Conseil en complémentaire santé et prévoyance

La prestation accompagne l’AGEFIPH dans la définition et le pilotage du projet d’achat de la complémentaire santé d’entreprise et de la prévoyance pour l’ensemble de ses salariés. Le titulaire intervient comme conseiller indépendant, force de proposition et aide à la décision, dans le respect de la neutralité et de la déontologie.

État des lieux et définition des besoins

Le titulaire :

• analyse les dispositions législatives et réglementaires applicables à la protection sociale et en propose une présentation opérationnelle à la Direction générale et aux représentants du personnel ;
• réalise l’état des lieux des contrats existants et évalue les pratiques et prestations actuellement mobilisées ;
• identifie les besoins à couvrir et les postes susceptibles d’être affectés par les évolutions juridiques et réglementaires ;
• établit un benchmark comparant le niveau des garanties et les cotisations de l’AGEFIPH avec les pratiques des entreprises françaises et d’institutions comparables ;
• construit plusieurs scénarios valorisés portant notamment sur le socle minimal de garanties, le montant maximal à ne pas dépasser, l’incidence sur les cotisations et le recours éventuel à une sur-complémentaire.

Les résultats sont présentés au Comité social et économique, notamment les règles applicables, l’état des lieux, le benchmark et les scénarios définis.

Assistance à la passation des marchés

Après validation du recueil des besoins, le titulaire assiste l’AGEFIPH et son Département Achats pour la préparation et la conduite de la consultation relative à l’achat de la complémentaire santé et de la prévoyance. Il intervient notamment pour :

• rédiger et proposer les documents de candidature ;
• analyser les candidatures et contribuer à la sélection des cinq meilleures ;
• rédiger et proposer le cahier des charges, le cadre de mémoire technique et les pièces financières ;
• conseiller le Département Achats pour les pièces administratives ;
• préparer la consultation afin que les entreprises puissent apprécier la nature, la qualité et les limites des prestations ;
• analyser les offres selon les critères retenus ;
• préparer et participer aux entretiens de négociation.

Le Département Achats conserve la gestion administrative de la procédure, notamment la publicité, la réception des candidatures et des offres, les outils de consultation, la planification des réunions et la production des rapports de décision. Le titulaire collabore avec lui et peut être sollicité à tout moment pour des conseils.

Information, communication et gouvernance

Le titulaire définit les modalités et outils de communication destinés aux salariés de l’AGEFIPH. Les livrables de communication sont soumis à la validation préalable du Comité de pilotage et du Comité social et économique.

Il désigne un chef de projet comme interlocuteur référent et constitue, avec l’AGEFIPH, un Comité de pilotage comprenant au minimum le Directeur des ressources humaines et ses collaborateurs, un acheteur et deux membres du Comité social et économique. Le comité planifie la démarche, identifie les outils et méthodes, définit les modalités de communication et se réunit autant que nécessaire. Le titulaire transmet les comptes rendus et assure des restitutions régulières au Comité social et économique.

Déploiement et suivi

Le titulaire accompagne le déploiement des nouveaux contrats, avec un accompagnement renforcé pendant la période de transition du 01/11/2027 au 31/01/2028. Le calendrier contractuel prévoit notamment :

• l’état des lieux et la définition des besoins jusqu’au 15/04/2027 ;
• l’assistance à la passation des marchés jusqu’au 31/12/2027 ;
• le suivi à M+6 du 01/02/2028 au 31/07/2028, lorsqu’il est commandé ;
• le suivi annuel à la date anniversaire du contrat, lorsqu’il est commandé.

Les deux prestations supplémentaires éventuelles portent sur le suivi de l’exécution des contrats à M+6 et sur le suivi et le contrôle annuel, notamment du décompte annuel de l’assureur. Elles peuvent être commandées en cours d’exécution ; les prestations de suivi sont déclenchées par bons de commande de la Direction des ressources humaines, précisant le nombre de jours, le montant, les dates et la durée d’exécution. Toute prestation non couverte par un bon de commande ne peut être facturée.

Livrables et suivi administratif

Les livrables définitifs sont arrêtés conjointement avec l’AGEFIPH. Ils comprennent a minima une synthèse du contexte juridique, un état des lieux-benchmark, des scénarios valorisés, le planning de la procédure, les documents de candidature et de marché, les pièces financières, une proposition de critères et sous-critères de sélection et de jugement, ainsi qu’un outil d’aide à la sélection et au jugement.

Un rapport comportant les livrables doit être remis au plus tard dans les huit jours suivant l’exécution des prestations. Le titulaire transmet au minimum chaque mois une déclaration d’activité détaillée par type d’intervenant, indiquant le nombre de jours travaillés et la nature des prestations réalisées ; cette déclaration est préalable à toute facturation.

L’AGEFIPH vérifie quantitativement et qualitativement la mise en œuvre des moyens et la réalisation des prestations. Le titulaire est soumis à une obligation générale de moyens et doit coopérer de bonne foi avec les intervenants. L’acheteur dispose de deux mois pour notifier une admission, un ajournement, une admission avec réfaction ou un rejet.