Distribution de documents institutionnels

La prestation consiste à distribuer les supports d’information municipale — lettres, plaquettes, dépliants et autres documents — dans les boîtes aux lettres des foyers. La couverture doit être complète, homogène et atteindre 100 %. Le parc est actuellement estimé à environ 15 500 boîtes aux lettres et doit être actualisé au fil de son évolution.

Organisation des distributions

Le titulaire organise ses tournées et fournit un tableau du nombre de boîtes aux lettres par quartier, qu’il met à jour. À la demande, il doit pouvoir décompter celles d’un secteur comportant une ou plusieurs adresses et transmettre l’information dans un délai maximal de 24 heures. Les délais de distribution ordinaires sont proposés par le candidat, par quartier et selon le nombre de boîtes à desservir ; ils deviennent contractuels et aucune interruption de prestation n’est admise.

Pour une demande urgente, le délai entre la demande et la mise en boîte doit être inférieur à 24 heures pour un quartier et à 48 heures pour toute la ville. Les distributions sont réalisées du lundi au samedi, selon les besoins. Les documents sont habituellement enlevés au lieu indiqué par la Ville ; des enlèvements exceptionnels dans d’autres lieux peuvent être demandés.

Ressources, contrôle et suivi

Le personnel doit être qualifié et identifiable ; le titulaire prévoit les matériels adaptés, notamment pour le déplacement, le déchargement et la manipulation des documents. Il désigne un référent et participe à la réunion de démarrage.

• Le titulaire suit les réclamations, identifie les oublis ou défauts de distribution et met en œuvre les corrections nécessaires. Toute distribution non conforme peut être refusée et doit être remplacée aux frais du titulaire.
• Un état d’activité transmis par courriel à la Direction de la Communication récapitule les statistiques de distribution par quartier et le nombre de boîtes aux lettres ; les champs sont confirmés avec la Ville.