Fourniture de denrées alimentaires et prestations associées

Le titulaire fournit sur catalogue les denrées nécessaires à la restauration collective, couvrant l’épicerie salée et sucrée, les boissons, œufs, condiments et aides culinaires, ainsi que les viandes, charcuteries, poissons et produits de la mer, produits laitiers et ovoproduits, fruits et légumes et produits élaborés, frais ou surgelés. La gamme doit couvrir différents niveaux de gamme et permettre un panachage des origines, labels et modes de production. Les nouvelles références complémentaires peuvent être étudiées pendant l’accord-cadre.

Les fruits doivent présenter une maturité suffisante pour parvenir à maturité satisfaisante le jour de consommation. Les produits, conditionnements, emballages et livraisons doivent respecter les normes et règles françaises et européennes applicables, les décisions du GEMRCN et les exigences du cahier des charges.

Les produits de qualité et durables reconnus comprennent notamment les produits biologiques, certains produits végétaux en conversion sous conditions, les SIQO et mentions admises (dont Label rouge, AOC/AOP, IGP, STG et HVE), l’écolabel Pêche durable, le logo RUP, le commerce équitable et les équivalences recevables. La certification environnementale de niveau 2 n’est admise que jusqu’au 31 décembre 2026. Les justificatifs des labels et certifications doivent identifier les références concernées et être valides.

Le titulaire contrôle ses fournisseurs et doit pouvoir en apporter la preuve. À la demande de l’acheteur, il transmet sous 15 jours les justificatifs de qualité, de durabilité ou de caractère biologique. Les éléments de traçabilité demandés comprennent les bons de livraison avec lots, DLC/DDM et températures, les documents de conformité et les certificats vétérinaires pour les produits animaux ; la traçabilité doit remonter jusqu’à l’origine.

Commande et interfaces numériques

Pour les adhérents utilisant MERLIN, le titulaire conçoit, développe, paramètre, teste et met en service une passerelle automatisée permettant l’intégration quotidienne du catalogue et des flux de commandes et de stocks. Le cahier des charges technique de la passerelle est un livrable ; la mise en ordre de marche est prévue dans les 3 mois suivant la notification, puis une vérification de service régulier de 3 mois intervient après la mise en production. La passerelle fait l’objet de tests, d’ajustements et d’une admission définitive ; sa maintenance peut être commandée pendant l’accord-cadre.

Pour les autres adhérents, une solution de commande en français, ergonomique et compatible avec les principaux navigateurs doit être mise à disposition. Elle permet la consultation et le filtrage du catalogue par familles, sous-familles, mots-clés et labels, la recherche multicritère, la gestion des comptes, l’export Excel ou CSV et l’accès aux fiches produit (composition, allergènes, valeurs nutritionnelles et stockage). Les disponibilités, prix et données techniques sont actualisés quotidiennement ; l’outil est accessible de 5 h 30 à 20 h et les maintenances qui l’affectent sont réalisées hors de ces plages.

En cas de retard de la passerelle ou d’interruption, la continuité de commande repose sur l’import manuel de fichiers Excel via l’extranet MERLIN ; si l’extranet est indisponible, le catalogue est adressé aux lycées par courriel et une plateforme de commande est mise à disposition. Le titulaire prévoit un plan de continuité couvrant les ruptures logistiques, les solutions de livraison alternatives et le retour à la normale.

Livraison et traitement des non-conformités

Le titulaire établit avec chaque adhérent un protocole de chargement et de déchargement, ou utilise le modèle de la collectivité complété d’un commun accord. Les livraisons sont mutualisées au maximum et interviennent entre 6 h et 10 h 45. Un bon de livraison papier remis le jour même indique notamment le fournisseur, la date, la référence de commande, les caractéristiques et la provenance des produits, ainsi que les quantités, poids et colis.

La réception contrôle les quantités, la qualité et la température. Aucune livraison ne peut être déposée sans représentant de l’établissement ni hors des zones de stockage prévues. Le titulaire assume les risques de transport jusqu’à la destination finale, la manutention jusqu’à l’établissement et le déchargement. Un support téléphonique ou numérique permet de signaler et instruire les litiges.

Les produits non conformes sont repris ou remplacés sans frais. Toute substitution reste exceptionnelle, est signalée préalablement à l’établissement et doit offrir des caractéristiques de qualité au moins équivalentes. Le titulaire suit les réclamations, met en œuvre les corrections nécessaires et réalise au minimum une enquête de satisfaction par année scolaire.

Les factures adressées aux établissements sont mensuelles et font apparaître les montants ventilés selon les 14 familles réglementaires du progiciel Op@le. Le suivi des commandes et des consommations donne lieu aux états de remise de fin d’année prévus au marché.

Accompagnement, animation et pilotage

Le titulaire fournit une hotline de 8 h à 18 h, forme les utilisateurs et assure un support en cas de difficulté d’accès ou d’usage du système d’information. Au démarrage, il produit des supports de communication, organise 2 à 3 webinaires de présentation et propose de 1 à 6 ateliers territoriaux en présentiel. Il assure également la promotion du marché auprès des adhérents potentiels et tient à disposition un tableau de suivi des rendez-vous et décisions.

Les actions d’animation comprennent des interventions d’une journée ou d’une demi-journée auprès des convives, autour notamment de la santé, du développement durable, des produits ou des métiers culinaires, et des ateliers ou échanges avec les professionnels de la restauration sur le coût matière et la restauration collective durable. Des supports peuvent accompagner ces actions. Un expert peut intervenir ponctuellement à la demande de la Région.

La gouvernance prévoit un cadrage initial, des comités de suivi trimestriels avec compte rendu sous 10 jours ouvrés et un bilan écrit à la fin de chaque année scolaire. Le reporting transmis trimestriellement au SRSE et à la Centrale d’achat comprend les commandes facturées au global et par adhérent, la couverture des familles, les parts et montants de produits de qualité/durables/biologiques, les incidents logistiques, ruptures et évolutions importantes du catalogue ; l’envoi intervient au plus tard 15 jours après la fin du trimestre. Des données semestrielles ou annuelles portent notamment sur les fournisseurs, les approvisionnements directs, l’origine géographique, les achats régionaux et les producteurs ou entreprises régionales référencés. Les montants facturés par adhérent et cumulés sont également fournis sur demande sous 10 jours.