Conseil média et achat d’espaces publicitaires

L’agence accompagne le musée de l’Armée dans la conception, la planification, l’achat, le déploiement, l’optimisation, le suivi et l’évaluation de campagnes plurimédias online et offline. Les campagnes visent notamment la notoriété du Musée, les expositions temporaires, la saison musicale, les événements et les offres culturelles.

Le périmètre couvre l’ensemble des canaux publicitaires nécessaires : affichage extérieur et DOOH, presse imprimée et en ligne, télévision, radio, cinéma, réseaux sociaux, plateformes et sites numériques. Le titulaire conseille le Musée, élabore les plans médias, achète les espaces au nom et pour le compte du Musée et coordonne les régies, plateformes et supports de diffusion.

Conseil, stratégie et médiaplanning

• Conseil média exhaustif fondé sur les données d’audience, les analyses de marché et les contraintes techniques ou réglementaires.
• Note stratégique annuelle comprenant la veille des usages et audiences, les pratiques du secteur culturel, les offres des régies, les recommandations pour l’année suivante et l’analyse critique de l’année écoulée.
• Mise à disposition d’études médias, d’analyses sectorielles et de données de benchmark disponibles, notamment ACPM, Médiamétrie, Kantar ou Ipsos.
• Recommandation média consolidée avec analyse du contexte, plan détaillé et budgété, coûts bruts et nets, formats, performances prévisionnelles, calendrier, arbitrages, ciblages online et options budgétées.

Toute campagne commence par un brief écrit précisant notamment les objectifs, cibles, calendrier, budget global, contenus, contraintes géographiques et restrictions. Le plan final est validé par écrit par le Musée avant devis, puis fait l’objet d’un bon de commande. Aucune réservation, aucun engagement financier et aucun ordre d’insertion ne peuvent être émis sans validation préalable.

Déploiement et suivi

Le titulaire fournit un planning technique indiquant les formats attendus, spécifications, échéances de livraison, transmissions aux régies et dates limites de validation. Les ordres d’insertion précisent le support, les dates, formats, volumes achetés et montants engagés.

Le suivi comprend le contrôle de diffusion, le suivi budgétaire et le suivi des performances. Pour les campagnes online à forte intensité ou à enjeux significatifs, les recommandations d’optimisation peuvent être formulées quotidiennement. Les erreurs de paramétrage ou de diffusion doivent être corrigées ; les sous-diffusions peuvent donner lieu à des repasses, compensations commerciales ou avoirs après accord écrit du Musée.

Adaptations techniques des supports

Les éléments graphiques, visuels, audiovisuels ou animés fournis par le Musée ou ses prestataires sont adaptés aux contraintes des régies et plateformes, sans création graphique ni production de nouveaux messages.

Les opérations peuvent comprendre :

• redimensionnement, préparation HD et PDF imprimeur pour l’imprimé et l’affichage ;
• déclinaisons de bannières statiques ou HTML5, redimensionnement, exports DSP et contrôle du poids des fichiers ;
• adaptation aux formats des réseaux sociaux ;
• réencodage vidéo, sous-titrage technique, adaptation des durées et ratios ;
• exports DOOH aux résolutions requises et contrôle qualité avant diffusion.

Les adaptations sont soumises à validation lorsqu’elles modifient la présentation initiale. La conformité aux spécifications, la lisibilité, la qualité d’affichage et l’absence d’erreurs techniques sont vérifiées. Les fichiers sources et livrables techniques sont remis au Musée dans des formats réutilisables.

Reporting, bilans et justificatifs

Un reporting est produit pour chaque campagne, sous forme numérique exploitable : rapports de synthèse en PDF, données détaillées sous tableur Excel et exports lorsque nécessaire. Pour les campagnes de plus de trois mois ou comportant plusieurs vagues, un point d’avancement est fourni au minimum une fois par mois avec l’état de diffusion, la consommation budgétaire, les incidents, les premiers résultats et les recommandations d’ajustement.

Le bilan final comprend notamment :

• supports effectivement diffusés, volumes livrés, calendriers réels, écarts et actions correctrices ;
• justificatifs de diffusion adaptés au support : photographies en situation, attestations, piges, relevés, certificats, exports de plateformes et rapports de visibilité ou de complétion ;
• analyse des résultats, objectifs atteints, projections, performances par support, cible ou zone lorsque pertinent ;
• dépenses engagées et réalisées, écarts, remises, coûts nets et efficacité économique ;
• enseignements, axes d’amélioration et recommandations de réallocation budgétaire.

Les indicateurs sont adaptés aux leviers utilisés : faces, visibilité, couverture et coût par contact pour l’affichage ; diffusion certifiée et audience pour la presse ; couverture, répétition, GRP et affinité pour la radio et la télévision ; salles, écrans et contacts pour le cinéma ; impressions, portée, visibilité, clics, conversions, complétion vidéo et coûts pour le numérique. Les données doivent être sourcées, vérifiables, cohérentes avec les plateformes et explicitées.

Partenariats médias et transparence

La sélection des partenaires et la définition des conditions de partenariat relèvent du Musée. Le titulaire formalise les accords, coordonne les parties, assure le suivi administratif et financier, gère le calendrier, suit les contreparties et contrôle leur exécution. Un partenariat simple comporte au maximum 5 contreparties distinctes ; au-delà, il est complexe. Le bilan récapitule les actions prévues et réalisées, justificatifs, écarts, corrections et, si possible, la valeur média obtenue.

Les tarifs de référence, remises, coûts nets, ordres d’insertion et justificatifs des régies ou plateformes sont communiqués. Les remises, gratuités, avoirs, bonifications, volumes supplémentaires et compensations sont intégralement répercutés au Musée. Les rétrocommissions et avantages non déclarés sont interdits ; les documents justificatifs sont conservés pendant le marché et au moins 3 ans après son expiration.

Données, gouvernance et réversibilité

Le titulaire applique le RGPD, la loi Informatique et Libertés, les recommandations de la CNIL et la réglementation des cookies, traceurs et publicités numériques. Les données sont utilisées uniquement pour le marché. Les comptes publicitaires existants du Musée sont utilisés prioritairement ; tout nouveau compte est créé au nom du Musée avec un accès administrateur principal détenu par celui-ci. Les audiences, segments, listes de ciblage et dispositifs de remarketing constitués pour le marché appartiennent au Musée.

L’équipe dédiée comprend au minimum un interlocuteur principal expérimenté et un interlocuteur secondaire, avec mobilisation d’expertises complémentaires si nécessaire. Le titulaire répond aux sollicitations sous 48 heures ouvrées, participe à une réunion de lancement en présentiel dans les 15 jours suivant la notification, à au moins 2 réunions de pilotage par an et à une réunion stratégique annuelle. Les livrables sont fournis en PDF, XLSX, DOCX ou formats natifs réutilisables selon leur nature.

Les incidents de sécurité sont signalés sous 24 heures ouvrées. Toute utilisation d’intelligence artificielle est déclarée avec ses outils et sa méthodologie ; les données du Musée ne peuvent servir au fine-tuning ou au réentraînement sans autorisation écrite, et les recommandations ne peuvent reposer exclusivement sur des traitements automatisés. La réversibilité comprend la restitution des données et éléments nécessaires à la reprise dans un délai maximal de 30 jours calendaires, les opérations normales étant incluses au marché.