Déménagement de collections documentaires

Le lot couvre les transferts des collections entre les sites Sorbonne et Bibliothèque de géographie, le CTLes et des lieux de garde-meuble, ainsi que des déplacements internes. Le métrage est variable selon les commandes ; l’estimation indicative, non contractuelle, est de 100 mètres linéaires à 3,5 kilomètres linéaires sur la durée du marché.

Les flux comprennent notamment :

• les liaisons aller ou retour entre le site Sorbonne ou la Bibliothèque de géographie et les magasins traditionnels du CTLes, ainsi que les liaisons vers son magasin de grande hauteur ;
• les transferts aller de documents de grand format (au-delà de 32 cm) du CTLes vers chacun de ces sites ;
• les transferts entre les deux sites de bibliothèque, les déplacements internes aux sites et au CTLes, et les mouvements de documents situés à au moins 3 m de hauteur ;
• les transferts vers ou depuis un garde-meuble mis à disposition par l’université, le titulaire ou Gibergues, ainsi que le stockage dans un garde-meuble proposé par le titulaire ;
• les déplacements internes au CTLes de conteneurs de format 29 × 38 cm, y compris vers et au sein du magasin de grande hauteur.

Le lot comprend aussi le déplacement des cartes et des meubles qui les contiennent à la Bibliothèque de géographie. Les meubles sont répartis entre le 2e étage (36 meubles, 53 m³), le 1er étage (67 meubles, 34 m³), le magasin 2 en sous-sol (15 meubles, 30 m³) et le magasin 3 en sous-sol (8 meubles et 7 valises, 17,5 m³ environ) ; la capacité totale de stockage annoncée est de 135 m³.

Conditionnement, transport et remise en place

Le titulaire prend en charge le prélèvement, le conditionnement, le chargement, le transport, le déchargement, le repositionnement dans l’ordre des cotes et, si commandé, l’entreposage. Les documents de plus de 65 cm dans une dimension sont transportés à plat. Le conditionnement privilégie les armoires roulantes, ou des bacs navettes là où le roulage est limité ; pour le garde-meuble, des cartons de type Armic ou Dimab peuvent être utilisés. Toute autre solution doit limiter les manipulations et reconditionnements, préserver la sécurité des documents et être approuvée par la bibliothèque.

Les contenants doivent limiter les chocs et frottements, protéger des intempéries et être propres, secs et sans poussière ; armoires et caisses sont fermées et protégées intérieurement. Les ouvrages hors format sont emballés individuellement dans un matériau neutre, protégé des chocs et de l’humidité, avec leur cote reportée sur l’emballage. Les armoires et contenants sont nettoyés quotidiennement après chaque transfert.

Le titulaire protège les locaux et cheminements (sols, murs, angles, huisseries, mobilier, ascenseurs et monte-charges), sécurise les zones de chargement et fournit les équipements nécessaires. Il organise les autorisations de stationnement et l’évacuation des déchets de conditionnement. Le dispositif de protection est soumis à la validation de la bibliothèque ou de l’occupant du site. Il suit l’avancement et peut indiquer à tout moment la localisation des documents. Les collections stockées doivent être conservées dans un local télésurveillé et ventilé, dans des conditions assurant leur intégrité.

Au CTLes, les transferts vers le magasin de grande hauteur nécessitent un cariste habilité ; la nacelle est mise à disposition le matin de 8 h 30 à 12 h 30. Les moyens retenus doivent également tenir compte des accès, des possibilités de roulage et des contraintes des magasins de la Sorbonne et de Géographie.

Prestations complémentaires

Sur demande, le titulaire peut prévoir une étude préalable pour les collections rares ou patrimoniales, fragiles ou présentant des contraintes particulières ; réaliser un picking de documents isolés ou en groupes dans l’ordre adapté au rangement prévu ; retabletter les rayonnages avant le rangement ou au fil de l’eau ; ou assurer le portage lorsqu’un escalier ne permet pas l’usage d’un plan incliné. Pour les collections rares et patrimoniales, le personnel de la bibliothèque désigne les documents et assiste aux manipulations et au conditionnement. Un contenant fermé et un calage en mousse contre les chocs et vibrations sont prévus ; l’équipe du titulaire reste stable pendant l’opération.