Assistance à la transformation numérique

La mission accompagne la Collectivité dans la définition et la mise en œuvre d’une transformation numérique destinée à améliorer la relation avec les usagers, moderniser les processus internes et construire une architecture numérique évolutive. Elle porte sur les besoins fonctionnels et les recommandations, sans déploiement opérationnel d’un système d’archivage électronique.

Diagnostic, processus et parcours

Le titulaire réalise un diagnostic de l’organisation, des outils numériques, des besoins des directions et des contraintes techniques, en échangeant si nécessaire avec le prestataire chargé du système d’information externalisé. Il analyse et cartographie les processus prioritaires, propose leur simplification et étudie les possibilités de dématérialisation ou d’automatisation.

Il définit les parcours usagers et les démarches prioritaires afin de faciliter les échanges avec l’administration, le suivi des demandes et le développement progressif des téléservices.

Périmètre fonctionnel

La réflexion et les recommandations couvrent notamment :

• La relation usagers et la centralisation des sollicitations reçues par courrier, courriel, téléphone, accueil ou formulaires en ligne, avec traçabilité et facilitation du traitement par les services.
• Les téléservices : démarches en ligne, transmission de pièces justificatives, suivi de l’avancement des demandes et réduction des déplacements lorsque cela est pertinent.
• La gestion du courrier et des courriels, la recherche des correspondances, le classement et la conservation des documents, ainsi que l’articulation avec la gestion de la relation usagers et les autres outils du système d’information.
• La gestion électronique des documents : centralisation, classement, recherche, transmission, droits d’accès, confidentialité, traçabilité et continuité de l’information.
• Le parapheur électronique, les interfaces avec les outils collaboratifs et les autres solutions numériques pertinentes.

L’architecture cible devra être fonctionnelle, technique, cohérente, évolutive et interopérable. Elle devra préserver la possibilité d’intégrer ultérieurement un système d’archivage électronique, sans que son déploiement fasse partie de la mission.

Intelligence artificielle, sécurité et données

L’AMO identifie les usages pertinents de l’intelligence artificielle, notamment l’assistance à la rédaction, la recherche d’informations, la synthèse documentaire et la préparation de comptes rendus. Elle recommande les prérequis techniques, les précautions d’usage et un cadre opérationnel pouvant prendre la forme d’un guide, de fiches de bonnes pratiques ou d’une charte.

Elle formule également des recommandations relatives au RGPD, à l’hébergement des données, aux mesures de sécurité, à l’interopérabilité, à l’intégration dans le système d’information existant et à l’évolutivité des solutions. Lorsque cela est pertinent, les solutions hébergées en France ou dans l’Union européenne sont privilégiées.

Acquisition, accompagnement et livrables

Le titulaire compare les solutions disponibles et formule des recommandations adaptées aux besoins, aux moyens et à l’environnement technique de la Collectivité. Il définit une stratégie progressive d’acquisition et de déploiement, recommande le nombre et le périmètre des consultations, établit une feuille de route et assiste à la rédaction des pièces techniques nécessaires.

La conduite du changement comprend la préparation et l’animation d’ateliers, la coconstruction avec les directions, la restitution des travaux et des recommandations sur l’évolution de l’organisation et des compétences. Les formations aux futures solutions sont exclues de la présente mission et relèvent des marchés d’acquisition et de déploiement correspondants.

Les livrables comprennent notamment le diagnostic de l’existant, la cartographie des processus, les parcours usagers, l’architecture cible, l’étude comparative des solutions, la stratégie d’acquisition et de conduite du changement, la note de recommandations sur la sécurité et la protection des données, les pièces techniques de consultation et le cadre d’usage de l’intelligence artificielle.

Tranche optionnelle

En cas d’affermissement, l’AMO assiste la Collectivité dans l’analyse technique des offres issues des consultations engagées à la suite de ses recommandations. Cette assistance peut comprendre l’analyse comparative et de conformité, la contribution au rapport d’analyse, la préparation des demandes de précisions, l’analyse des réponses, la participation aux auditions ou démonstrations et la présentation d’un avis technique. La décision finale d’attribution demeure de la responsabilité de la Collectivité.