Édition et expédition de CESU et CAP

• CESU « mode d’accueil petite enfance » et « mode d’accueil périscolaire », destinés au paiement d’assistantes maternelles agréées, de structures collectives de petite enfance ou de structures collectives périscolaires ;
• CAP « aide alimentaire », « vêture » et « hygiène », destinés au paiement de biens proposés notamment dans les enseignes de proximité, grandes surfaces et chaînes de restauration.

La valeur faciale des CESU est de 10 € ou 50 € selon la commande. La valeur faciale des CAP est de 5 €, avec une validité dans toute la France. Les valeurs faciales peuvent être modifiées à la demande de l’acheteur, avec intégration des modifications dans un délai de 30 jours suivant la notification de l’avenant.

Les titres doivent être sécurisés, infalsifiables, conformes aux normes françaises et communautaires en vigueur et munis d’un dispositif agréé rendant leur reproduction impossible. Les CAP sont valables au minimum 12 mois, du 1er janvier au 31 décembre du millésime, et les CESU au minimum 13 mois, soit une année civile plus le mois de janvier suivant.

Chaque titre comporte notamment l’adresse et le logo du Département de l’Essonne selon la charte graphique, la mention « Crédits d’insertion » ou « Pack sortie », les nom et prénom du bénéficiaire, le numéro du titre, l’année de validité et la mention « Valable en France ». Les CAP comportent en outre la mention « Alimentation, Vêture, Produits d’hygiène ».

Les carnets indiquent le nombre de titres qu’ils contiennent et leur valeur totale. Ils intègrent les éléments de personnalisation du dispositif concerné, un édito du Conseil départemental et une page pouvant valoriser un autre dispositif d’insertion ou une communication de l’acheteur. Toute modification de logo ou de mention est intégrée sur ordre de service, avec maquettes soumises à validation et sans surcoût lorsque la demande respecte le préavis prévu.

Information des bénéficiaires et expédition

Chaque envoi comprend une plaquette d’information claire et précise sur le fonctionnement des CESU ou CAP, avec un accès par QR code ou une adresse de site internet. Le titulaire met également à disposition sur son site une liste actualisée des prestataires affiliés acceptant les titres.

Les chéquiers sont expédiés en pli ordinaire au domicile des bénéficiaires désignés. L’expédition intervient dans le délai proposé par le titulaire et ne peut en aucun cas dépasser 5 jours ouvrés à compter de la réception de la commande dématérialisée.

Les retours NPAI sont signalés au moins chaque semaine par courriel à l’acheteur, avec un fichier Excel permettant de déterminer la suite à donner : nouvel envoi, envoi à une autre adresse ou annulation. L’acheteur retourne le fichier complété au titulaire.

L’acheteur peut demander la reprise des CESU ou CAP non utilisés. L’offre doit préciser les modalités de reprise, d’échange et de remboursement des titres périmés ou non utilisés.

Commandes, suivi et reporting

Une solution sécurisée de passation dématérialisée des commandes doit être mise à disposition dans le respect du RGPD. En cas d’indisponibilité, une boîte générique de messagerie sécurisée permet la transmission des fichiers de commande, tandis que le titulaire rétablit la solution dans les meilleurs délais.

La plateforme informatisée de suivi et de reporting permet notamment :

• la consultation des commandes par bénéficiaire, date, type de chèque et dispositif ;
• les analyses statistiques, extractions, requêtes et le suivi des titres non utilisés ;
• la consultation en temps réel de la date d’expédition effective ;
• le suivi, par bénéficiaire, année civile, type de chèque, dispositif et numéro de titre ;
• le suivi de la mise en production, de la date d’utilisation, de l’intervenant rémunéré et de la consommation de chaque titre ;
• l’enregistrement, pour chaque titre annulé, de la date et du motif d’annulation, notamment NPAI ou demande de l’acheteur.

Le titulaire conseille l’acheteur à toutes les étapes, contrôle ses prestations et communique, sur demande, tout document permettant d’en vérifier la réalité. Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives ; l’admission est réputée acquise en l’absence de décision écrite contraire dans les 10 jours ouvrés suivant la réalisation ou l’expédition des chéquiers.