Conseil en archivage électronique

La mission accompagne l’ANRS MIE dans la définition d’une politique et d’un dispositif d’archivage électronique, en lien avec sa dématérialisation, le futur système d’information métier MARS et les réflexions sur une GED. Elle vise à établir une trajectoire cible et les décisions à prendre avant tout choix d’outils ou de solutions techniques.

État des lieux et analyse

Le diagnostic porte sur les pratiques de gestion documentaire, d’archivage et de conservation, les processus métiers et les flux documentaires. Le périmètre documentaire, non exhaustif, comprend notamment :

• les appels à projets, candidatures et dossiers d’évaluation ou d’arbitrage ;
• les décisions, contrats, avenants et documents de marchés publics ;
• les budgets, rapports financiers et documents de contrôle de gestion ;
• les dossiers et rapports de suivi scientifique, technique et réglementaire, ainsi que les publications et supports de communication.

L’analyse doit prendre en compte les obligations d’archivage public, de transparence, de sécurité et de protection des données, y compris les exigences propres à la recherche impliquant la personne humaine. Elle doit également tenir compte de la trajectoire évolutive de dématérialisation, de la GED dont les contours restent à préciser et du développement concomitant de MARS.

Politique cible et recommandations

La prestation définit les principes de gouvernance de l’information et les responsabilités des acteurs, puis propose une politique couvrant les règles de conservation, de tri, de versement, d’accès, de consultation et d’élimination. Elle établit les exigences fonctionnelles, techniques, organisationnelles et de sécurité nécessaires au dispositif d’archivage.

Les recommandations comprennent notamment :

• l’articulation entre MARS, une éventuelle GED, les espaces collaboratifs et un système d’archivage électronique ;
• des plans de classement standardisés, un référentiel documentaire et des règles de nommage pour les documents gérés dans MARS et les autres processus ;
• des procédures internes et des spécifications fonctionnelles destinées à contribuer au développement de MARS, en lien avec ses maîtres d’œuvre et développeurs ;
• des scénarios fonctionnels et techniques pour l’archivage des ensembles documentaires issus de MARS, d’une GED et des autres processus.

Les recommandations intermédiaires doivent pouvoir alimenter les travaux de conception du SI au fil de la mission. La démarche associe la direction et les métiers, les fonctions juridiques et de protection des données, les équipes SI, les personnes chargées de la qualité, de la gestion documentaire et des archives, ainsi que les responsables du projet MARS.

Livrables et conduite de la mission

Les livrables comprennent au minimum un rapport de diagnostic, une cartographie des processus et flux à enjeux, un cadre de gouvernance, une politique d’archivage électronique, un schéma d’architecture cible, un recueil des exigences fonctionnelles et techniques et une feuille de route hiérarchisée, chiffrée et accompagnée de recommandations de conduite du changement.

Le déroulement indicatif comporte cinq phases : cadrage et lancement ; diagnostic de l’existant ; définition des besoins et de la cible ; stratégie et recommandations ; feuille de route et clôture. L’exécution prévoit au minimum une réunion de lancement, une réunion intermédiaire et une réunion de clôture. Un ou plusieurs agents de l’ANRS MIE participent à l’équipe projet, au pilotage et à la rédaction des livrables. Le titulaire assure le transfert de compétences et transmet les documents de capitalisation réutilisables au plus tard 30 jours après la fin du marché.