États des lieux immobiliers et prestations associées

Le titulaire organise et réalise des états des lieux principalement pour des logements locatifs collectifs et individuels, meublés ou non, et leurs annexes décrites dans le bail (caves, jardins, garages, etc.). Le périmètre comprend aussi, plus rarement, des locaux professionnels ou commerciaux et leurs annexes. Les relevés de compteurs d’eau et d’énergie sont inclus. Le BPUF distingue les appartements T1 à T6, les maisons T2 à T6 et les locaux d’activité ou commerces par tranches de surface jusqu’à 100 m², de 101 à 300 m² et de 301 à 700 m².

L’agence transmet une fiche descriptive du logement. Les constats doivent être précis, conformes à la réglementation applicable et étayés par des photographies et une description détaillée. Le document est rédigé et signé électroniquement sur tablette, puis mis à disposition sans délai, sous forme dématérialisée, du locataire et de l’acheteur. Le titulaire vérifie l’identité du locataire ou de son représentant muni d’une procuration écrite. Les équipements de chauffage ne sont contrôlés qu’à l’aspect visuel ; si un équipement manque ou ne peut être contrôlé, le constat porte la mention « sous réserve de vérification ultérieure par le propriétaire ».

Les agents chargés des constats doivent être préalablement mandatés par l’acheteur et disposer d’un casier judiciaire vierge. Pour les états des lieux d’entrée, le titulaire vérifie auprès de l’agence la possibilité de retirer les clés au moins 24 heures ouvrées avant le rendez-vous. Après un état des lieux de sortie, les clés sont remises à l’agence au plus tard le lendemain ou, si l’intervention a lieu en fin de journée avant un jour non ouvré ou férié chômé, le prochain jour ouvré.

Outil numérique et suivi

Le titulaire met à disposition un outil permettant notamment aux agences d’organiser et de planifier les rendez-vous, de suivre les demandes et les réalisations, d’échanger avec le titulaire et de consulter les états des lieux signés et leurs justificatifs. Si l’outil est indisponible, une solution de commande alternative est prévue et le titulaire propose au moins trois créneaux horodatés. À la demande de l’agence, le titulaire peut organiser directement le rendez-vous avec le locataire et met alors à disposition une ligne téléphonique dédiée et gratuite.

Les PDF doivent être réutilisables, générés à partir de texte et transmis par SFTP avec authentification par clés publiques/privées. Le nommage demandé est 02AAGGGGIILLLLOO_T_YYYY_MM_DD.pdf. L’accès nominatif à la plateforme repose sur SSO respectant SAML V2 ou OpenID Connect ; le nombre de comptes acheteur est illimité et évolutif, avec 32 accès individuels prévus au démarrage. La disponibilité visée est de 6 jours sur 7, du lundi au samedi, 24 heures sur 24. L’outil doit également permettre l’ajout de photographies, vidéos, PDF, documents texte et tableurs, ainsi que la récupération des données utiles pendant ou à la fin du marché.

Prestations complémentaires et délais

• États des lieux avec mise à disposition d’une visite 360° ; les demandes urgentes avec prévenance inférieure à 48 heures doivent être approuvées sous 24 heures.
• État des lieux en 3D : délai maximal de 7 jours ouvrés à compter de la demande ; visite virtuelle hors état des lieux : 7 jours ouvrés à compter de la commande.
• Plans cotés de l’actif immobilier : 7 jours à compter de la commande ; recensement des équipements ; chiffrage des refacturations locatives et des remises en état, remis avec l’état des lieux de sortie.
• Le titulaire réalise une enquête de satisfaction après chaque état des lieux : amabilité, ponctualité, précision du constat et satisfaction globale du locataire. Il remet un bilan trimestriel détaillé par département et par agence, indiquant le nombre de prestations commandées et réalisées et la satisfaction ; le bilan est dû le premier jour ouvré suivant la fin du trimestre. Un bilan annuel présente les indicateurs par prestation, leur évolution à N+1 et une analyse qualitative et quantitative ; une rencontre physique est organisée à l’initiative de l’acheteur avant le 31 janvier de l’année civile suivante.

Volumes estimatifs du DQE

Les quantités ci-dessous sont indicatives, annuelles et non contractuelles. Pour les appartements, les états d’entrée et les états de sortie sont estimés chacun à T1 8, T2 8, T3 125, T4 85, T5 8 et T6 1 ; les prestations combinant entrée et sortie à T1 8, T2 95, T3 125, T4 85, T5 8 et T6 1. Pour les maisons, chacune des trois catégories d’état des lieux est estimée à T2 95, T3 125, T4 85, T5 5 et T6 1. Pour les locaux d’activité et commerces, chacune des trois catégories est estimée à une unité par tranche (jusqu’à 100 m², 101–300 m² et 301–700 m²).

Pour les prestations complémentaires, le DQE estime les états des lieux 3D et les visites virtuelles à T1 8, T2 190, T3 250, T4 170, T5 13 et T6 2 chacun ; les plans cotés et le recensement des équipements à 10 unités par typologie T1 à T6 ; le chiffrage des refacturations locatives et remises en état à 635 forfaits uniques.