Éditique et envoi des avis de quittancement

Le titulaire paramètre la chaîne pour recevoir les fichiers d’avis d’échéance, de régularisation et de relances assurances, les contrôler, les mettre en page, les éditer en PDF, puis organiser leur diffusion papier ou dématérialisée. La préparation forfaitaire couvre les avis (2 mois) et les relances assurances (3 mois). Le démarrage prévoit cadrage, paramétrage et essais à taille réelle ; l’environnement de test est distinct de la production. Les jalons indiqués comprennent sa mise en place au 19 février 2027, des tests du 22 février au 31 mars, la disponibilité des fonctionnalités au 1er avril et une mise en exploitation annoncée pour le quittancement du 23 avril 2027. Le planning mentionne aussi des prestations opérationnelles à compter du 5 avril 2027.

Les fichiers sont transmis par FTP au minimum, SFTP étant souhaité pour sécuriser les échanges. Le titulaire en accuse réception et indique les nombres d’enregistrements et de documents à produire, ventilés entre papier et électronique lorsque cela s’applique. Il contrôle notamment la cohérence des données et le nombre de documents générés, respecte les structures et règles de nommage transmises et peut devoir supprimer un traitement pour permettre le dépôt d’un fichier corrigé.

Les volumes estimatifs d’avis d’échéance sont de 51 000 par mois au démarrage (35 500 papier, dont 25 000 sans TIP et 10 500 avec TIP, et 15 500 par courriel), puis 53 000 en 2031. Ils sont indiqués comme estimatifs et non contractuels. Les relances assurances comprennent une première vague estimée à 4 200 par mois, avec une variation de 400 à 8 500, et une seconde estimée à 600 par mois, avec une variation de 200 à 900.

Mise en page, fichiers et archivage

Les avis sans TIP sont en recto, ceux avec TIP en recto-verso ; les avis de régularisation sont en recto-verso et les relances en recto. Le titulaire respecte les modèles, la charte graphique et les choix d’impression noir et blanc ou couleur, modifiables sans frais de traitement. Il produit les BAT avant 10 h à J+1 : 50 avis d’échéance (25 avec et 25 sans TIP), 50 avis de régularisation lorsque la période s’y prête, 5 relances par fichier de relance et 5 courriels présentés par leur corps. Les BAT sont soumis à validation, puis corrigés si nécessaire.

Chaque document est fourni en PDF séparé. Les dossiers d’archivage sont déposés sur une plateforme sécurisée à la charge du titulaire, récupérable par SFTP ; ils sont conservés 2 mois et comprennent au maximum 5 000 PDF chacun. La taille visée est de 150 ko par document, sans dépasser 350 ko. Un index XML assure la correspondance avec les noms de fichiers ; le format .dwcontrol est prévu et peut évoluer. Le dépôt est effectué avant 17 h à J+1, après vérification de la concordance entre le nombre de PDF et les documents attendus ; le titulaire en informe la DSI. Les PDF doivent pouvoir être consultés et réédités par les équipes de Partenord. À la demande, les avis de Partenium sont archivés dans un fichier séparé.

Fournitures, impression et expédition

Le titulaire fournit ou approvisionne les fonds de page, enveloppes d’envoi, enveloppes TIP et, éventuellement, des annexes. Il suit les entrées et sorties de papier et d’enveloppes dans un registre et remet un état des stocks chaque mois. Le papier pré-imprimé des avis est au format A4, de 80 g, avec un indice de blancheur d’au moins 160 CIE ; l’impression est laser ou jet d’encre haute précision. Les enveloppes suivent les modèles et caractéristiques spécifiés, notamment les formats d’envoi 114 × 229 mm, 229 × 324 mm ou 162 × 229 mm et le format TIP 90 × 182 mm.

L’impression papier concerne les locataires « papier », les envois dématérialisés échoués et, selon les commandes, les annexes et avis de régularisation. Le titulaire regroupe les documents par compte client et doit pouvoir insérer au minimum 6 documents dans un même pli. À la demande, le pli peut réunir avis d’échéance, plusieurs avis de régularisation, annexes, notice d’information et enveloppe TIP retour. Des annexes peuvent être envoyées seules aux locataires dématérialisés, sans impression ni envoi de leur avis d’échéance. Les avis sont pliés en 3 parties pour le format 114 × 229 mm et en 2 parties pour le 162 × 229 mm, sans pli sur le TIP ni microperforation. Les TIP doivent rester lisibles par reconnaissance optique.

Les plis sont remis au prestataire courrier à J+2 avant 18 h selon le contrat d’affranchissement industriel de Partenord ; l’affranchissement est à la charge de Partenord et le récépissé de dépôt en atteste. Le titulaire assure aussi le suivi des envois et fournit les récépissés.

Courriels, suivi, tests et pilotage

Pour les locataires dématérialisés, le titulaire envoie un courriel personnalisé de mise à disposition sur l’extranet : mensuellement pour les avis d’échéance et relances, et lors des envois annuels de régularisation. Le descriptif prévoit un lien vers l’extranet sans pièce jointe ; un tableau de résultats mentionne toutefois un courriel avec pièce jointe. Les échecs de transmission donnent lieu à un envoi papier dans les délais impartis. Une plateforme de suivi en temps réel indique notamment les courriels envoyés, reçus, lus et ouverts, et sa maintenance incombe au titulaire.

Le reporting mensuel des avis d’échéance et des relances, ainsi que le reporting des régularisations, est remis le premier jour ouvré du mois suivant. Il récapitule dates et volumes, envois papier et électroniques, échecs et leurs causes, situations particulières et synthèse des dysfonctionnements. Le titulaire crée et maintient l’application Web Service de suivi et de validation de la chaîne ainsi qu’un environnement de test ; les tests produisent des PDF sans impression ni envoi aux locataires, avec fichiers au format demandé. Les changements de libellés, règles de gestion et formats peuvent être commandés ; les délais des tests suivent ceux de la production. Le pilotage couvre calendrier, qualité, choix techniques et coordination ; un comité se réunit annuellement après la phase de test, et le titulaire rédige les comptes rendus.