Contrôle qualité des dépenses du programme SUDOE

La prestation vérifie la régularité et la qualité des contrôles de premier niveau portant sur les dépenses déclarées et réalisées par les bénéficiaires français du programme Interreg VI-B Europe du Sud-Ouest (SUDOE) 2021-2027. Elle s’assure notamment de la conformité au droit applicable et aux conditions de soutien, de la réalité des produits et services cofinancés, ainsi que du caractère encouru, supporté et payé des dépenses.

Chaque bon de commande porte sur un risque spécifique identifié dans la cartographie des risques et comprend une analyse des risques transversaux liés à la conduite du contrôle de premier niveau. La prestation est réalisée principalement sur pièces, par voie dématérialisée, à partir de l’exhaustivité des éléments constitutifs des dossiers accessibles au titulaire.

Préparation du plan de contrôle

Le titulaire :

• analyse le risque spécifique et sa cotation ;
• définit un échantillon de dépenses en tenant compte du nombre et du montant des dépenses déclarées concernées ;
• établit l’échantillon selon un nombre limité de critères, de 2 à 3 maximum, avec une méthode semi-aléatoire ;
• limite, sauf cas particulier comportant très peu de dépenses, le volume global de l’échantillon à moins de 10 % des dépenses totales figurant dans les dossiers concernés.

Le plan de contrôle est soumis à l’appréciation et à la validation de l’autorité nationale, notamment pour le volume de dépenses contrôlées et les caractéristiques de l’échantillon. Le livrable de cette phase est le plan de contrôle.

Mise en œuvre et restitution

Après validation de l’échantillon, le titulaire réalise les vérifications documentaires et produit une synthèse qualitative et quantitative des conclusions, selon le modèle validé par l’autorité nationale. Lorsque les constats le justifient, une fiche spécifique par bénéficiaire est annexée au rapport.

Les résultats peuvent conduire à relancer le contrôle, dans le cadre d’un nouveau bon de commande, sur la même thématique et sur un échantillon élargi. Les projections prévoient 10 à 15 contrôles qualité au maximum par an. À chaque déclaration de dépenses, le contrôle donne lieu à un rapport, à une liste de vérification des contrôles effectués et aux vérifications relatives à la commande publique.

Pilotage, coordination et conservation

Le titulaire organise les réunions et comités avec le service bénéficiaire, transmet au préalable les tableaux de bord et indicateurs, puis adresse les comptes rendus validés au format électronique PDF. Les réunions de lancement, comités de pilotage et webinaires annuels sont organisés à distance.

Les modèles de synthèse, documents-types et outils proposés par le titulaire sont soumis à validation préalable. Le titulaire doit signaler sans délai toute difficulté ou incohérence susceptible de compromettre la bonne exécution, assurer une obligation de conseil et de mise en garde, et conserver les documents nécessaires aux contrôles additionnels des autorités françaises, espagnoles ou européennes.