Fusion publipostage, mise sous pli et affranchissement de documents

Collecte et accès aux documents

Enlèvement physique des documents ou mise à disposition via une plateforme sécurisée pour fichiers numériques.
Suivi et gestion des flux de documents mis à disposition, tenue d'un état de stock produit sur demande.

Gestion des stocks et fournitures

Gestion du stock d'imprimés dans les locaux du titulaire et transmission d'états de stock.
Fourniture par le titulaire : papier A4 75–80 g, enveloppes de formats variés (DL privilégiées) ; certains imprimés peuvent être fournis par l'autorité contractante via la plateforme.
Exigence de papier et enveloppes certifiés FSC/PEFC ou en matière recyclée, justificatifs de certification à fournir.

Contrôle qualité et gestion des anomalies

Contrôle préalable des fichiers et des documents transmis.
Signalement des anomalies (fichier absent/corrompu, données de publipostage incohérentes, adresses non conformes, problèmes d'impression/mise sous pli, écarts de volumes) dans un délai maximal de 4 heures ouvrées à compter de la détection.
Possibilité de suspension du traitement en cas d'anomalies non corrigées ; suspension des délais d'exécution le cas échéant.

Fusion, impression et mise sous pli

Fusion publipostage/adressage et impression en noir et blanc ou quadri sans composition de mise en page.
Formats imprimés : A4 ou A3 ; impression possible sur feuille vierge, imprimés avec zones à compléter ou sur pièces pré-imprimées (en-têtes, formats particuliers).
Mise sous pli adaptée à l'objet du courrier (contenus et volumes variables), insertion d'annexes ou QR codes possibles.

Affranchissement et dépôt postal

Affranchissement facturé au réel ; possibilité de groupage avec d'autres clients et recours à solutions industrielles d'affranchissement économiquement optimales.
Bordereau de dépôt exigé ; respect des règles postales en vigueur.

Actions post-traitement et retours

Suivi des accusés de réception et état des recommandés avec reporting continu ; gestion des réclamations à la Poste et preuves de dépôt à la charge du titulaire.
État mensuel (M+1) pour facturation des recommandés avec preuves de distribution (délai approximatif d'obtention des preuves : ~1 mois).
Collecte, tri et restitution des courriers non distribués avec fourniture d'un fichier regroupant les informations pour traitement automatisé.

Volumes indicatifs et cadences

Traitement de catégories d'envois massifs avec prévisions annuelles indicatives : par exemple 3 600 avis d'échéance/an (envoi mensuel, délai traitement 2 jours ouvrés), 5 000 courriers assurance/an, relances : ~36 000 (relance 1) et ~12 000 (relance 2) documents/an, 2 500 rejets de prélèvement/an, 10 000 révisions de loyers/an, enquêtes et relances (ex. 4 000 enquêtes + 1 800 relances/an), décomptes de charge et ajustements (~10 000/an chacun).
Modalités techniques pour chaque catégorie : réception de fichiers PDF dématérialisés, contrôle, impression, mise sous pli, affranchissement et dépôt postal selon délai de traitement indiqué par catégorie.

Traçabilité, sécurité et organisation

Plateforme sécurisée pour l'échange de fichiers de publipostage.
Obligations de traçabilité, confidentialité et sécurité des données lors du traitement.
Reporting et preuves exigés pour assurer traçabilité des remises postales et des recommandés.

Tous les détails du marché

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