Fourniture de consommables et accessoires informatiques

Le marché couvre la fourniture sur commande de consommables et accessoires informatiques, notamment pour l’impression, la sauvegarde, la connectique, les périphériques et le nettoyage. Les besoins comprennent les services départementaux, les structures associées et les collèges adhérents à la centrale d’achat. Les commandes sont possibles sans minimum d’achat.

Gamme et compatibilité

Le catalogue doit couvrir au minimum :

• Impression : cartouches et toners, tambours, kits image, photoconducteurs, fours et bobines pour imprimantes laser noir/couleur, jet d’encre et 3D.
• Sauvegarde et connectique : clés USB et clés sérigraphiées, cartes mémoire, câbles USB, RJ45, audio et vidéo (dont HDMI, VGA et DVI), adaptateurs, alimentations, rallonges, multiprises, jarretières et splitters vidéo.
• Périphériques et accessoires : lampes et filtres de vidéoprojecteur, souris, trackballs, tapis et repose-poignets, convertisseurs optiques, filtres de confidentialité, sacoches, petits outillages spécialisés et étiquettes d’inventaire.
• Nettoyage : nettoyants pour écran, chiffons électrostatiques et bombes dépoussiérantes.

Les consommables d’impression d’origine constructeur correspondant aux équipements concernés doivent figurer au catalogue. Des consommables compatibles ou remanufacturés peuvent aussi être proposés, sous réserve de performances équivalentes, notamment d’autonomie, démontrées par les normes ISO 19752 pour les cartouches laser monochrome, ISO 19798 pour les cartouches laser couleur ou une norme équivalente.

Le DQE chiffre notamment des toners HP CF259A (50), Lexmark 50F2H0E (150) et 56F2H0E (50), ainsi que des cartouches Epson T636100, T636200 et T636300 (5 de chaque), T693100 (20) et récupérateurs d’encre T619300 (20). Il prévoit également 100 unités pour chacun des articles de sauvegarde, de connectique et de périphérie listés, notamment clés USB 64 Go USB3 et 1 To USB3.2, carte microSD 128 Go classe 10, SSD externe USB 3 de 2 To, câble RJ45 catégorie 6 de 5 m, câbles DisplayPort de 2 m et HDMI de 5 m, souris, clavier, webcam USB 4K, caméra de conférence 1080p et sacoche. Ces quantités sont celles du détail estimatif.

Commandes, portail et reporting

Un portail en ligne donne accès au catalogue avec les informations principales des produits, dont leur prix, permet la commande et le suivi de l’avancement, et fournit des tableaux de bord exportables sous Excel. Les commandes des services départementaux doivent pouvoir être rattachées aux lignes budgétaires « Consommables », « Petits équipements » ou « FIPH » ; celles des collèges à leur ligne budgétaire dédiée aux consommables. En cas de panne du portail ou de commande spécifique, une commande peut être transmise par courriel ou courrier, puis intégrée par le titulaire au portail pour assurer son suivi et sa prise en compte dans le reporting.

Les adhérents disposent de comptes et d’espaces de commande propres, avec les mêmes fonctionnalités de commande, suivi et reporting. La gestion des utilisateurs doit être proposée, idéalement directement dans le portail par les administrateurs fonctionnels désignés. Les tableaux de bord couvrent les achats par année, par mois de l’année en cours, par domaine, agent habilité et catégorie de produit, ainsi que les données AGEC : montants HT concernés, montants issus du réemploi, montants intégrant des matières recyclées, taux de couverture et répartition par catégorie. Les exports comprennent au minimum la date de commande, les produits, marques, références, volumes, identité du commanditaire et prix. Si une fonction de reporting n’est pas disponible sur le portail, une extraction Excel est fournie sur simple demande dans les 2 jours ouvrés.

Au lancement, les interlocuteurs, le planning de mise en service, les comptes, les catalogues spécifiques, les processus de commande et de facturation ainsi que l’ouverture des espaces des collèges sont définis. Le portail est ensuite paramétré avec les comptes, catalogues et prix issus du BPU. Un comité de pilotage est organisé chaque année. En janvier, le titulaire fournit les informations relatives à la récupération des consommables usagés, à l’utilisation du marché par les adhérents, au bilan annuel et à la loi AGEC.

Livraison et vérifications

La livraison s’effectue sur le site indiqué à la commande, partout sur le territoire concerné. Le délai maximal est de 5 jours ouvrés pour un produit du catalogue spécifique et de 10 jours ouvrés pour un produit hors de ce catalogue. Les sites départementaux sont habituellement ouverts du lundi au vendredi, hors jours fériés, lundi de Pentecôte et vendredi suivant le jeudi de l’Ascension, de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 45 à 17 h. Les horaires des collèges varient ; la plupart sont ouverts du lundi au vendredi de 7 h 30 à 17 h 30 et fermés le mercredi après-midi, les week-ends et pendant les vacances scolaires. Les horaires particuliers sont communiqués à la commande. Le stockage, l’emballage et le transport relèvent de la responsabilité du titulaire jusqu’à la livraison. Les vérifications quantitatives et qualitatives approfondies interviennent dans les 15 jours suivant la livraison.