Achat et diffusion d’espaces publicitaires

Le lot couvre les campagnes de communication de la Ville, depuis les recommandations et la planification jusqu’à l’achat mandaté des espaces, leur suivi et le bilan. Les commandes de conseil et d’accompagnement stratégique sont émises par bons de commande ; les achats d’espaces, avec les prestations liées à la campagne, font l’objet de marchés subséquents. Les achats d’annonces de recrutement relèvent du lot 2.

Le conseil peut formuler des propositions adaptées à l’avancement du projet et aux temps forts. Lorsqu’un plan média est élaboré, il traduit la stratégie en supports, formats, dates, emplacements, ciblages et budgets. Il comporte notamment les caractéristiques et la diffusion des supports recommandés, un rétroplanning, ainsi que les coûts bruts et négociés estimés. Le plan média est compris dans la rémunération liée à l’achat d’espace, même si aucun conseil préalable n’a été commandé. Trois allers-retours de corrections sont prévus une fois le plan conforme au brief ; les corrections supplémentaires peuvent être facturées selon le BPU.

Négociation, réservation et diffusion

Le titulaire recherche des espaces et emplacements adaptés aux objectifs, aux cibles, à la qualité éditoriale des supports et à l’image de la Ville. La Ville valide les supports envisagés. Après validation du plan, les ordres d’achat sont passés dans un délai maximal de 3 jours ouvrables. Le titulaire tient un tableau de bord par campagne (calendrier, supports, budget), suit les spécifications techniques et transmet les visuels aux supports, sauf transmission directe par la Ville. Toute modification demandée par un support doit être soumise à l’accord écrit de la Ville.

Les achats peuvent concerner des supports en ligne ou hors ligne, connus ou non à la signature : presse, radio, télévision, affichage et digital notamment. L’affichage sauvage est exclu. Les demandes ponctuelles hors campagne peuvent porter sur l’optimisation des prix, l’achat et le suivi technique ; la Ville peut aussi solliciter un avis ou une présentation sur un média.

Contrôle, performance et livrables

Le titulaire vérifie la qualité des parutions et diffusions, les dates et durées de publication, la pose des affiches, l’impression presse et la restitution audio ou vidéo. Il collecte et remet les justificatifs de publication. En cas de diffusion dégradée ou non conforme, il recherche une repasse gratuite, une compensation ou une solution de correction appropriée.

Pour le numérique, les comptes rendus documentent notamment les dates et emplacements, formats, messages, indicateurs d’exécution et de performance, dépenses et mesures de protection de l’image de la Ville. Le titulaire suit les résultats pendant la campagne, met à disposition les outils de pilotage et peut être sollicité pour des reportings intermédiaires 3 à 5 jours après le début de la campagne, selon sa durée. En cas de sous-performance, il propose un reciblage ou recalibrage soumis à validation de la DICOM.

Après chaque campagne ou vague, un tableau de chiffres bruts est transmis dans les 5 jours suivant la fin. Un bilan de campagne, avec résultats, analyse et recommandations éventuelles, peut être demandé dans les 10 jours ouvrés suivant la fin. Le titulaire crée un modèle de bilan visuel reprenant le plan média et les résultats par support.