Diffusion e-mailing et espace presse hébergé

Le marché comprend la mise en place et l’exploitation d’une solution intégrée pour diffuser des campagnes par e-mail et publier des contenus sur un espace presse hébergé, rattaché au site de l’acheteur. La prestation forfaitaire couvre le paramétrage, la reprise de l’existant, l’accompagnement à l’usage et une formation d’une demi-journée pour un maximum de 5 participants. Le service doit assurer la continuité des diffusions et la conservation de l’historique, sans perte de données ni interruption lors de la reprise et de la réversibilité.

Campagnes e-mail et gestion des contacts

La plateforme permet les envois sans limite de nombre de diffusions ni de destinataires, avec pièces jointes ou contenus intégrés : communiqués, dossiers et invitations presse, newsletters, photos, images et vidéos. Les invitations peuvent comprendre un RSVP et le suivi des inscriptions. Les envois et publications sont programmables à l’avance.

• Accès simultané sans limite de nombre d’utilisateurs, avec droits différenciés selon les profils et restrictions possibles sur l’accès aux listes de diffusion.
• Import et gestion des contacts manuellement, par tableaux XLS/CSV ou par interface avec une base externe ; dans ce dernier cas, mise à jour quotidienne de la base de journalistes.
• Relances ciblées, notamment vers les contacts n’ayant pas reçu l’envoi initial, et statistiques de réception, lecture et interactions.
• Modèles d’e-mails prêts à l’emploi, modifiables rapidement, pouvant intégrer les logos d’autres institutions et conserver les logos déjà utilisés.

Espace presse et contenus

L’espace répertorie les diffusions, classées chronologiquement et filtrables selon les thèmes, types, dates ou autres critères demandés. Il permet de publier, modifier, dépublier et archiver les contenus et fichiers associés, notamment documents PDF, photos et vidéos. Un moteur de recherche et le référencement par les moteurs de recherche sont prévus ; l’espace doit pouvoir être ajouté à la base de données de l’agent IA en développement.

L’espace peut intégrer un formulaire de contact ou un bloc renvoyant vers une adresse générique ; si un formulaire est retenu, les demandes sont transmises par e-mail aux agents du pôle presse. Il comprend les derniers posts des réseaux sociaux et, si demandé, un fil dédié. Une médiathèque de photos, vidéos et images permet le classement par date ou thème, le renommage et le balisage des images, ainsi que leur téléchargement avec indication éventuelle des crédits. Elle est connectée à la médiathèque existante pour faciliter les transferts.

Évolutions, exploitation et suivi

Les évolutions demandées peuvent inclure l’éditorialisation de l’espace, des actualités, des sliders, la hiérarchisation des informations, l’accès d’opérateurs à la plateforme et le suivi des éléments diffusés par opérateur. Sont également envisagés des agendas avec inscription en ligne, des campagnes spéciales avec jeux-concours et tirages au sort, la protection des données individuelles, de nouveaux modèles et une base d’images. Les prestations unitaires d’évolution sont réalisées dans un délai maximal d’un mois après bon de commande ; le délai est de 3 jours ouvrés pour les campagnes e-mail particulières.

Le titulaire assure la maintenance et le bon fonctionnement de la plateforme, le suivi de l’audience des campagnes et des publications et des bilans sur des périodes au choix, du quotidien à l’annuel. Il met à disposition un contact direct mobilisable en urgence et un contact administratif/financier. La disponibilité de la plateforme doit atteindre au minimum 99 %. Les délais d’intervention attendus sont de 30 minutes pour une anomalie bloquante, 4 heures pour une anomalie majeure et 24 heures pour une anomalie mineure ; des pénalités sont prévues pour les anomalies bloquantes ou majeures.