Entretien, suivi, dépannage et gestion clientèle des installations d’eau potable

Le lot regroupe l’entretien, le suivi, le dépannage, l’astreinte et la gestion clientèle des installations de production, de stockage, de surpression et de distribution d’eau potable, ainsi que du parc compteurs, sur les communes du secteur Sud. Le titulaire est tenu à une obligation de résultat quant au bon fonctionnement des systèmes de pompage, stockage et distribution.

Démarrage, continuité et pilotage

La prise en charge comprend une période de tuilage d’un mois avec l’exploitant sortant, la collecte des plans, documents d’exploitation, données de télésurveillance, consommables et contrats d’électricité nécessaires. L’inventaire initial doit être complété ou corrigé dans les trois mois suivant la prise d’effet, faute de quoi il devient définitif.

Le titulaire assure une astreinte 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, avec prise en charge in situ en moins de 30 minutes pendant les horaires de travail et en moins d’une heure en dehors de ces horaires. En cas de crise liée à la qualité de l’eau ou à une rupture totale d’alimentation de plus de 5 heures, il participe à la cellule de crise, informe les autorités et peut devoir mettre en place une alimentation de secours dans les 24 heures.

Le suivi des interventions est consigné dans une base exploitable sous le SIG de la collectivité, avec notamment intervenant, nature, date, adresse, code RIVOLI, heures de prise en charge et délais de réparation. Les fiches de dépannage sont transmises sous 72 heures.

Production, pompage et stockage

Les stations de pompage et forages font l’objet de visites spécialisées et de contrôles récurrents :

• chaque semaine : chloration, remplacement si nécessaire des produits de désinfection et mesures de chlore sur l’eau traitée ;
• chaque mois : nettoyage des locaux, relevés des compteurs d’eau et d’électricité, maintenance de la chloration et contrôle des niveaux d’huile ;
• chaque trimestre : automatismes, organes de régulation, pompes, organes hydrauliques, automate et télétransmission ;
• chaque année : armoires électriques et certificats de conformité des installations électriques, appareils sous pression, appareils de levage, extincteurs et blocs de secours.

Les espaces verts sont tondus et débroussaillés quatre fois par an et les haies, arbres et arbustes sont taillés une fois par an. Un compte rendu détaillé annuel des visites et contrôles est remis dans les 30 jours calendaires suivant le 1er janvier.

Le remplissage des réservoirs, les pompes, armoires, équipements électriques et organes hydrauliques sont contrôlés préventivement. Chaque réservoir est nettoyé annuellement : vidange ou bypass, brossage, raclage, décapage des dépôts, désinfection, rinçage, remise en eau, contrôle de la qualité de l’eau et rapport sous 30 jours. Les produits doivent être agréés, l’intervention réalisée par deux techniciens spécialisés et les analyses post-nettoyage effectuées par un laboratoire indépendant agréé COFRAC.

Réseau, travaux et compteurs

Le titulaire réalise au démarrage une maintenance approfondie des organes de régulation et remet son compte rendu sous 60 jours. Les ventouses sont ensuite visitées annuellement et les purges de fin de réseau manœuvrées annuellement. Les campagnes de recherche de fuites, sur demande, peuvent utiliser la corrélation acoustique, l’acoustique traditionnelle, le gaz traceur ou la sectorisation nocturne ; un rapport précise localisation, causes possibles, canalisation ou organe concerné et quantification de la fuite.

Les interventions comprennent notamment les branchements neufs, terrassements, réparations de fuites, réparations et remplacements de vannes, bouches de lavage, compteurs, robinets avant compteur et clapets anti-retour. Pour les compteurs, le délai de pose ou remplacement est de 7 jours calendaires après transmission de l’ordre de service. Les interventions sur voirie incluent autorisations, signalisation, protection du chantier, maintien des accès, réfection provisoire sous 48 heures pour les travaux urgents, réfection définitive sous 4 semaines selon les conditions climatiques et essais de compactage documentés.

Le titulaire maintient un indice linéaire de perte inférieur ou égal à 2 m³/jour/km. Il met à jour les plans des réseaux en classe A, selon la projection RGF93-Lambert 93, et les remet au minimum deux fois par an ainsi qu’après les interventions importantes.

Les grosses réparations, renouvellements, travaux neufs, renouvellement du génie civil, équipements de plus de 4 000 € HT et conduites au-delà des réparations urgentes restent à la charge de la Communauté urbaine. Une dotation concerne les équipements de moins de 4 000 € HT, avec bilan annuel et restitution du solde positif en fin de contrat.

Gestion clientèle et facturation

Le titulaire gère les relations commerciales avec les abonnés, payeurs et interlocuteurs des services d’eau potable et d’assainissement. Il tient à jour les fichiers abonnés et usagers, les contrats, les relevés, les données techniques des branchements et les éléments tarifaires, dans des formats compatibles avec les outils de l’EPCI et avec restitution en fin de contrat.

Les compteurs sont relevés deux fois par an, avec un intervalle constant toléré à 7 jours près. Deux factures annuelles regroupent les services d’eau potable et d’assainissement, sur relevés réels et tarifs fixés par l’EPCI. Elles sont adressées au plus tard 15 jours après la fin de la relève ; les factures de clôture, factures particulières, redevances, taxes et factures électroniques pour les tiers publics et professionnels sont également prises en charge.

Le titulaire assure l’encaissement jusqu’à trois mois après chaque campagne, avec paiement en espèces, carte bancaire, portail internet, virement et prélèvement. Les impayés donnent lieu à relances, mise en demeure et transmission à l’EPCI selon les délais contractuels. Les sommes encaissées sont reversées à l’EPCI à la fin du quatrième mois suivant l’émission des factures, puis dans le mois suivant l’émission du titre de recettes.

Données, reporting et télégestion

L’inventaire patrimonial est actualisé chaque année et remis au 31 décembre. Il comprend localisation, description, dates de mise en service et de renouvellement, caractéristiques techniques, coût de renouvellement, durée de vie, état général, aptitude au fonctionnement et défauts éventuels. Il doit être compatible avec le SIG et la GED de la collectivité.

La télégestion doit être compatible avec l’écosystème SOFREL/TOPKAPI du Grand Reims et les communications LACBUS PC. Le titulaire peut utiliser l’accès sécurisé à la supervision du Grand Reims ou une interconnexion sécurisée avec le FR4000 SOFREL. Les comptes rendus mensuels et annuels couvrent notamment données contractuelles, données fonctionnelles, patrimoine, abonnés, volumes, facturation, interventions, réparations, continuité du service et évolution du réseau.