Conseil et accompagnement en relations presse et communication de crise

Le marché couvre un accompagnement stratégique et opérationnel aux niveaux national et territorial, combinant une partie forfaitaire de conseil et de déploiement en relations médias avec une partie à bons de commande pour les situations sensibles ou de crise, les media trainings et les exercices de simulation de crise.

Conseil stratégique et déploiement opérationnel

Le titulaire accompagne la définition et la structuration de la stratégie de relations médias en cohérence avec la feuille de route du Groupe. Il réalise et actualise la cartographie des cibles médias, assure une veille médias et sectorielle, fidélise les médias spécialisés et économiques, renforce la présence dans les médias généralistes et la presse quotidienne régionale, développe le positionnement audiovisuel et accompagne la communication des dirigeants aux niveaux national et territorial.

Le déploiement comprend notamment :

• rédaction et diffusion de communiqués et dossiers de presse ;
• organisation de conférences, points presse, visites de sites, interviews et reportages ;
• préparation des collaborateurs et dirigeants avant les entretiens ;
• ciblage des journalistes, gestion des fichiers presse, appels entrants, contacts proactifs et suivi des demandes des journalistes ;
• accompagnement de la direction de la communication et des territoires, notamment des directions interrégionales, de Sainte-Barbe et des SIDOM.

Le titulaire accuse réception le jour même des sollicitations reçues avant 18 h et au plus tard le premier jour ouvré suivant pour celles reçues après 18 h. Le dispositif prévoit un point de suivi opérationnel hebdomadaire, un suivi stratégique semestriel, une réunion annuelle de pilotage et des échanges complémentaires par téléphone ou visioconférence.

Les livrables comprennent les comptes rendus des réunions sous 24 heures, les outils de reporting, communiqués, dossiers de presse, éléments de langage, notes préparatoires, fiches journalistes et fichiers presse ciblés. Pour chaque action ou dispositif presse, sont également fournis un plan d’action avec rétroplanning, les journalistes ciblés ou présents, l’état des sollicitations et relances, une revue de presse et une synthèse quantitative et qualitative des retombées.

Situations médiatiques sensibles et crises

Le titulaire analyse la situation et les risques réputationnels, structure la stratégie de communication selon le niveau de sensibilité ou de crise et assure une veille presse en temps réel sur la presse écrite, le web et l’audiovisuel. Une organisation dédiée doit être mobilisable à la demande, y compris hors horaires ouvrés, avec participation éventuelle à la cellule de crise.

Les interventions portent notamment sur les éléments de langage, la coordination avec la direction de la communication Groupe et les directions concernées, les interviews et correspondances avec la presse, la préparation des entretiens, les débriefings et analyses a posteriori ainsi que les sessions de media coaching express pour les porte-parole.

Toute sollicitation doit être accusée réception dans l’heure, avec confirmation de la mobilisation d’un directeur conseil ou consultant senior et des modalités de prise en charge. Les livrables comprennent notes d’analyse et de recommandation, éléments de langage, argumentaires, documents d’appui et reportings demandés.

Media training

Les sessions de media training durent une demi-journée et s’adressent aux dirigeants et porte-parole du Groupe. Elles sont préparées et animées par un journaliste expérimenté en activité, choisi selon le sujet, le format et le caractère sensible ou crisogène du dossier. Elles peuvent se tenir en présentiel dans les locaux du prestataire, à distance ou dans les locaux du pouvoir adjudicateur, pour 1 à 3 collaborateurs par session.

Chaque session comprend le choix du journaliste, sa biographie, le déroulé pédagogique, l’animation et l’encadrement effectifs, puis une restitution avec compte rendu à la direction de la communication et fiche individuelle de progression. L’accusé de réception intervient sous 48 heures. Les livrables comprennent une note de cadrage, le reporting, le programme détaillé, un compte rendu synthétique sous 48 heures et un compte rendu complet sous 10 jours ouvrés maximum.

Exercices de simulation de crise

Les exercices durent une demi-journée et peuvent mobiliser le siège, les directions interrégionales et les entités concernées. Ils comprennent le cadrage des objectifs, la proposition de scénarios et de stimuli crédibles, la préparation organisationnelle et logistique, l’animation, la gestion des sollicitations et du timing, puis un retour d’expérience.

L’animation peut combiner une équipe restreinte en présentiel et des relais à distance. Les stimuli peuvent prendre la forme de courriels, appels, courriers, articles de presse et publications sur les réseaux sociaux. Le retour d’expérience comprend un débriefing à chaud, un questionnaire de satisfaction, un retour à froid et une synthèse des enseignements et axes d’amélioration. Les livrables comprennent une note de cadrage, plusieurs scénarios, un scénario détaillé sur 4 heures d’exercice, les stimuli associés et un REX sous format PPT dans un délai maximal de 15 jours ouvrés.

Équipe, pilotage et admission

L’équipe dédiée comprend au minimum un directeur conseil ayant au moins 15 ans d’expérience, un consultant ou chef de projet senior ayant au moins 6 ans d’expérience, un consultant ou chargé de projet confirmé et un consultant ou chargé de projet junior. Elle doit être stable, disposer de capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse, appliquer des principes d’assurance qualité et pouvoir mobiliser un réseau de journalistes expérimentés. Le directeur conseil coordonne et supervise les actions et anime les réunions projet. Tout changement de directeur conseil ou de consultant est soumis à l’accord du pouvoir adjudicateur avec un profil de niveau et d’expérience au moins équivalents.

Une réunion de cadrage est organisée dans les 15 jours suivant la notification. Le titulaire désigne un interlocuteur dédié et un suppléant. Les réunions peuvent être présentielles ou à distance, et un comité de pilotage annuel examine notamment les faits marquants, le plan d’action, la qualité de service, les difficultés, les améliorations, les facturations et les pénalités. Les prestations et livrables font l’objet de vérifications qualitatives et quantitatives ; ils peuvent être ajournés, admis avec réfaction ou rejetés, avec corrections ou reprises aux frais du titulaire.

Les données, documents et reportings restent la propriété du pouvoir adjudicateur et doivent être restitués à première demande et au plus tard à l’échéance du marché pour assurer la continuité et conserver l’historique des actions. Les traitements de données personnelles sont limités aux finalités contractuelles, soumis au RGPD, à la confidentialité, à la sécurité, à la tenue d’un registre et aux instructions documentées. Les échanges doivent utiliser des moyens sécurisés ; les transferts hors UE/EEE sont interdits sauf garanties conformes au RGPD. Toute demande relative aux droits des personnes est transmise au plus tard sous 48 heures et toute violation de données est notifiée dans les 48 heures.