Conseil en exploitation de chaufferies collectives et passation de marchés

Suivi d’exploitation et assistance technique

• Rédaction des documents de suivi, avenants et documents nécessaires à la vie des contrats, notamment en cas de révision des objectifs ou de modification du périmètre.
• Visite annuelle de chaque installation, en lien avec ADVIVO et les exploitants, avec contrôle des obligations contractuelles et réglementaires, des performances instantanées, de l’état et des réglages du matériel, des livrets de chaufferie et des travaux de gros entretien.
• Suivi annuel des travaux P3 et P3 R, validation des devis, vérification des travaux et réception des installations après modifications importantes telles que changement de chaudière, réhabilitation de chaufferie ou changement d’énergie.
• Assistance continue sur les devis, les choix technologiques, les dysfonctionnements, les plaintes, les dépannages, les améliorations et la veille technique et réglementaire. Participation possible aux études préalables, prises en charge, réceptions de travaux et opérations de réception d’installations neuves.

Chaque rapport de visite est établi par installation dans les 15 jours suivant la visite. Il comporte les mesures effectuées, l’appréciation du matériel et de sa vétusté, les préconisations de remplacement, une fiche de conformité, les actions à prévoir et une notation du respect des températures et des gammes de maintenance. Les rapports sont transmis par courriel ou courrier, remis lors des réunions trimestrielles et déposés sur un extranet sécurisé.

Consommations, facturation et charges

Les relevés des compteurs, consommations d’énergie et appoints d’eau sont récupérés mensuellement. Les indicateurs sont suivis par installation pour le chauffage, l’eau chaude sanitaire, le solaire et l’eau froide, avec suivi des températures intérieures lorsque la télégestion le permet. Les données contractuelles, fluides des réseaux, rejets de fumées et eaux de condensat sont également contrôlés.

En cas de dérive, l’AMO demande les explications de l’exploitant, peut provoquer une visite générale, propose des mesures correctives ou des améliorations et vérifie leur mise en œuvre. Les factures P1, P2 et P3 sont contrôlées et validées ; les factures erronées sont retournées à l’exploitant pour correction. Le calcul de l’intéressement est vérifié avec l’exploitant et fait l’objet d’une synthèse par site et par contrat.

Les analyses de charges utilisent notamment les indicateurs suivants :

• Chauffage : KWh/M2/an et ratio chauffage Wh(PCI)/(M2*dju) ;
• Électricité : KWh ;
• Eau chaude sanitaire : M3/lg/an, suivi de la consommation estivale et comparaison avec l’année précédente par résidence.

Les livrables comprennent des synthèses trimestrielles, des bilans annuels des consommations, facturations et travaux, des rapports de saison de chauffe, des décomptes P1/P2/P3 et ECS, des analyses d’intéressement, des graphiques d’évolution sur les 4 années antérieures et l’année en cours, des comptes rendus de réunions et visites, ainsi que des propositions chiffrées d’amélioration des équipements et du bâti.

Passation des marchés d’exploitation

La mission comprend un état des lieux entrant et sortant sur chaque site, avec visites en présence des exploitants sortant et entrant. Le rapport contradictoire présente l’état général des chaufferies, la qualité de la maintenance et l’estimation des éventuelles remises en état ou refacturations.

L’AMO définit avec ADVIVO les objectifs du futur marché : durée, périmètre, limites de prestations, forme contractuelle, valorisation des certificats d’économies d’énergie, achat d’énergie, procédure, options et variantes. Il prépare un document d’orientations, anime une réunion de travail et remet un relevé de décisions.

À partir des orientations validées, il rédige le DCE, fournit les estimations P1, P2 et P3, réalise les versions successives jusqu’au dossier finalisé et relit les pièces administratives préparées par ADVIVO. Il assiste l’acheteur pendant la mise en concurrence, répond aux questions des candidats, met à jour le DCE si nécessaire et analyse les offres : conformité, tableau comparatif, cohérence des prix et des moyens, classement et demandes de précisions.

Le rapport d’analyse initial est remis dans les 2 semaines suivant la remise des offres ; le rapport définitif est transmis 1 semaine après les négociations ou les observations d’ADVIVO, et au moins 8 jours avant la CAO. L’AMO peut assister aux négociations, analyser les offres remises après négociation, présenter la synthèse à ADVIVO ou en CAO et contribuer à la mise au point des marchés. En cas de consultation infructueuse, un nouveau DCE est élaboré dans le cadre de la prestation forfaitaire.

Nouvelles résidences et prestations unitaires

Pour chaque nouveau site faisant l’objet d’un bon de commande, l’AMO exploite les documents d’OPR, DOE et plans, évalue l’état de l’installation et la maintenance à prévoir, puis estime les coûts P1, P2 et P3. Il définit les objectifs du futur contrat et rédige, selon le choix d’ADVIVO, un avenant au marché existant ou un nouveau DCE. Les nouvelles installations sont ensuite intégrées au suivi d’exploitation et au contrôle des charges sous réserve d’un avenant.