Audit, conseil et assistance en assurances

Une réunion de lancement est organisée en janvier 2027. Le titulaire présente la méthodologie, le calendrier des phases 1 à 4, les rôles des intervenants, les échéances des livrables et les points de synchronisation. Il accompagne les établissements dans la collecte des contrats, documents et données de sinistralité auprès des assureurs.

La collecte comprend notamment les informations relatives aux matériels, dates et montants d’acquisition, superficies des bâtiments, procès-verbaux de commissions de sécurité, capacités en lits, masse salariale et EPRD. Le titulaire désigne un interlocuteur unique, remet un plan de collecte avec une « to do list » détaillée et assure un reporting hebdomadaire ainsi que les relances nécessaires.

Livrables : compte-rendus de réunions, enregistrement vidéo le cas échéant, méthodologie, plan de collecte et reporting hebdomadaire.

Phase 2 — Analyse de l’existant

L’analyse porte sur la cartographie des contrats en vigueur, les garanties, franchises, exclusions, risques non ou insuffisamment couverts, garanties excessives, redondances et articulation entre contrats.

Elle comprend également :

• un audit de la sinistralité sur trois ans ou plus ;
• un audit financier sur trois ans : primes, taxes, commissions, primes utiles, rapport sinistres/primes, fréquence, statistiques et provisions ;
• l’identification des risques à assurer obligatoirement ou facultativement ;
• la définition, avec chaque établissement, de la politique d’assurance, des valeurs à assurer, garanties et franchises ;
• l’analyse des risques à venir, notamment cyber, intelligence artificielle et nouvelles pratiques.

Le rapport d’audit présente, pour chaque établissement, une critique des contrats, de la sinistralité, de l’organisation interne du suivi, des risques et des coûts potentiels futurs, ainsi que des préconisations, économies potentielles et niveaux de franchises pertinents. Sa validation expresse par chaque établissement conditionne la poursuite de la mission. Au minimum deux réunions sont prévues.

Phase 3 — Assistance à la passation

Le titulaire définit l’étendue des garanties, les clauses, les franchises, les seuils, plafonds et valeurs à assurer. Il conseille les établissements sur la stratégie de consultation, la décomposition éventuelle des lots, les variantes, le calendrier de prise d’effet et la procédure de passation.

Il prépare le rétroplanning pour la mise en place des contrats au 1er janvier 2028, détermine les critères et leur pondération, complète les données nécessaires aux futurs soumissionnaires, rédige les pièces administratives, techniques et financières du DCE, participe à la validation de l’avis d’appel public à la concurrence et répond aux questions des candidats. Au minimum deux réunions sont prévues.

Phase 4 — Analyse des offres et mise en place

Le titulaire analyse les candidatures et les offres au regard des garanties, clauses, conventions, franchises, tarifications et variantes, puis classe les offres selon les critères d’attribution. Il produit un rapport d’analyse avec argumentaires, justifications, simulations selon les options et niveaux de risques, conclusions techniques et proposition d’attribution.

La phase comprend la présentation du rapport, l’identification des meilleures opportunités, l’aide aux négociations éventuelles, la rédaction des lettres de rejet, les réponses aux demandes de compléments, la mise au point des marchés et la préparation de leur notification pour une entrée en vigueur au 1er janvier 2028.

Après notification, le titulaire prépare les documents d’acceptation, vérifie les notes de couverture, contrôle la conformité des contrats émis par les assureurs et coordonne les corrections nécessaires. Il rédige également le rapport de présentation de la procédure et adapte le DCE en cas de déclaration sans suite ou de résiliation anticipée.

Tranche optionnelle — Suivi pendant quatre ans

Pendant la durée des marchés d’assurances, le titulaire assure la gestion courante des contrats, le suivi de l’évolution et de la révision des primes par établissement, l’identification des modifications contractuelles et l’assistance à la renégociation.

Il contrôle le règlement des sinistres, notamment la conformité des remboursements aux contrats et les écarts entre pertes réelles et remboursements. Il peut apporter un appui juridictionnel ou intervenir comme expert en cas de sinistre important, répondre aux questions par téléphone ou courrier électronique et produire un bilan annuel par établissement. Au minimum une réunion par an est prévue.

Livrables, formats et contrôle

Les livrables sont transmis exclusivement sous format électronique et à l’en-tête du titulaire. Les comptes-rendus sont remis sous deux jours ouvrés après réunion ; le plan de collecte est remis lors de la réunion de lancement. Les formats prévus sont notamment Excel, Word et PDF, avec formats modifiables pour les documents concernés. Le rapport d’audit comprend deux cycles de corrections inclus ; les autres livrables sont corrigés jusqu’à validation selon les stipulations applicables.

Chaque livrable fait l’objet d’une vérification qualitative par l’établissement, pouvant conduire à une admission, un ajournement, une admission avec réfaction ou un rejet. Les personnes nommément désignées dans l’offre participent personnellement aux prestations. Un remplacement doit être signalé et proposé avec un curriculum vitae sous quinze jours, ou sous vingt-quatre heures en cas de faute grave ou de non-respect contractuel.

Le titulaire est soumis à une obligation permanente de conseil, de confidentialité et de protection des données personnelles. Les données traitées concernent notamment les noms, grades, statuts et coordonnées des agents chargés du suivi. Toute violation de données doit être notifiée sous trente-six heures maximum.