Diagnostics métiers et déploiement de solutions d’intelligence artificielle

Le marché porte sur des prestations intellectuelles d’analyse, de conseil, de priorisation, de cadrage et d’accompagnement au déploiement de solutions d’intelligence artificielle. Les interventions concernent les directions, services et unités de travail désignés par l’acheteur, avec une approche fondée sur les pratiques réelles et l’impact attendu pour les services et les usagers.

La démarche doit couvrir les processus, tâches, flux, documents, outils, données et dépendances, sans évaluer individuellement les agents. Elle combine collecte documentaire, entretiens, observation terrain, analyse des processus et restitution.

Phases et prestations

• Réunion de cadrage global avec le CODIR et la Direction Numérique Mutualisée : méthode, rôles, interlocuteurs, formats de livrables, modalités d’entretien, présence terrain, confidentialité, sécurité et premières priorités.
• Diagnostic d’une unité de travail de 1 à 5, de 6 à 10 ou de 11 à 20 agents, sous la forme d’un forfait unique intégrant préparation, diagnostic terrain et restitution, sans facturation séparée des trois composantes.
• Restitution stratégique au CODIR et synthèse transverse globale avec identification des cas d’usage récurrents ou mutualisables et élaboration d’une feuille de route.
• Journées complémentaires de consultant senior, d’expert IA ou de consultant junior pour approfondissement, atelier, analyse ciblée, analyse de données, préparation de restitution, consolidation ou appui ponctuel.
• Accompagnement commandé au besoin : cadrage de POC, cadrage d’agent IA, structuration des données et sources, accompagnement des usages de solutions IA de productivité individuelle, conduite du changement et adoption.

Diagnostic et analyse

Le diagnostic doit notamment repérer les irritants, ruptures de charge, doubles saisies, impressions systématiques, boîtes partagées, dépendances humaines ou documentaires, contrôles manuels et risques d’erreur. Il analyse les entrées, sorties, documents, outils, sources, validations, usages actuels de l’IA et besoins d’accompagnement.

Les recommandations documentent le problème, le processus concerné, les options proposées et écartées, les prérequis, risques, valeur attendue, effort, conditions de réussite et décision attendue. Elles prennent en compte la valeur métier, l’expérience agent ou usager, les compétences, la conduite du changement, la maturité des données, les droits d’accès, la sécurité, le RGPD, l’architecture, les coûts d’usage et la sobriété numérique.

Arbitrage IA / non-IA

Chaque cas d’usage significatif fait l’objet d’une grille de décision pouvant conduire à retenir :

• une application métier existante ou un paramétrage ;
• une solution IA de productivité individuelle ou un assistant bureautique ;
• un agent IA spécialisé ;
• un outil simple ou une automatisation légère ;
• une évolution d’organisation ou de processus ;
• le maintien en l’état lorsque le gain est faible ou le risque disproportionné ;
• un POC lorsque l’intérêt, les risques ou les conditions de réussite doivent être confirmés.

L’analyse doit pouvoir recommander explicitement le non-recours à l’IA. Aucun agent ou assistant ne doit être recommandé sans examen préalable du besoin, des sources, droits, limites, coûts et règles de gouvernance.

Livrables

Les livrables sont clairs, structurés, réutilisables, exploitables et fournis dans des formats numériques modifiables sauf demande contraire. Ils distinguent faits observés, analyses, hypothèses et recommandations.

Les livrables attendus comprennent notamment :

• note de cadrage d’exécution ;
• fiche de cadrage d’unité de travail ;
• notes de diagnostic et compte rendu d’observation ;
• rapport d’unité de travail avec constats, processus, outils, données, irritants, risques, opportunités IA et non IA, arbitrages, prérequis et plan d’action ;
• support de restitution stratégique ;
• synthèse multi-unités et feuille de route ;
• fiche de cadrage POC ;
• fiche de cadrage agent avec sources autorisées et exclues, règles de priorité, garde-fous, tests, critères d’acceptation, limites, coûts et maintenance ;
• plan de structuration documentaire ;
• plan d’usage et support d’adoption ;
• plan d’accompagnement et de conduite du changement.

Données, sécurité et accompagnement

Toute recommandation liée à l’IA doit examiner la qualité, l’actualité, la version et le statut des documents, les droits d’accès, les sources à inclure ou exclure, les doublons, documents obsolètes ou non validés, le cycle de vie documentaire et la traçabilité des sources.

Le titulaire respecte les exigences RGPD, de confidentialité, d’architecture et de cybersécurité. Les données de l’acheteur ne peuvent pas être utilisées pour entraîner des modèles sans autorisation expresse. Les prestations excluent par principe le développement applicatif libre, l’intégration lourde, la mise en production non cadrée, l’hébergement ou l’exploitation d’une solution sans validation préalable. Les exigences techniques relatives à l’hébergement, au développement ou à l’administration ne deviennent applicables que si un bon de commande prévoit expressément une telle prestation ; les exigences d’accès aux locaux, aux données et au système d’information restent applicables.

L’accompagnement doit identifier les freins et besoins d’acculturation, distinguer formation, animation, support, documentation et gouvernance d’usage, prévoir une progression proportionnée, intégrer le contrôle humain final et exclure toute évaluation individuelle des agents.

Sobriété, qualité et réversibilité

Les réunions à distance sont privilégiées lorsqu’elles sont compatibles avec la qualité du diagnostic, les déplacements sur site sont mutualisés, les impressions et supports redondants sont limités et les livrables numériques restent sobres, utiles et réutilisables. Les recommandations prennent en compte la volumétrie des données, le stockage, les traitements, les licences, les consommations, la maintenabilité et le passage à l’échelle.

Les livrables doivent être conformes au cahier technique, au bon de commande et au mémoire technique, présenter des constats solides et des analyses adaptées. Un livrable incomplet, insuffisamment étayé, incohérent, inexploitable ou non conforme peut être repris sans surcoût. Les résultats sont remis dans des formats exploitables avec les trames, grilles, matrices, fiches, supports, jeux de tests, instructions, documentations et paramètres existants nécessaires à leur réutilisation.