Suite collaborative SaaS sécurisée

Remplacement de la messagerie Exchange Server 2019, de la suite Office 2016 et d’outils collaboratifs hétérogènes par un environnement numérique unifié. Le besoin distingue 300 utilisateurs Premium et 1 400 sapeurs-pompiers volontaires (SPV).

Fonctions et profils d’accès

La plateforme doit intégrer messagerie électronique, agendas et calendriers de ressources (salles, véhicules), contacts et annuaire, suite bureautique, stockage et partage de fichiers, coédition, tâches, espaces d’équipe, chat et visioconférence. Les réunions en ligne comprennent notamment audio, vidéo, partage d’écran, sous-titrage, salle d’attente et modération.

• Pour les 300 utilisateurs Premium : traitement de texte, tableurs et présentations compatibles DOCX, XLSX, PPTX, PDF et ODF ; coédition simultanée avec commentaires et suivi des modifications ; accès mobile et hors connexion aux documents, courriels et événements pendant au moins 30 jours, avec resynchronisation automatique sans perte de données.
• Pour les 1 400 SPV : courriels et alertes, calendriers de garde, formations et manifestations, documentation opérationnelle, notes de service et participation aux réunions en ligne ; accès depuis des terminaux personnels autorisé sous réserve des politiques de sécurité du SDIS.
• La messagerie comprend boîtes individuelles et partagées, alias, listes de diffusion, calendriers de ressources, recherche plein texte et filtrage anti-spam, anti-phishing et anti-malware, avec SPF, DKIM et DMARC.

Sécurité, souveraineté et résilience

Les données doivent rester dans l’UE/EEE ; aucun transfert de données personnelles ou opérationnelles hors UE/EEE n’est admis sans accord écrit préalable du SDIS et démonstration de conformité juridique. L’offre précise les pays d’hébergement primaire et secondaire, de réplication, de sauvegarde, de conservation des journaux et des clés, ainsi que ceux depuis lesquels sont assurés administration, supervision et support, et le régime juridique applicable à l’éditeur et aux sous-traitants. Le candidat indique le statut SecNumCloud de l’offre ou fournit une analyse comparative des écarts en l’absence de qualification directe.

La solution s’intègre à l’annuaire et à l’IAM/LDAP du SDIS : SAML 2.0, OpenID Connect, OAuth 2.0, SSO, MFA adaptatif compatible FIDO2/WebAuthn et provisioning SCIM/LDAP, notamment pour les comptes SPV. Les rôles d’administration sont séparés et leurs actions tracées. Le chiffrement requis est TLS 1.3 en transit et AES-256 au repos, avec séparation des clés et des données. La conformité attendue couvre notamment RGPD, loi Informatique et Libertés, RGS, eIDAS et recommandations de l’ANSSI et de la CNIL.

Disponibilité minimale : 99,9 % par an, hors maintenance planifiée ; RPO ≤4 heures et RTO ≤8 heures. Les sauvegardes sont indépendantes et immuables, avec protection anti-ransomware et sauvegarde air-gapped. Les événements d’authentification et d’accès aux données sont journalisés et exportables vers le SIEM du SDIS en Syslog ou JSON. Des mécanismes de détection couvrent notamment connexions anormales, exfiltration massive et chiffrement malveillant.

Si des fonctions d’IA sont proposées, les données du SDIS ne peuvent servir à entraîner des modèles publics ou mutualisés ; l’IA doit pouvoir être désactivée globalement, par groupe ou par profil. L’offre précise l’éditeur du modèle, le lieu de traitement et la durée de rétention des requêtes. Le SDIS peut désactiver centralement enregistrements et transcriptions de réunions.

Déploiement, migration et maintien en conditions opérationnelles

L’accompagnement demandé comprend huit phases : lancement et gouvernance ; audit technique d’Exchange 2019, Office 2016, des flux et dépendances ; conception de l’architecture cible, de la sécurité et des habilitations ; pilote sur une population représentative ; coexistence et migration progressive avec routage double des courriels et synchronisation intermédiaire ; généralisation et bascule des 1 700 comptes sans perte de données ; transfert de compétences aux administrateurs, au RSSI et au support, avec accompagnement des utilisateurs ; enfin maintien en conditions opérationnelles, support, supervision et mises à jour.

La prestation comprend la maintenance corrective, préventive et évolutive, l’assistance technique et fonctionnelle, la télémaintenance, l’intervention sur site en cas de dysfonctionnement bloquant, la correction des anomalies et, le cas échéant, la remise en conformité des données. Les mises à jour, nouvelles versions et documentations associées sont fournies ; les changements de version sont testés dans un environnement dédié avant mise en production. Le candidat fournit aussi un projet de contrat de maintenance et un plan de formation type.

La réception comprend une mise en ordre de marche, une vérification d’aptitude et une vérification du service régulier. Cette dernière observe le service sur un mois ; il est réputé régulier si les indisponibilités imputables à chaque élément ne dépassent pas 2 % de la durée d’utilisation effective (8 h–18 h, du lundi au vendredi, hors jours fériés). La documentation technique en français accompagne chaque livraison.

Réversibilité

Un plan détaillé et chiffré de réversibilité figure dans l’offre. Il garantit la récupération des messages, documents, droits, métadonnées et journaux dans des formats ouverts et directement exploitables, en fin de marché ou en cas de résiliation. À la fin du contrat, une copie de l’intégralité des données est restituée ; les éventuelles copies restantes sont détruites sous trois mois, avec transmission d’un procès-verbal de destruction.