Contrôle d’accès et billetterie informatisée des piscines

Le marché porte sur la mise en place d’un système informatisé reliant les trois piscines et le siège, avec récupération des bases de données existantes. La solution doit être full web, responsive et en mode SaaS, et proposer un fonctionnement hors connexion en cas de problème réseau ou informatique. Elle doit être conforme à la NF525, avec les certificats ou attestations utiles.

Billetterie, encaissement et fréquentation

La solution doit gérer les articles vendus selon une délibération susceptible d’évoluer, ainsi que les ventes, réservations et encaissements. Les modules de caisse et de gestion doivent communiquer : l’annulation d’une vente doit s’effectuer en une seule manipulation et mettre à jour simultanément la vente et la fréquentation. L’encaissement doit gérer les espèces et les cartes bancaires, avec priorité au sans-contact, piloter le lecteur de cartes et gérer le tiroir-caisse. Les factures portent l’entête de la CAMVS et l’entité des trois régies.

La base clients est commune aux équipements et le nombre d’utilisateurs est illimité. La direction du service des Sports doit pouvoir accéder à tout moment, en full web, aux données et fonctions de gestion, notamment statistiques, création, modification et suppression. La solution recueille les profils des usagers — seuls, en couple ou en groupe, âge, provenance, adresse, courriel et téléphone — et permet de classer les groupes par nature (association, CE, scolaire, etc.). Elle produit des statistiques et permet l’analyse des créneaux horaires et des activités.

Les usagers peuvent réserver en ligne des créneaux de cours ou d’activités via un planning alimenté par les usagers, avec option de réservation et validation parallèle par l’agent d’accueil. La fréquentation des clubs et écoles est comptabilisée automatiquement. Une même carte permet l’accès aux piscines, à l’exception du complexe aquatique l’Aiguade, dont les tarifs diffèrent. Des boîtiers doivent permettre l’accès direct sans passage en file d’attente.

Archivage et données personnelles

Les données de vente et de fréquentation sont archivées annuellement en début d’année, à la demande d’un utilisateur habilité. L’archive doit rester consultable ponctuellement et séparée des données de vente actives afin de ne pas ralentir le logiciel. Une épuration manuelle et sélective des données des usagers doit être proposée, selon un délai à définir, dans le respect du RGPD.

Équipements

Le besoin matériel comprend notamment :

• 3 tourniquets, 1 module d’accès aux vestiaires collectifs (clubs et scolaires), 2 portillons pour personnes handicapées avec pupitre de commande, 10 lecteurs de proximité autonomes, 1 onduleur et 3 tri-pad de contrôle d’accès ;
• À l’Aiguade : 2 lecteurs-encodeurs de badges, 2 imprimantes de tickets et 1 imprimante de tickets CE, 2 tiroirs-caisses, 2 caisses physiques avec afficheur de prix et TPE, 1 borne automatique et des bracelets RFID pour les accès piscine, bien-être, fitness, groupes et personnel ;
• À Recquignies et à Maubeuge, pour chaque site : 1 caisse physique avec afficheur de prix et TPE, 1 lecteur-encodeur de badges, 1 imprimante de tickets, 1 imprimante de tickets CE et 1 tiroir-caisse.

La solution doit fonctionner sur les postes concernés avec Windows 11 Professionnel, Chrome et Edge, et Microsoft Office 365.

Maintenance, assistance et formation

La maintenance préventive comprend un programme annuel, les mises à jour réglementaires et législatives, les fonctionnalités ajoutées par l’éditeur, la compatibilité avec les futures versions du système d’exploitation et du navigateur, ainsi que la correction des erreurs. La maintenance du matériel est également à la charge du titulaire. Les mises à jour logicielles nécessitent l’accord préalable de la DSI.

L’assistance corrective comprend une hotline 7 jours sur 7, avec prise en main à distance possible après accord préalable de la DSI, une plateforme de dépôt et de suivi des demandes et l’intervention d’un technicien sur site en cas de dysfonctionnement majeur, avec obligation de résultat. Chaque intervention donne lieu à un compte rendu à la DSI précisant notamment les heures de signalement et de rétablissement, les actions correctives et l’origine du défaut. Les échanges sont en français, ou un traducteur est prévu aux frais du titulaire ; le serveur hébergeur doit être européen.

Les délais prévus sont de 2 heures pour la prise en charge, l’analyse et l’identification d’une anomalie bloquante, et de 4 heures pour une anomalie importante ; la remise en ordre de marche est prévue dans un maximum de 4 heures ouvrées pour une panne bloquante et de 8 heures ouvrées pour une panne importante. Le besoin mentionne aussi une intervention maximale de 4 heures, du lundi au dimanche, pour tout incident bloquant. Hors anomalie, le remplacement du matériel défectueux est prévu sous 48 heures. L’assistance téléphonique et électronique aux piscines est disponible de 8 h à 20 h le lundi, de 8 h à 21 h le mardi, de 8 h 30 à 20 h 30 le mercredi, de 8 h à 20 h le jeudi et le vendredi, de 8 h 30 à 18 h le samedi et de 8 h 30 à 12 h 30 le dimanche.

Le titulaire assure la formation des agents d’accueil sur l’ensemble du logiciel. Chaque agent dispose d’un code de connexion à l’ouverture de caisse ; les profils et droits sont administrables. Le titulaire propose les journées de formation nécessaires à l’autonomie, puis effectue un passage d’une journée sur chaque site après la formation pour la confirmer. Une visite annuelle sur site vérifie les composants, le fonctionnement et les performances selon des procédures documentées ; une réunion bimestrielle réunit le service des Sports, la DSI, un commercial et un technicien du prestataire.