Refonte d’une plateforme de gestion des médias audiovisuels (DAM)

Mise en place d’une solution de gestion et de diffusion des ressources audiovisuelles, avec intégration à l’écosystème informatique et métier, déploiement, mise en service, migration des données, documentation, formation et transfert de compétences. Une réponse unique est attendue pour l’ensemble du périmètre. Les prestations de documentalistes relatives à la gestion des fonds et à l’aide courante aux utilisateurs ne sont pas incluses, même si la formation de ces profils est prévue.

La plateforme doit prendre en charge photos, vidéos, audio et autres types de médias, avec fiches média (titre, légende, crédits, date), dossiers et sous-dossiers, thématiques, recherche simple et avancée, filtres et classement par pertinence. Elle doit permettre l’accès aux détails, le téléchargement selon le format et la qualité choisis, ainsi qu’un panier de favoris téléchargeable. L’interface est personnalisable à l’image de l’organisation, en français et en anglais; les navigateurs web modernes, dont Edge, sont visés.

Les accès doivent être gérés par profils : SSO pour les utilisateurs internes, accès externes et accès grand public, avec consultation publique anonyme possible et droits appliqués aux médias également lorsqu’ils sont consultés depuis des outils interconnectés. Les intégrations visent notamment JIRA, Confluence, SharePoint, GUID et une plateforme d’IA, au moyen de normes et d’interfaces documentées. Des tableaux de bord, leur suivi et leur export sont également attendus. Les capacités complémentaires comme l’import en masse, la suggestion de métadonnées ou le séquençage vidéo sont présentées comme optionnelles ou recommandées dans les exigences.

Fonds, migration et capacité

La migration est estimée à 62 To. Les volumétries actuelles indiquées sont d’environ 8 To pour la photothèque, 32 To pour la vidéothèque, 3 To pour les modèles 3D et 20 To pour le Centre Spatial Guyanais, ainsi que moins de 1 To pour les projets. La croissance annuelle estimée dans la nouvelle solution est de 5 To pour le service Communication et de 6 To pour le service Optique Vidéo. Le titulaire décrit sa stratégie et ses outils de reprise des médias, métadonnées statiques, hiérarchies et historiques. La préparation préalable des fonds — suppression des doublons, documents non validés, rushes et versions de travail, classement et finalisation de l’indexation — est annoncée comme réalisée par les équipes de l’acheteur.

Pour une solution Cloud, le besoin mentionne aussi une estimation de 50 To au démarrage : ce dimensionnement est à rapprocher de l’estimation de migration de 62 To. Le stockage doit couvrir des données consultées fréquemment et des données archivées ou peu consultées; les données stockées dans le Cloud doivent être chiffrées avec des algorithmes reconnus, par exemple AES-256, et des clés gérées de manière sécurisée. L’hébergement hors UE n’est pas autorisé et le territoire français est prioritaire. La solution Cloud doit être qualifiée SecNumCloud ou, à défaut, faire l’objet du questionnaire prévu et de sa validation par l’architecte sécurité.

Pour une solution sur infrastructure interne, les VM Windows sont dimensionnées à 4–8 vCPU et 4–16 Go de RAM, les VM Linux à 1–12 vCPU et 2–16 Go de RAM; une répartition des activités sur plusieurs VM est recommandée. La base doit être PostgreSQL ou MariaDB dans une version admise, avec préférence pour PostgreSQL et une version supérieure à PG15. Les échanges s’appuient sur des protocoles usuels sécurisés et des API REST ou gRPC; les flux réseau nécessaires sont documentés.

Réalisation, recette et livrables

Le poste de mise en service couvre conception, réalisation, qualification, déploiement, migration, documentation, formation et transfert de compétences. Le calendrier de référence prévoit PDR à T0+2 mois, CDR à T0+3, QR à T0+5, AR à T0+7, ORR à T0+9 et CRR à T0+12. La mise en service et la migration doivent intervenir au moins un mois avant la fin contractuelle des solutions existantes en décembre 2027; une première ouverture de service est visée au 1er décembre 2027 au plus tard. Le titulaire propose son planning et justifie les écarts éventuels à ces jalons.

Les jalons comportent des revues de conception, réalisation, qualification, déploiement, ouverture de service et clôture. Les recettes comprennent des revues de préparation et de clôture des essais; les résultats d’essais alimentent les décisions de passage de phase. Le plan de tests couvre notamment tests unitaires, non-régression, performance, fonctionnels, sécurité, interfaces et migration, avec automatisation privilégiée lorsque possible. Les livrables sont remis complets au plus tard 10 jours ouvrés avant le jalon cible; la documentation produite est hébergée sur les outils prévus et devient la propriété de l’acheteur.

Support et maintenance logicielle

Le support de niveau 1 (informations, documentation, réinitialisations et demandes simples) passe par téléphone et ticket, en jours ouvrés. Le niveau 2 assure notamment administration, configuration, mises à jour, sauvegardes, supervision et gestion des incidents; il travaille par ticket et prévoit une astreinte le week-end et hors horaires ouvrés pour les incidents graves et majeurs. Le titulaire assure le niveau 3 : diagnostic, analyse et correction des incidents, solutions palliatives et définitives, traitement des évolutions, amélioration de la maintenabilité et mise à jour documentaire. Le support de niveau 3 et le catalogue de services sont proposés par le titulaire.

Les délais contractuels de résolution indiqués sont d’un jour pour un incident majeur, de quatre jours pour un incident standard et de dix jours pour un incident mineur. Les demandes d’évolution donnent lieu à une proposition de modification sous cinq jours ouvrés pour une évolution mineure et dix jours ouvrés pour une majeure, cette dernière correspondant à plus de 10 jours de charge de mise en œuvre et de tests unitaires. Les livraisons comprennent la documentation descriptive, les sources et binaires, les moyens de génération, procédures d’installation et de retour arrière, procédures d’exploitation, cahier de recette, résultats d’essais et documentation impactée. La recette vérifie notamment les procédures d’installation, les modifications et l’absence de régression.

Pour le Cloud, la plage de service garantie est continue 24 h/24; la GTR est de quatre heures pour un incident majeur ou une coupure rendant le service inutilisable. Le contrat prévoit des pénalités supplémentaires si le taux de disponibilité annuel est inférieur à 99,7 %. Des bilans mensuels et annuels de la plateforme sont également prévus.

Exigences de sécurité, données et conduite du changement

La réponse doit documenter la conformité aux exigences et les méthodes de vérification. Sont notamment prévus : sécurité homogène entre environnements, qualification avant mise à jour, journalisation interopérable et centralisée, sauvegarde/restauration, gestion des accès selon le moindre privilège et tests de sécurité avant mise en production. Le titulaire doit fournir les documents d’exploitation et d’architecture, fiches de connaissance, manuels et fiches utilisateurs. Le plan de formation et de transfert de compétences est adapté aux administrateurs, équipes d’exploitation et de support, documentalistes, contributeurs et visiteurs. Les traitements de données personnelles restent soumis aux instructions documentées de l’acheteur; le titulaire ne modifie ni ne supprime ces données sans autorisation préalable et ne les cède ni ne les exploite commercialement.

Besoins complémentaires

Le bordereau de prestations complémentaires peut notamment porter sur du stockage ou des licences supplémentaires, de nouveaux modules ou formats média, des études, expertises, accompagnements et formations. Chaque besoin est précisé et fait l’objet d’une proposition technique et financière à accepter avant contractualisation.