Envoi de courriers recommandés dématérialisé

Le titulaire fournit une solution sécurisée pour préparer, produire et envoyer des courriers recommandés avec accusé de réception, puis suivre et archiver les preuves de dépôt et de réception. L’affranchissement est inclus. Un seul prestataire assure le traitement du courrier jusqu’à l’archivage et le suivi de l’AR.

Traitement, impression et envoi

Les services déposent les courriers individuellement ou par fichier de publipostage. La solution prend en charge les fichiers issus des applicatifs métiers ou de la bureautique, avec documents PDF/PDF-A et XML, et doit être compatible avec les applicatifs des organismes, notamment Corali, USAPE et leurs GED. Elle permet la suppression ou la modification d’un courrier jusqu’à 18 h 30.

Le titulaire fournit le papier, les enveloppes et les documents nécessaires, imprime et met sous pli des courriers de 1 à 25 feuilles recto-verso, puis remet les plis à La Poste. Les feuilles sont en papier blanc A4 de 80 g ; la première page comprend le logo couleur de la Caf émettrice, et les suivantes sont vierges. Les fonds PDF et chartes graphiques sont fournis par les Caf et peuvent évoluer. Les envois couvrent la France et les DOM-TOM ainsi que l’étranger. Le bordereau de prix distingue les plis noir et blanc et couleur, de 1 à 6 feuilles, puis les feuilles supplémentaires au-delà de 6 ; les affranchissements sont également ventilés selon des tranches de poids.

La solution est accessible du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h 30. L’accusé de prise en charge est transmis au plus tard sous 3 jours ; la remise postale intervient dans les 24 heures suivant la relève. En cas de courrier non produit, les plis à reprendre doivent être signalés au plus tard 24 heures après l’envoi initial, avec possibilité de relancer à partir d’un fichier sauvegardé.

Workflow, suivi et preuves

La plateforme et l’imprimante virtuelle permettent de préparer, faire valider et suivre les courriers selon des circuits adaptables aux modèles et aux organisations locales. Les notifications signalent notamment les plis déposés mais non validés et les AR non revenus après un mois. Les utilisateurs peuvent rechercher les courriers par numéro allocataire, nom et prénom, utilisateur ou date d’envoi ; des profils utilisateur, superviseur et administrateur gèrent les émissions, suppressions avant production, paramétrages et statistiques.

Le titulaire numérise les AR, les lie au courrier d’origine et injecte automatiquement l’AR et le courrier dans le dossier allocataire à leur retour. Il archive pendant 10 ans, avec valeur probatoire, les courriers et preuves de dépôt et de réception ; une copie certifiée conforme de l’AR peut être éditée sur demande. Les statistiques sont consultables et exportables sous Excel pendant le marché, conservées au moins deux exercices et extractibles après sa fin. Leur mise à jour est requise au maximum sous 6 semaines pour les courriers et bordereaux de dépôt, et sous 12 semaines pour les AR.

Pour les plis non distribués, le titulaire numérise les AR non délivrés, recherche les plis sans retour d’AR ni PND, réclame quotidiennement à La Poste les preuves manquantes et indexe les réponses. Il archive les duplicatas à force probatoire, produit mensuellement un rapport de gestion des réclamations, suit et recouvre les indemnités d’assurance postale — dont l’indemnité de 16 € en cas de recherche infructueuse — et les reverse aux Caf concernées.

Niveaux de service, assistance et déploiement

Les engagements prévoient que 95 % des documents soient traités dans un délai maximal d’un jour entre la signature du pli et son envoi, et que 99 % ne présentent aucune anomalie de production affectant l’intégrité des pages. L’assistance téléphonique accuse réception d’un signalement sous 2 heures ouvrables au maximum ; en cas de dysfonctionnement, une solution de contournement est proposée sous un jour ouvrable et une solution définitive sous 2 jours ouvrables. Les créations ou modifications de courriers types sont mises en place sous 3 jours au maximum. Les évolutions mineures de l’outil peuvent être intégrées sans surcoût, sous réserve de l’accord des organismes. Les opérations de maintenance préventive sont planifiées pour ne pas gêner l’activité et annoncées 48 heures à l’avance.

Un chef de projet unique coordonne la mise en place et répond aux questions sous 2 jours ouvrés. La solution doit être opérationnelle pour les organismes au 1er mai 2027. L’hébergement doit répondre aux exigences ISO 27001 ; les données qui transitent hors du réseau Caf sont chiffrées selon la norme AES-256. Sont également requis la confidentialité, l’intégrité, la traçabilité des actions, la gestion en mode dégradé et la séparation des accès entre organismes. La solution doit être accessible sur les postes, y compris en télétravail, et privilégier le mode SaaS ou une application web légère sous HTTPS/TLS-SSL.

La formation initiale se déroule sur site et sur le poste des agents, selon un calendrier convenu avec chaque organisme, avec remise de modes opératoires et de guides. Les effectifs indiqués à titre non contractuel sont : Caf de la Seine-Saint-Denis, 3 administrateurs, 5 superviseurs (dont les 3 administrateurs) et 17 utilisateurs ; Caf du Val-d’Oise, 3 administrateurs, 8 superviseurs et 25 utilisateurs ; Caf des Yvelines, 4 administrateurs, 10 superviseurs et 30 utilisateurs. Une formation complémentaire des administrateurs est prévue sur demande au tarif du bordereau.

Le reporting comprend des indicateurs de délais et de qualité, les coûts et volumes par service et par destination (France/étranger), les anomalies, les plis sans AR, les réclamations à La Poste, les refacturations et les dépenses d’affranchissement. Un bilan annuel avec préconisations est prévu, ainsi qu’au moins un comité de pilotage par an. La réversibilité comprend la récupération des archives antérieures, la restitution exploitable des données et le maintien du système pendant la reprise ; sa phase ne peut excéder deux mois.

Les estimations de volume divergent selon les pièces : environ 14 000 recommandés par an pour la Caf de la Seine-Saint-Denis dans le descriptif technique, contre environ 14 000 plis pour l’ensemble du groupement sur 24 mois dans l’acte d’engagement. Ces volumes sont indiqués comme non contractuels.