Distribution non adressée de publications municipales

La prestation consiste à distribuer sans adressage le journal municipal « Vaulx-en-Velin Journal » ainsi que, ponctuellement, d’autres documents d’information de la Ville, sur l’ensemble du territoire communal ou sur des secteurs déterminés.

Le journal est un bimensuel de 21 numéros par an, paraissant en principe le premier et le troisième mercredi de chaque mois, sans parution à la mi-juillet ni en août. Il est imprimé à 22 000 exemplaires et distribué à environ 19 500 exemplaires par tournée en boîtes aux lettres. Ses caractéristiques sont les suivantes :

• 16 pages, papier presse, format tabloïd
• Format ouvert : 530 × 330 mm ; fermé et utile : 265 × 330 mm ; livré : 265 × 165 mm
• Poids unitaire estimé : 60 g
• 2 500 exemplaires remis le matin de la parution au service Communication de la Ville

Les journaux sont livrés au titulaire par l’imprimeur de l’acheteur le mercredi matin de leur parution. Des suppléments encartés à l’américaine peuvent être ajoutés. Le calendrier des parutions est transmis au titulaire et peut exceptionnellement être modifié ou annulé pour des raisons techniques ou d’actualité.

Les autres supports peuvent être distribués avec le journal ou indépendamment : courriers officiels A4 ou sous enveloppe DL, C5, C4 ou C6/5, cartons d’invitation, flyers A5, dépliants, brochures et autres documents d’information. Le titulaire les récupère auprès de la direction de la Communication et lui communique, après réception de la commande, les dates de début et de fin de distribution.

Modalités de distribution

Le titulaire doit assurer la totalité de la distribution dans toutes les boîtes aux lettres d’habitation du périmètre défini par le bon de commande, y compris celles portant le visuel « Stop Pub ». Les boîtes aux lettres d’entreprises peuvent être incluses occasionnellement.

La distribution est réalisée en boîtes aux lettres, sans dépôt en tas, notamment dans les entrées d’immeubles, aux pieds des escaliers ou au-dessus et au-dessous des boîtes. Elle est effectuée en solo, sauf couplage avec un autre document de la Ville. Le journal ne peut être encarté dans un document extérieur à la commune ni contenir un document extérieur. La distribution exclusive dans une tournée dédiée aux documents de la Ville est exigée par défaut.

Le titulaire dispose d’un lieu unique et adapté pour stocker les documents pendant la distribution, à l’abri des détériorations. Le personnel adopte un comportement courtois et respectueux envers les administrés.

Accès, délais et suivi

Avant la première distribution de chaque nouvelle année du contrat, le titulaire fournit un plan sectorisé indiquant le nombre de boîtes aux lettres par secteur ainsi qu’un relevé exhaustif des boîtes inaccessibles ou difficiles d’accès. Il mène les démarches nécessaires auprès des syndics, bailleurs et gardiens pour obtenir les codes, passes Vigik et coordonnées utiles, et assure une veille sur les immeubles neufs. Les changements d’accès sont suivis pendant l’exécution ; les adresses restant inaccessibles et les motifs sont communiqués à l’acheteur.

Les délais maximaux sont les suivants :

• Distribution complète du journal : 19 500 à 20 000 exemplaires, dans les 60 heures
• Distribution complète d’un autre document : 19 500 à 20 000 exemplaires, dans les 60 heures
• Distribution partielle d’un autre document jusqu’à 5 000 exemplaires : 24 heures
• Distribution partielle d’un autre document au-delà de 5 000 exemplaires : 48 heures

Les délais courent à compter de la livraison ou de la mise à disposition des documents. La quantité d’exemplaires peut évoluer avec la démographie communale. Un délai supplémentaire peut être accordé pour des conditions météorologiques difficiles ou un retard de l’imprimeur.

Après chaque distribution, le titulaire remet un compte rendu détaillé indiquant les difficultés, incidents, lieux inaccessibles et motifs d’impossibilité. Il adresse également, dans la mesure du possible, la trace GPS des distributeurs. En cas de réclamation pour non-réception, il redistribue les exemplaires manquants aux adresses concernées dans les 24 heures suivant l’alerte, sans frais supplémentaires, puis rend compte de la suite donnée.

L’acheteur peut effectuer des contrôles pendant ou après la prestation, sur site avec un représentant du titulaire préalablement informé, ou par sondage auprès d’un panel d’habitants. Le titulaire met en œuvre ses propres contrôles pour chaque type de document.

Performances environnementales

Le titulaire met en œuvre les mesures prévues dans son mémoire technique pour réduire l’empreinte des tournées, notamment la formation des distributeurs à la conduite éco-responsable, l’obtention du permis vert ou l’utilisation de véhicules moins polluants. Ces procédures deviennent contractuelles pendant toute la durée de l’accord-cadre.