Diagnostic organisationnel et conduite du changement

Mission d’accompagnement du Syctom visant à objectiver son organisation interne et son fonctionnement, à analyser les missions, rôles, responsabilités, processus, interfaces, circuits de décision, ressources et compétences, puis à définir une organisation cible cohérente avec les orientations politiques et stratégiques.

La tranche ferme comprend le diagnostic organisationnel et l’élaboration des scénarios d’évolution. La tranche optionnelle porte sur l’accompagnement du déploiement de l’organisation cible et la conduite du changement, selon les besoins matérialisés par bons de commande.

Phase 1 — Diagnostic organisationnel et état des lieux

La démarche, participative, factuelle et documentée, comprend notamment :

• réunion de cadrage avec la Direction générale et les directeurs généraux adjoints ;
• analyse des organigrammes, fiches de poste, documents stratégiques, procédures internes, rapports d’activité et autres documents pertinents ;
• prise en compte des audits de la fonction financière, du système d’information et de l’organisation spatiale des espaces de travail, lorsqu’ils sont disponibles ;
• entretiens individuels ou collectifs avec les élus, la Direction générale, les directions, les encadrants et les autres acteurs pertinents ;
• proposition de modalités de consultation des agents ;
• analyse des missions, responsabilités, processus, interfaces, forces, fragilités, risques, redondances et marges d’amélioration ;
• formalisation d’une feuille de route de l’administration ;
• évaluation de l’adéquation entre ambitions stratégiques, organisation, ressources et compétences ;
• benchmark auprès d’organisations comparables.

Les livrables de cadrage comprennent une note méthodologique détaillée de 20 pages maximum, les guides d’entretien, le calendrier prévisionnel des rencontres et investigations et le support de lancement destiné aux instances de pilotage.

Le rapport de diagnostic comprend notamment la feuille de route de l’administration, la cartographie des missions, activités et responsabilités, l’analyse du fonctionnement des services et des processus, l’analyse de la gouvernance et de la coordination, les forces et points de vigilance dans une logique de management par le risque, les écarts entre objectifs stratégiques, compétences et moyens, ainsi que les enjeux d’évolution à court, moyen et long termes. Un support de restitution intermédiaire est également remis.

Phase 2 — Scénarios d’évolution et recommandations

Cette phase comprend l’analyse approfondie du diagnostic, l’animation d’ateliers ou de séquences de concertation, l’identification des leviers de simplification et l’élaboration de plusieurs scénarios d’évolution, par exemple trois. Les scénarios sont comparés selon leur faisabilité, leurs impacts, leurs risques, leurs opportunités et leur capacité à répondre aux orientations stratégiques.

L’organisation cible précise notamment :

• la gouvernance, le pilotage et la prise de décision ;
• l’organisation des directions, services et fonctions support ;
• les périmètres de responsabilité ;
• les interfaces entre entités ;
• la répartition des missions et compétences ;
• les modalités de coordination nécessaires au projet d’administration.

Les livrables comprennent les supports d’animation, les documents de travail du comité de pilotage, les supports de présentation des scénarios, un rapport d’orientations et de préconisations, la représentation de l’organisation cible par organigrammes fonctionnels et rapports de présentation, un document de synthèse et un support de restitution finale. Le rapport traite également des impacts organisationnels, fonctionnels, managériaux et humains, des ressources, compétences, conditions de réussite et modalités de gouvernance.

Phase 3 optionnelle — Mise en œuvre et conduite du changement

Après affermissement, les prestations sont commandées selon les besoins. Elles peuvent comprendre la déclinaison opérationnelle de l’organisation cible, l’adaptation des organigrammes, la révision ou création de fiches de poste, la définition de la gouvernance, la déclinaison de la feuille de route en projets de directions, le plan de mise en œuvre, l’accompagnement des encadrants, les ateliers et réunions d’information, les séminaires et événements collectifs, le suivi des risques et l’évaluation des premiers effets de la réorganisation.

Les livrables comprennent une note méthodologique de conduite du changement, les supports de déploiement et d’animation, une feuille de route opérationnelle avec étapes, calendrier, responsabilités et indicateurs, les organigrammes et documents d’organisation, le plan d’accompagnement du changement, le document de mise en cohérence stratégique et les supports de communication. Un bilan de suivi et d’évaluation avec mesures correctrices éventuelles clôt la phase.

Pilotage, livrables et unités d’œuvre

La gouvernance repose sur une réunion de lancement, des comités de pilotage, des réunions techniques ou groupes de travail et des réunions de restitution. Le titulaire assure le suivi de l’avancement, du calendrier, des blocages et des arbitrages. Un compte rendu synthétique est transmis après chaque réunion de pilotage, de travail ou de restitution, sauf indication contraire, dans un délai maximal de 5 jours ouvrés.

Le chef de mission pilote la mission, coordonne les intervenants, valide les livrables, prépare les restitutions et informe le Syctom. Les livrables sont vérifiés au regard des objectifs, prescriptions, engagements de l’offre et arbitrages. Ils peuvent être admis, admis avec observations, ajournés, faire l’objet d’une réfaction ou être rejetés ; les corrections demandées ne donnent lieu à aucune rémunération complémentaire.

La tranche optionnelle comprend notamment les unités d’œuvre suivantes :

• cadrage de l’accompagnement au changement, organisation cible, gouvernance et plan de mise en œuvre ;
• déclinaison de la feuille de route par projet de direction et supports de présentation ;
• pilotage et gouvernance au forfait mensuel ;
• accompagnement d’un encadrant à l’heure, incluant préparation et suites éventuelles ;
• appui RH à la demi-journée ;
• atelier ou réunion d’information de 3 heures ;
• séminaire ou événement collectif à la demi-journée, incluant préparation, animation et restitution ;
• assistance documentaire simple pour une charge inférieure ou égale à 3 jours ouvrés, intermédiaire de 4 à 6 jours et complexe de 7 à 10 jours ouvrés ;
• bilan de suivi et d’évaluation.

L’assistance documentaire peut porter sur des organigrammes, fiches de poste, notes d’organisation ou de fonctionnement, documents de gouvernance, projets de directions, cartographies, logigrammes, procédures, tableaux de bord et documents préparatoires aux consultations des représentants du personnel. Les tâches essentielles de direction et pilotage, de définition de l’organisation cible et de restitution aux élus, à la Direction générale des services et aux instances de gouvernance ne peuvent pas être sous-traitées.