Entretien des équipements de vidéosurveillance

Le marché couvre l’entretien des installations des résidences pour étudiants. Chaque équipement, quel qu’en soit le type, doit être vérifié au moins une fois par an. L’entretien préventif se déroule les jours et heures ouvrés; les interventions d’entretien et de maintenance sont réalisées sur site.

Les contrôles comprennent notamment l’inspection visuelle, l’état des connexions, câbles et fusibles, le nettoyage des moniteurs et caméras, les liaisons distantes lorsqu’elles existent, les enregistrements et alimentations, ainsi que la qualité des transferts logiciels. Le prestataire effectue les mesures et réglages nécessaires. Les dépannages et réparations sont réalisés sur demande dans un délai maximal de 24 heures, hors samedis, dimanches et jours fériés. L’assistance téléphonique est incluse; la télémaintenance l’est si le système le permet.

Pièces, matériel et limites du forfait

Le forfait d’entretien inclut les dépannages, la main-d’œuvre et les déplacements, mais pas la fourniture de pièces ou de matériel. Le prestataire dispose sur site d’un stock de pièces adapté aux équipements à vérifier. Les pièces de remplacement doivent respecter les engagements du fabricant; des pièces différentes sont possibles si leur interchangeabilité dimensionnelle, fonctionnelle et de durabilité a été vérifiée, et si elles sont conformes aux normes en vigueur.

Le bordereau distingue des caméras HD et 4K : dômes IP fixes ou motorisés, modèles factices, caméras sur support mural (fixes, motorisées ou factices) et miniatures de type « tête d’épingle ». Il comprend également des disques durs de 4 To, des enregistreurs 8 voies, des switches 8 ports et des écrans de 22 pouces. Ces équipements y sont listés à l’unité, avec fourniture, pose et déplacement inclus.

Les réparations de remise en état non prévues au contrat suivent les modalités contractuelles de traitement des travaux hors forfait; un devis détaillé soumis à l’accord d’Espacil Habitat est requis pour les interventions concernées. Les travaux de mise en conformité liés à l’évolution des normes font également l’objet d’un devis soumis à son approbation; Espacil Habitat peut choisir une autre entreprise pour les réaliser.

Organisation, continuité et livrables

Le planning est transmis sous format informatique, sous forme de tableau Excel et selon la codification Espacil Habitat, par ensemble immobilier. Le déplacement d’une visite doit être signalé au moins 48 heures à l’avance. L’indisponibilité de tout ou partie de l’installation pendant une intervention est limitée à 48 heures; si ce délai risque d’être dépassé, le prestataire en informe Espacil Habitat et définit avec lui les moyens de sécurité à mettre en œuvre.

Après chaque intervention, le prestataire renseigne un registre transmis au siège d’Espacil Habitat : dates, durées et nature des interventions, observations, travaux, pièces remplacées, modifications et incidents. À chaque intervention, il remet aussi un rapport indiquant les prestations et réparations effectuées ou à effectuer, les éventuels dysfonctionnements constatés, et un rapport photographique détaillé comprenant notamment une photo de l’écran en service et la durée de conservation des images.

Après chaque campagne annuelle, un rapport au format Excel est transmis dans les 15 jours suivant sa fin. Il recense le matériel, les prestations, les visites annuelles, dépannages et remplacements de matériel; les registres des interventions et vérifications sont joints. Après toute modification d’installation, les plans sont mis à jour et transmis sous format numérique. Le titulaire signale les risques d’inefficacité de la surveillance et les non-conformités éventuelles; il doit être représenté lors des expertises demandées par Espacil Habitat et satisfaire aux essais qui pourraient être demandés.

La méthode de stockage et de visionnage des images doit respecter le RGPD et les exigences de la CNIL. Espacil Habitat met à disposition un lieu sécurisé sur chaque site pour le matériel du prestataire. Celui-ci assure la formation de son personnel si nécessaire et répond aux questions du personnel d’Espacil Habitat sur le fonctionnement des installations.