Déplacements de groupes par car avec chauffeur

Le lot couvre les déplacements de groupes par car ou autocar avec chauffeur pour les danseurs du ballet, l’orchestre, les services techniques, les élèves et professeurs de la Maîtrise ainsi que les chœurs. Les prestations peuvent se dérouler sur une demi-journée, une journée, en soirée, de nuit ou sur plusieurs jours consécutifs.

Flotte et capacité

Le titulaire doit proposer une flotte permettant de transporter des groupes généralement compris entre 15 et 100 personnes, avec gestion des bagages de l’ensemble des voyageurs :

• véhicules de 15 à 50 places ;
• véhicules de plus de 50 places ;
• véhicule adapté au nombre et aux catégories de voyageurs ;
• véhicules propres, entretenus et renouvelés si nécessaire.

Les prestations doivent être réalisées dans des conditions de sécurité, de régularité, de confort, de propreté, de rapidité et de respect de l’environnement. Le titulaire doit assurer le service sauf force majeure, intempéries exceptionnelles ou interdiction de circuler.

Chauffeurs et feuilles de route

Les chauffeurs disposent de l’itinéraire exact au moyen d’un GPS ou, à défaut, d’une carte détaillée. Ils anticipent les travaux, déviations et embouteillages afin de respecter les horaires et signalent immédiatement les retards ou perturbations. Le titulaire transmet les horaires de prise en charge dans les 48 heures ouvrées suivant la demande de réservation.

Le titulaire prépare et édite les feuilles de route comprenant notamment les adresses et horaires de prise en charge, étapes, dépose et reprise, les remarques, ainsi que les coordonnées de l’encadrant des passagers et du référent de l’Opéra. Les conducteurs doivent respecter les règles du code de la route et du code du travail, notamment les permis, visites médicales, durées de conduite et temps de repos. L’hébergement des chauffeurs est pris en charge lorsque le déplacement le nécessite.

Gestion des commandes et assistance

Chaque transport est réservé par bon de commande et confirmé dans les 48 heures ouvrées. La réservation précise les lieux de prise en charge, étapes, arrivée et reprise, l’horaire de reprise, le nombre de passagers et les coordonnées des contacts de l’Opéra.

L’Opéra peut annuler ou modifier un bon de commande jusqu’à 24 heures avant le départ, sauf force majeure. Les modifications sont transmises par courriel avec accusé de réception et doivent préciser leurs incidences financières, techniques et calendaires. Toute dépense annexe doit être signalée par courriel et validée par écrit.

Le titulaire désigne un référent unique francophone dès la notification et met en place une équipe dédiée d’une à deux personnes polyvalentes. Un contact d’urgence doit être joignable 24 heures sur 24 en cas de problème de véhicule.

Incidents, sécurité et continuité

En cas de route barrée, accident, embouteillage exceptionnel ou intempéries, le chauffeur adopte les meilleures conditions possibles. Tout retard de plus de 20 minutes, toute adresse non desservie ou tout incident affectant la sécurité est signalé immédiatement par téléphone puis confirmé par courriel. En cas d’immobilisation ou d’interruption d’un circuit, un autre véhicule doit être mobilisé pour acheminer les voyageurs jusqu’à la fin du trajet.

Le titulaire informe l’Opéra de tout événement susceptible d’affecter la prestation, met en place une veille sur les perturbations de transport et doit pouvoir localiser l’ensemble des voyageurs dans l’heure suivant la demande.

Reporting et contrôle

Un état statistique est transmis par courriel chaque trimestre et chaque année. Il comprend le nombre de transactions par service et son évolution, le nombre de voyageurs et la typologie des déplacements, les dépenses de CO2 par établissement et zone géographique, le bilan carbone de chaque déplacement avec le kilométrage total en France et en Europe, ainsi que les réclamations et solutions apportées. Des éléments complémentaires peuvent être demandés sans frais additionnel.

Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives. En cas de non-conformité, elles peuvent être complétées, rectifiées, ajournées, acceptées avec réfaction ou rejetées.