Distribution d'un magazine d'informations intercommunales

La prestation porte sur la diffusion, au fur et à mesure des bons de commande, d’un à plusieurs numéros annuels du magazine d’informations intercommunales. La distribution doit couvrir toutes les boîtes aux lettres des communes membres, avec une couverture totale ou la plus large possible. Elle peut également comprendre la livraison de numéros dans les sites municipaux et à l’accueil du siège de la communauté urbaine.

Le titulaire assure la réception et la centralisation locale des supports, le contrôle des dépôts, la répartition, la distribution, le contrôle qualité, le suivi et la responsabilité de l’opération. Il doit également actualiser le nombre de boîtes aux lettres et la couverture des communes, réaliser des enquêtes et remettre des bilans ou rapports d’opération.

Supports, conditionnement et volumes

Le magazine est au format 21 × 29,7 cm, comporte 32 pages et est imprimé en quadrichromie recto verso, couvertures comprises. Les papiers prévus sont notamment le couché moderne mat 135 g/m², le couché moderne mat 115 g/m² ou le satiné 115 g/m², avec une possibilité de grammage inférieur. Le papier est 100 % PEFC Certified et la reliure est réalisée par piqûre à 2 points métal.

Les tirages sont compris entre 130 000 et 200 000 exemplaires. Les exemplaires sont conditionnés en paquets ficelés sur palettes de 0,80 × 1,20 m. Certains numéros peuvent être accompagnés d’autres supports et mis sous film ensemble.

Les bordereaux distinguent les distributions en boîtes aux lettres et les dépôts sur sites municipaux, pour les supports de 135 g et de 115 g. Les fourchettes varient selon les communes : elles vont notamment de 50 à 200 exemplaires pour les plus petites communes, jusqu’à 50 000 à 60 000 exemplaires pour Perpignan. Les dépôts municipaux sont généralement compris entre 10 et 100 points de dépôt, avec des fourchettes pouvant atteindre 200 à 500 exemplaires selon la commune. Le DQE retient quatre livraisons estimatives pour chaque ligne.

Coordination et contrôle

Les conditions de livraison, le conditionnement, les contacts et les coordonnées sont arrêtés entre l’imprimeur, la communauté urbaine, sa direction de la communication et le distributeur. Un rétroplanning fixe les dates de distribution du lundi au vendredi ; les supports doivent être livrés chez le distributeur au plus tard le jour convenu avant la semaine de distribution. Un bon d’enlèvement ou document équivalent est cosigné par les intervenants concernés.

Le titulaire suit les quantités reçues et les écarts. En cas de surplus ou de manque, la décision de distribuer les documents supplémentaires ou de supprimer certains secteurs est prise avec l’imprimeur et la direction de la communication. Aucun support ne peut être détruit sans autorisation écrite. Les états doivent rester disponibles pour l’acheteur.

Toute réclamation doit être prise en compte immédiatement et faire l’objet d’un compte rendu par courriel ou courrier. L’offre doit décrire le processus de traitement des réclamations. La distribution doit être réalisée dans un délai maximal de 13 jours à compter de la réception des magazines par l’imprimeur, avec possibilité pour le candidat de proposer un délai inférieur. L’imprimeur dispose par ailleurs d’un délai maximal de 15 jours après remise du fichier pour livrer les supports au distributeur. Les situations d’urgence nécessitent une organisation réactive et un délai en jours ouvrés proposé par le candidat.

Les prestations sont vérifiées quantitativement et qualitativement lors de la livraison ou de l’exécution du service, par examen sommaire. Les résultats réalisés dans le cadre de l’accord-cadre sont cédés à titre exclusif au pouvoir adjudicateur.