Courses rapides externalisées

L’accord-cadre couvre deux prestations de messagerie et de courses rapides : une desserte récurrente entre les directions, filiales et le siège de la RIVP, ainsi que des courses ponctuelles à la demande pour le groupe RIVP. Les lieux de départ et d’arrivée sont précisés selon chaque besoin, partout en Île-de-France, y compris pour des courses entre deux sites tiers.

Desserte récurrente

La prestation récurrente porte sur des plis et colis inférieurs à 5 kg : enveloppes de tous formats, grands plis A4, enveloppes kraft ou à bulles, petits colis, chemises de courrier, rouleaux de documents et sacoches. Les dimensions peuvent atteindre 1 m³. Plusieurs points de retrait ou de dépôt peuvent être prévus sur une même adresse, sans constituer plusieurs courses.

La collecte s’effectue au siège de la RIVP entre 9 h et 9 h 30 au plus tard les jours prévus, avec acheminement vers les sites concernés. Les retours doivent être déposés au siège le jour même au plus tard à 17 h 30 ; le titulaire s’engage dans son mémoire technique à les retourner avant midi. Les jours de remplacement en cas de jour férié sont définis d’un commun accord.

Les véhicules et équipements doivent être conformes aux normes de sécurité, entretenus, en bon état et adaptés au transport sécurisé des plis.

Courses ponctuelles à la demande

Les courses peuvent concerner des plis, cartons, barnums, mobilier, maquettes fragiles, documents en container d’archives ou caisse américaine, fournitures et consommables bureautiques, ainsi que du mobilier de bureau. Les moyens de transport et équipements de protection sont adaptés à la nature et au volume des objets ; la manutention sur site peut être nécessaire.

Les demandes sont reçues par téléphone, télécopie ou via un service en ligne accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. La réception téléphonique est ouverte chaque jour ouvré de 7 h 30 à 20 h. Les horaires d’enlèvement et de dépôt propres à chaque site doivent être respectés ; des commandes exceptionnelles peuvent être exécutées après 18 h, sans dépasser 19 h 30.

La remise peut être effectuée en main propre à la personne désignée par le donneur d’ordre ou sur rendez-vous à une date et une heure fixées lors de la commande.

Suivi, contrôle et livrables

Pour le lot ponctuel, le titulaire fournit un reçu de prise en charge mentionnant notamment les dates et heures de prise en charge et de dépôt, les sites de départ et de destination, les temps d’attente, la nature et la quantité des plis ou colis, ainsi que le nom et la signature du réceptionnaire. L’heure de remise est communiquée immédiatement au centre de traitement et mise en ligne sans délai.

Tout incident est signalé immédiatement par téléphone puis confirmé par courriel ou télécopie. Une fiche d’incident détaillant l’événement et ses conséquences est transmise dans les 48 heures. La prise en charge commence le délai de livraison fixé au BPU ; la remise du bon de réception y met fin, et l’absence de ce bon vaut absence de livraison.

Le titulaire présente un plan de continuité, ses méthodes et moyens, sa flotte, ses modalités de maintenance et d’assurance, son contrôle qualité trimestriel et un rapport statistique mensuel transmis le 5 de chaque mois, avec cumul annuel exploitable sous Excel ou logiciel compatible. Une réunion initiale et des réunions trimestrielles permettent de préciser les points d’enlèvement et de dépôt, le format et l’étiquetage des documents, les accès et le suivi de l’exécution.

Service en ligne et sécurité

Pour les courses ponctuelles, un site de commande sécurisé et sans frais supplémentaire permet de créer les profils et comptes d’imputation, gérer les sous-comptes et personnes habilitées, commander, modifier ou annuler une course, choisir le lieu et l’heure de livraison, insérer des commentaires, suivre l’avancement, valider la livraison et consulter les statistiques. Chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe propres.

Le titulaire fournit la documentation, l’aide au paramétrage, la méthodologie de mise en œuvre et une formation gratuite. Les échanges et les serveurs doivent être protégés ; les journaux de connexion et d’actions sont conservés trois mois et remis au groupe RIVP sur demande. Les téléchargements exécutables sont interdits et les pièces jointes sont limitées à 10 Mo.

Personnel, protection et incidents

Le titulaire dispose d’un personnel suffisant, correctement équipé et formé aux règles de sécurité et au code de la route. Les plis et colis doivent être protégés contre toute détérioration ; les véhicules à deux roues sont équipés de caisses hermétiques. Le personnel se présente à l’accueil avant chaque prise en charge ou dépôt et respecte les consignes d’accès, de stationnement et de sécurité du groupe RIVP.

Les incidents couvrent notamment les retards, erreurs de conditionnement, changements d’accès ou d’adresse, pertes et accidents. Pour toute livraison non conforme, le titulaire informe immédiatement le site, propose si possible une solution et transmet une fiche d’incident.

Mobilité et environnement

Les véhicules à faibles émissions sont privilégiés, notamment les véhicules électriques, hybrides, GNV, vélos-cargos ou autres modes à faible impact. Les tournées doivent être optimisées, les échanges et preuves de livraison dématérialisés autant que possible, et le personnel sensibilisé aux bonnes pratiques environnementales et formé à l’écoconduite. Les véhicules relevant des normes Euro respectent au minimum Euro 5 pour les véhicules légers et Euro V pour les véhicules lourds ; le diesel est proscrit sauf absence ou caractère marginal des alternatives, avec validation expresse du pouvoir adjudicateur.

Le titulaire communique sur demande les justificatifs des modes de déplacement et transmet chaque année un bilan des actions environnementales, incluant notamment la part des courses réalisées avec des véhicules à faibles émissions et les actions d’optimisation des tournées.