Documentation pour le GEIPAN

Le titulaire intervient sur les étapes documentaires du traitement des témoignages, depuis la réception et la vérification des données jusqu’à la préparation, la publication et l’archivage des dossiers. Le fonds comprend notamment plus de 40 000 documents répertoriés et environ 3 400 cas publiés ; le CCT indique environ 100 à 150 nouveaux cas d’étude par an.

Traitement des cas et préparation à la publication

• À la réception, vérifier l’import des données, saisir si nécessaire les éléments manquants ou erronés, contrôler la cohérence initiale des déclarations et vérifier les autorisations de publication.
• Préparer les publications dans la base : reprendre le contexte, la synthèse et la justification de classification, sélectionner les documents à publier et contrôler la cohérence des rapports, documents et données.
• Après validation du responsable GEIPAN, relire et finaliser les dossiers, anonymiser les documents destinés à la publication (notamment PV, questionnaires et rapports), repérer les besoins d’anonymisation d’images ou de vidéos, nommer les fichiers selon la nomenclature prévue et rédiger les résumés web et éléments de synthèse/conclusion.
• Contrôler les données, le contexte, la rigueur et la cohérence, puis renseigner les autorisations finales. La publication et sa vérification a posteriori suivent une procédure établie avec le support informatique et SI du GEIPAN.

Appui documentaire et archivage
Pour les cas anciens ou en cours d’instruction, mettre les documents d’archives à disposition des enquêteurs et experts, rechercher des cas similaires, préparer et transmettre les pièces avec un résumé de l’observation et une première proposition d’hypothèse en aide à la pré-caractérisation. Contrôler la cohérence de l’avancement dans la base, notamment les affectations et les changements d’étape.

L’archivage comprend les dossiers papier des cas « NC » et « RT », la collecte des documents reçus et imprimés pour destruction, ainsi que l’archivage final des dossiers avec originaux. L’archive GEIPAN est numérique, à l’exception des documents originaux. En fin de processus, vérifier le statut de publication en base et le classement des dossiers sur le réseau ; signaler les difficultés d’enregistrement au support SI.

Contributions complémentaires
Le titulaire peut contribuer aux réunions de travail, aux webconférences avec les enquêteurs (typiquement une par mois pour l’équipe GEIPAN), aux réunions du collège d’experts et à l’appui documentaire des enquêtes. Hors processus de témoignage, les tâches comprennent des recherches et synthèses de documents pour les médias, réseaux sociaux, interviews, écrivains ou étudiants, ainsi que la récupération, l’indexation et l’archivage de fichiers dans les vidéothèques et photothèques du CNES.

Les contributions aux outils portent sur l’amélioration du fonctionnement et des bases, du wiki des enquêteurs, du questionnaire et du site web, y compris l’identification d’erreurs et la participation aux recettes de mises à jour de GEIPEX et du site. Les ateliers enquêteurs représentent 2 jours, une fois par an. Des fiches d’information d’actualité et d’événement sont également réalisées pour le site web ; le titulaire peut participer ponctuellement à des événements du GEIPAN.

Organisation, livrables et interfaces
Les données des prestations nominales et des variantes liées au processus sont renseignées dans les formulaires des bases CNES/GEIPAN, la ruche $GEIPAN et les systèmes d’échange de fichiers. Les documents des variantes hors processus sont remis en formats numériques bureautiques (Word, Excel, PowerPoint ou PDF). Le compte rendu d’activité trimestriel présente les faits marquants et la gestion de l’activité, le bilan technique et les volumes, la synthèse financière et l’état de facturation, ainsi que le suivi des actions et le retour d’expérience ; il est remis pour acceptation au CNES.

Des réunions de coordination sont organisées tous les deux mois et un point contractuel annuel est prévu. Une présence sur site CNES est fortement recommandée, en moyenne une journée par semaine, et nécessaire pour certaines tâches. Le CNES fournit et maintient le PC portable permettant l’accès aux systèmes concernés, ainsi que les moyens de téléphonie et de liaison à distance indiqués au CCT ; aucun EPI n’est nécessaire.