises et/ou européennes sont privilégiées, sans être exclusives. Les options étudiées doivent être pérennes, évolutives et dotées d’un support.

Périmètre à analyser

Le contexte comprend environ 1 800 postes de travail, dont 90 % d’ordinateurs portables, utilisés sur plus d’une centaine de sites, plus d’une centaine d’applications métiers et une direction informatique de 28 agents. L’infrastructure comprend trois centres de données en haute disponibilité, avec un dispositif de continuité et un dispositif de reprise d’activité.

Les usages Microsoft 365 inventoriés comprennent :

• Word, Excel, PowerPoint et Outlook pour la bureautique, OneDrive pour le stockage, Exchange pour la messagerie, et Teams / Teams Rooms pour la visioconférence et la messagerie instantanée.
• Intune pour la gestion des postes et terminaux mobiles, des mises à jour, du déploiement d’applications et de stratégies, de la conformité, des inventaires et des rapports.
• Defender for Office pour la protection contre l’hameçonnage et les courriels indésirables, la sécurisation des pièces jointes et des liens, la quarantaine et les rapports de sécurité.
• Les accès conditionnels, la publication d’applications, l’authentification multifacteur, la gestion de l’annuaire d’entreprise et de ses objets, et le déploiement d’images.

L’inventaire des licences mentionne 1 253 Microsoft 365 E3 et 1 253 Defender for Office 365 Plan 1 ; 914 Microsoft 365 F3 et 914 Defender for Office 365 F1 ; 3 Exchange Online plan 1, 1 plan 2, 5 Microsoft 365 Copilot, 1 Defender for Office 365 Plan 2, 10 Power BI Pro, 10 Teams Rooms Pro, 169 Microsoft 365 A3 pour les enseignants et 169 Defender for Office 365 Plan 1 pour les enseignants.

Démarche et livrables

La phase de cadrage prévoit une réunion de lancement portant sur le périmètre, la méthode, le calendrier prévisionnel, le pilotage et les intervenants. Elle donne lieu à un compte rendu, une note de cadrage et un planning.

L’analyse de l’existant s’appuie sur l’inventaire fourni et sur des entretiens avec les agents de la direction informatique et les autres interlocuteurs utiles. Les livrables comprennent un inventaire consolidé des usages et adhérences, les comptes rendus d’entretiens et une synthèse de phase.

L’étude des alternatives compare, pour chaque brique, l’opportunité, les moyens techniques et humains de mise en œuvre et de maintien en conditions opérationnelles, les besoins de formation, les impacts sur les organisations informatiques et métiers, les différences fonctionnelles et techniques, la souveraineté et les coûts. Elle examine également la réversibilité, la conduite du changement et l’accompagnement des utilisateurs, notamment par la communication, la formation et les supports. Les livrables sont des documents détaillés par alternative, une comparaison des scénarios et des propositions d’évolution destinées à éclairer la décision de l’exécutif.

Prestations complémentaires et organisation

Une option porte sur un scénario d’optimisation des licences Microsoft 365 à moindre coût, selon les usages des agents. D’autres approfondissements d’alternatives retenues et de leurs impacts peuvent être demandés en prestations complémentaires.

L’organisation comprend des comités de pilotage à la fin de chaque phase, des groupes de travail thématiques, des points réguliers de suivi et une restitution finale. Le prestataire désigne un responsable de projet expérimenté, assisté d’experts selon les sujets ; la confidentialité et l’indépendance de vues sont attendues.