Conseil et assistance à maîtrise d’ouvrage pour le renouvellement des assurances

La prestation accompagne la Communauté de communes Vallée des Baux-Alpilles et ses régies dépourvues de personnalité juridique dans le diagnostic, le renouvellement et le suivi de ses contrats d’assurance. Le périmètre comprend la flotte automobile, la responsabilité civile et les dommages aux biens.

Mission 1 — Diagnostic et définition des besoins

Le titulaire réalise un état des lieux des contrats en cours à partir des documents fournis par la CCVBA : contrats, avenants, quittances et états des sinistres. Il accompagne la définition des niveaux de couverture et des garanties, l’identification des risques obligatoires ou facultatifs, l’ajustement des valeurs assurées, montants de garantie et franchises, ainsi que l’optimisation des garanties et des coûts. Il contribue également à l’estimation du budget futur et remet un rapport synthétique pour chaque lot.

Mission 2 — Passation des marchés d’assurance

La mission comprend deux phases : rédaction du dossier de consultation et analyse des offres.

Le titulaire :

• propose les modalités de consultation conformément au Code de la commande publique et au Code des assurances ;
• établit le calendrier de renouvellement et les pièces techniques du DCE ;
• rédige un CCTP par lot, les documents relatifs aux cotisations annuelles, les annexes et le cadre de mémoire technique ;
• relit les pièces, répond aux demandes de renseignements des candidats et accompagne la consultation ;
• analyse les offres selon les critères du règlement de consultation et rédige, pour chaque lot, un rapport détaillé avec notation, commentaires, classement et identification de l’offre économiquement la plus avantageuse ;
• présente les rapports et leurs conclusions au service juridique et à la commission d’appel d’offres ;
• organise une éventuelle négociation dans le respect de la transparence des procédures ;
• assiste la CCVBA pour la mise au point des contrats, vérifie leur conformité au cahier des charges et aux offres retenues et accompagne leur mise en place.

En cas d’infructuosité d’un lot, la reprise du dossier de consultation et l’accompagnement d’une procédure complémentaire sont compris dans les honoraires de cette mission, sans rémunération supplémentaire.

Mission 3 — Suivi et conseil

Le titulaire assure une assistance continue au pilotage administratif, technique et juridique des contrats en vigueur. Il contrôle les garanties, franchises, plafonds et obligations contractuelles, suit les échéances et les renouvellements, analyse l’évolution du périmètre assuré et propose les ajustements nécessaires.

Il intervient également dans les relations avec les assureurs, l’interprétation des clauses, les demandes d’adaptation, les difficultés d’exécution, le contrôle des facturations et l’analyse des états de sinistralité. Il apporte un appui à la gestion des sinistres, y compris pour l’orientation de la stratégie juridique en cas de contentieux.

Livrables et modalités

Les livrables sont remis par voie électronique, sous format modifiable, puis transmis au service Achats après validation :

• rapport synthétique par lot présentant les prestations, couvertures et estimations des besoins ;
• documents du DCE nécessaires à la passation ;
• rapports d’analyse des offres présentant les éléments principaux de chaque offre et de chaque lot ;
• note récapitulative répondant aux besoins ou problèmes signalés par le service juridique.

Les échanges peuvent être réalisés par courriel ou téléphone selon les phases. Le titulaire propose dans son offre la liste complète des livrables et reste responsable de son personnel et des moyens mobilisés. Les documents produits et les audits réalisés deviennent la propriété exclusive de l’acheteur. Une obligation de confidentialité et de secret professionnel s’applique pendant toute la mission.

Les données personnelles sont traitées sur instruction documentée, avec mesures techniques et organisationnelles adaptées au RGPD. Tout incident doit être signalé au plus tard dans les 24 heures ; les données doivent être hébergées et traitées dans l’Union européenne, sauf autorisation préalable de transfert hors UE.