Équipements audiovisuels, intégration et maintenance

Le lot couvre la fourniture, l’intégration et la maintenance d’équipements pour salles de réunion, d’information, de conseil et de classe, depuis les installations simples jusqu’aux amphithéâtres et salles complexes. Les solutions doivent être adaptées aux usages et aux utilisateurs, avec conseil, déploiement et formation.

Équipements

• Écrans interactifs : deux familles, chacune avec un constructeur distinct et trois modèles de 65 à 86 pouces; Android, Windows ou sans OS. Écrans tactiles haute définition, de préférence mats ou à traitement réduisant les reflets, avec stylet. Caméra, haut-parleurs et micros sont prévus, avec possibilité de modèles sans ces équipements dans les catalogues complémentaires.
• Visioconférence et collaboration : interfonctionnement exigé avec Microsoft Teams, Webex, Google Meet et Zoom. Les écrans proposent notamment un paperboard électronique et le partage d’affichage filaire ou sans fil; les protocoles pris en charge et leurs contraintes d’OS doivent être précisés. Miracast et AirPlay apparaissent dans les scénarios d’usage.
• Écrans d’affichage : deux familles de neuf modèles, de 43 à 85 pouces, compatibles avec des supports VESA 100, 200, 300 ou plus. Les modèles professionnels comprennent notamment une dalle mate antireflet, un grand angle de vision, la priorité et la bascule automatique des sources, ainsi que Miracast natif. Une famille distincte d’écrans d’affichage dynamique est prévue; les capacités de mise à jour ou d’évolution du SoC doivent être examinées.
• Vidéoprojecteurs : deux familles de constructeurs distincts. La première comprend trois modèles; la seconde quatre, dont un modèle éducatif interactif. Les configurations demandées comprennent des modèles portables de plus de 2 500 lumens en Full HD, des modèles pour salle lumineuse de plus de 20 m² dépassant 3 500 lumens, et des modèles ultra-courte focale de rapport inférieur à 0,3 et de plus de 3 000 lumens. Pour la deuxième famille, le modèle de salle lumineuse est en 4K; le modèle éducatif est interactif, dépasse 3 500 lumens, est Full HD et peut être positionné au mur ou au plafond. Les modèles sans lampe et compatibles Miracast sont privilégiés.

Packs de salles

• Petite salle, 2 à 5 personnes : écran d’au moins 55 pouces sur support à roulettes, câbles HDMI 2.0 d’au moins 10 mètres et USB de 10 mètres, barre multimédia avec caméra, micros et haut-parleurs. Projection simple par câble ou Miracast; option de projection Miracast et AirPlay avec matériel complémentaire. Installation, mise en œuvre, câblage volant, paramétrage, formation et documents de type DOE et utilisateur. Garantie minimale de 36 mois, pièces et main-d’œuvre.
• Salle moyenne, jusqu’à 10 personnes : écran d’au moins 65 pouces, mat antireflet, grand angle et gestion/priorité automatique des sources; support à roulettes, câbles HDMI 2.0 d’au moins 10 mètres et USB-C de 10 mètres, barre multimédia intelligente intégrée. Projection Miracast et AirPlay via matériel complémentaire; extension micro possible selon la barre. Garantie minimale de 36 mois, pièces et main-d’œuvre. Option de fonctionnement autonome, MTR et BYOD.
• Grande salle, 10 personnes et plus : écran interactif d’au moins 75 pouces avec OPS et support à roulettes, barre multimédia avec micro et caméra mobile avec IA, câbles HDMI 2.0 et USB-C d’au moins 10 mètres. Projection Miracast et AirPlay avec matériel complémentaire premium et dongle; une à trois extensions micro peuvent compléter la configuration. Garantie minimale de 36 mois, pièces et main-d’œuvre. Options : deuxième écran professionnel de 75 pouces, enregistrement audio/vidéo intégré, fonctionnement autonome, MTR et BYOD. Les réunions plénières doivent pouvoir être enregistrées dans un format numérique exploitable indépendamment de l’enregistrement des outils de webconférence.

Déploiement, assistance et maintenance

Les installations peuvent comprendre visite sur site, fourniture, câblage, pose et intégration, repérage et étiquetage, documentation technique et formation. Elles peuvent se dérouler en deux phases, livraison puis installation. Les installations forfaitaires concernent notamment les écrans standards, interactifs et vidéoprojecteurs; une installation d’écran interactif est nécessairement complexe. Les installations en hauteur, le câblage fixe, les paramétrages spécifiques, les intégrations avec des matériels tiers et certaines formations ou documentations peuvent faire l’objet d’un devis. Les prestations d’installation sont garanties un an; la garantie des matériels dépend des constructeurs. Le bénéficiaire fournit notamment les prises électriques et RJ45 à proximité et les paramètres et identifiants nécessaires à la connexion.

L’assistance complémentaire peut être facturée à la journée ou à l’heure, avec des profils de technicien audiovisuel, technicien d’installation et programmation, ingénieur, chef de projet, formateur ou technicien d’assistance et régie. Sont également prévus la mise à jour du DOE et du dossier de maintenance, ainsi que des astreintes HNO pour les prestations de maintenance pendant certains événements (semaine, 18 h–22 h; samedi, 8 h–18 h).

La maintenance concerne les salles fournies dans le lot ou déjà installées, quelles que soient leur date d’installation, leur taille, leur marque ou leur configuration. Elle comprend l’enrôlement éventuel d’une salle existante, la maintenance préventive et corrective, les réparations sur devis et l’accompagnement des utilisateurs, régisseurs et administrateurs. L’engagement minimal d’un contrat de maintenance est d’un an. La maintenance préventive est réalisée par visite annuelle ou biannuelle, à une date convenue au moins un mois à l’avance; elle comprend dépose et repose, nettoyage, vérifications des équipements et câblages, mises à jour et réglages. Les pièces et les réparations hors utilisation normale ne sont pas comprises dans cette prestation préventive et peuvent être devisées. Un rapport d’intervention préventive est remis sous 15 jours calendaires.

La maintenance corrective prévoit un numéro non surtaxé selon le niveau de service, une déclaration d’incident par téléphone ou en ligne, et un site personnalisé par bénéficiaire accessible 24 h/24 et 7 j/7. Elle couvre diagnostic, dépannage, garanties, remplacement de pièces, interopérabilité, solutions de contournement, escalades, redémarrage, support des logiciels liés aux équipements et, lorsque le matériel le permet, traitement des alertes. Après chaque intervention, un rapport PDF détaillé et les fiches techniques du matériel éventuellement installé sont remis sous trois jours maximum. Trois niveaux de service sont proposés : Bronze, Argent et Or; le niveau Or suppose qu’un matériel de contournement soit présent et opérationnel sur site ou chez le titulaire. Les engagements mensuels prévoient 95 % d’incidents traités dans les délais et un taux de réouverture de 5 %.