Boîtage et diffusion de journaux municipaux

Le journal « Vitry le Mensuel » est distribué à raison de 11 numéros par an, actuellement au format A4, susceptible d’évoluer avec la maquette. Environ 41 100 exemplaires sont distribués, à raison d’un exemplaire par boîte aux lettres, y compris dans les halls d’immeubles à code. Lorsque des supports complémentaires sont ajoutés, l’ensemble est mis sous blister avant diffusion.

Les documents doivent être glissés intégralement et non pliés dans les boîtes. Aucun exemplaire ne doit être laissé devant les portes, sous les portes, dans les halls, sur le haut des boîtes aux lettres ou sur la voie publique.

La livraison des journaux intervient au magasin municipal la veille de la diffusion. Le titulaire les retire, accuse réception, organise la campagne sur l’ensemble de la ville ou sur les quartiers désignés, puis remet un planning de diffusion par quartier. Il conserve des exemplaires pour les redistributions et rapporte les exemplaires non distribués le dernier jour ouvré du mois.

Imprimés divers et brochures

Les guides, brochures, flyers et lettres d’information non adressés sont diffusés sur toute la ville ou dans une zone ciblée. Les quantités prévues au bordereau comprennent notamment des campagnes de 100, 500, 1 000, 2 000, 5 000, 7 500, 10 000, 20 000, 30 000, 33 900, 41 100 ou 43 000 exemplaires, selon la demande. Les tarifs distinguent notamment les poids inférieurs à 15 g, de 16 à 30 g, de 31 à 100 g et supérieurs à 100 g.

Pour une distribution ciblée, la Ville remet un plan de zone. Le titulaire chiffre le nombre exact de supports à prévoir et transmet son chiffrage dans les 24 heures, ou sous 3 heures en cas d’urgence lorsque la demande intervient avant 17 heures, avec transmission au lendemain si elle intervient à partir de 17 heures. Les imprimés sont retirés à l’imprimerie municipale, à l’Hôtel de Ville ou au magasin municipal.

Affiches dans les immeubles

Des affiches A3 ou A4 sont posées dans les immeubles collectifs disposant d’un accès VIGIK ou équivalent, après autorisation du gardien ou de la copropriété. Elles sont installées sur des surfaces vitrées, du carrelage ou des panneaux d’immeuble, avec une méthode adaptée à la surface. Les adhésifs sont interdits sur les peintures fragiles. Les anciennes affiches doivent être retirées avant toute nouvelle pose ; les dégradations et la remise en état par une entreprise habilitée et certifiée sont à la charge du titulaire.

Pour chaque demande, le titulaire reçoit un courriel détaillé, transmet son devis dans les 24 heures ou dans les 2 heures en urgence, retire les affiches au lieu indiqué et signale les difficultés après diffusion. Le contrôle porte notamment sur la qualité de l’affichage, les surfaces utilisées et l’accord du gardien.

Recensement, accès et contrôle

Avant la première diffusion « toutes boîtes », un fichier Excel recense les zones desservies, rues, immeubles collectifs et privés, pavillons et quartiers. Les listes sont ensuite mises à jour pour l’ensemble de la ville, les quartiers et les immeubles collectifs publics et privés, avec le nombre de boîtages par rue, en distinguant si nécessaire le parc social et privé. Les données doivent permettre le filtrage et le tri.

Le titulaire fournit ses propres badges, son système VIGIK® ou un système équivalent, ainsi que les autorisations d’accès. Il prend contact avec les gestionnaires d’immeubles, conserve la traçabilité de leurs accords et respecte la charte VIGIK. Les attestations de possession des systèmes d’accès sont remises dans le mois suivant l’attribution et les demandes et autorisations d’accès aux copropriétés privées dans les deux mois.

La Ville vérifie systématiquement la distribution auprès d’un panel d’habitants et peut demander une redistribution gratuite sous 2 jours ouvrés sur les secteurs ou adresses non desservis. Le titulaire effectue également des contrôles aléatoires dans les immeubles et pavillons, désigne un référent affecté à la Ville et remet, en cas de difficulté, un compte rendu sous 48 heures précisant les adresses non desservies, les incidents, les problèmes d’accès, le temps, les effectifs et l’organisation mobilisés. Des distributions urgentes peuvent être demandées les week-ends et jours fériés.