Déménagement et transfert de biens

Le titulaire prépare et pilote le transfert complet des biens concernés, en plusieurs vagues coordonnées pour préserver la continuité d’activité et permettre la remise en service des espaces après chaque vague. Il fournit les moyens humains, matériels et logistiques nécessaires, reconnaît les contraintes des sites, coordonne les interventions avec les autres acteurs et soumet avant démarrage un plan d’exécution à validation. Le phasage peut évoluer sur décision de l’Office ; toute proposition de phasage différent doit être approuvée.

Les opérations peuvent se dérouler du lundi au samedi, de 8 h à 20 h ; les mouvements liés aux agents sont principalement prévus du jeudi au samedi. Des interventions en soirée, de nuit ou le week-end peuvent être nécessaires. Le titulaire doit notamment prévoir du personnel pendant la période des fêtes de fin d’année, hors jours fériés.

Fournitures, protections et traçabilité

Le titulaire fournit les cartons, bacs, caisses, emballages, protections, adhésifs et étiquettes adaptés aux biens. Il met à disposition au minimum un carton par agent, sur la base d’un effectif prévisionnel de 1 095 agents travaillant au siège. Les cartons mesurent au minimum 55 × 35 × 30 cm. Leur livraison est anticipée avant chaque vague, selon un calendrier validé ; le titulaire les répartit sur le site de départ et fournit les étiquettes et supports d’identification.

Un système d’étiquetage et de suivi, cohérent avec les plans et le phasage, identifie les biens et leur destination. L’étiquetage des mobiliers et équipements transférés est réalisé avec un représentant de l’Office ; le repérage des cartons est organisé avec l’Office et ses services. Le suivi des transferts est actualisé au fil des vagues, avec les biens pris en charge, livrés, implantés et les éventuelles anomalies. Un tableau de bord suit également l’avancement, le planning, les volumes, les moyens mobilisés et les réserves.

Manutention et transferts

Le périmètre comprend le mobilier, les dossiers d’archives courantes et intermédiaires (hors archives historiques), les autres matériels à transférer et les équipements informatiques. Il inclut la manutention, le conditionnement, le chargement, le transport en véhicules fermés et capitonnés, le déchargement, la livraison et l’implantation selon les plans validés. Le démontage, le remontage, le réglage et la remise en place sont assurés lorsque nécessaires. Les biens fragiles reçoivent des protections adaptées ; les éléments démontés et leurs petites pièces restent identifiables pour permettre le remontage. Le stockage dans les circulations nécessite l’autorisation préalable de l’Office.

Pour les dossiers, le conditionnement et la remise en place préservent strictement l’ordre de classement, sans rupture de séquence, inversion, mélange ni déclassement. Le repérage couvre les emplacements de départ et de destination et les contenants sont numérotés séquentiellement.

Le transfert informatique concerne 1 415 ordinateurs fixes estimés, auxquels s’ajoutent 75 ordinateurs en stock, ainsi que les écrans, supports, claviers, souris, câbles et équipements associés identifiés en préparation. Le titulaire assure déconnexion, repérage des équipements et périphériques, protection, transport, remise en place et reconnexion aux prises électriques et réseau identifiées. Dans les nouveaux locaux, 182 écrans doivent être montés sur bras articulés, dont 20 avec double écran : retrait du pied, fixation au bras et raccordement à l’alimentation. La prestation exclut le transfert des scanners, copieurs et imprimantes collectifs ainsi que la remontée des nourrices. Aucune consultation, copie, modification ou suppression des données n’est autorisée ; les tests fonctionnels des systèmes d’information, logiciels, accès réseau et droits utilisateurs restent à la charge de l’Office. Le titulaire vérifie notamment la présence des équipements et périphériques, leur implantation, les connexions, la mise sous tension et l’absence de dégradation apparente.

Contrôles, assistance et fin d’opération

Un état des lieux contradictoire est réalisé avant et après chaque vague. À l’arrivée, les erreurs d’implantation ou d’acheminement sont corrigées sans coût supplémentaire. Les anomalies et réserves sont suivies jusqu’à leur résolution ; les biens et locaux doivent être protégés et tout dommage imputable au titulaire est réparé ou indemnisé à ses frais.

Après chaque vague, une assistance post-déménagement mobilise une équipe de deux déménageurs pour aider au déballage, repositionner cartons et mobiliers, corriger les erreurs d’affectation, retrouver les biens égarés et évacuer les emballages. Chaque vague fait l’objet d’une pré-réception contradictoire ; une réception finale intervient après la dernière vague et la levée des réserves. Les livrables de fin d’opération comprennent les fiches d’anomalies et leur traitement, les procès-verbaux de pré-réception et de réception, les attestations d’évacuation des déchets et les autres documents demandés.

Propreté et déchets

Les zones d’intervention sont maintenues propres et nettoyées après chaque vague. Les déchets et emballages sont évacués quotidiennement, sauf autorisation contraire de l’Office, puis triés et orientés vers les filières applicables. Les cartons en bon état peuvent être réemployés avec l’accord de l’Office. Les travaux de second œuvre, les interventions électriques et l’acquisition de mobilier neuf sont hors périmètre.